Как составить программу обучения работе с бюджетами для специалистов компании

106
Как составить программу обучения работе с бюджетами для специалистов компании
Эти рекомендации помогут финансовому директору выяснить, с какими проблемами сталкиваются нефинансовые специалисты его компании в работе с операционными бюджетами. Взяв их за основу, вы сможете разработать программу обучения сотрудников, поймете, на чем сделать акцент.

Как составить программу обучения работе с бюджетами для специалистов компании

Чтобы ускорить бюджетный процесс, избавиться от трудностей в процессе подготовки операционных планов, повысить точность и качество планирования, нужно сделать следующее:

  • проанализировать проблемы, с которыми сталкиваются во время бюджетирования специалисты компании;
  • разработать программу обучения работе с бюджетами для них;
  • определить методы обучения.

Какие проблемы возникают у нефинансовых специалистов во время работы с бюджетами

Чтобы разработать качественную программу обучения бюджетирования для нефинансовых специалистов, нужно:

  • выявить проблемы, с которыми они сталкиваются в процессе работы над бюджетами;
  • систематизировать и обобщить их.

Если бюджетирование только на этапе постановки, то лучше отталкиваться от желаемых результатов и предлагаемых проблем. Выявить проблемы помогут:

  • личное наблюдение финансового директора за процессом бюджетирования, контроль предоставления информации в финансовую службу;
  • анкетирование (письменное или устное) участников бюджетного процесса. Анкету можно сформировать как с открытыми, так и с закрытыми ответами.

В анкете могут быть следующие вопросы:

  • какие бюджеты знаете;
  • с какими бюджетами работаете;
  • как планируете расходы своего отдела;
  • с какими трудностями сталкиваетесь при подготовке бюджетов:
    – с получением информации от смежных подразделений и обменом ею;
    – при планировании показателей;
    – с пониманием бюджетных форм, взаимосвязи их показателей;
    – с использованием программного обеспечения;
  • ваши ожидания от бюджетного процесса, пожелания по его оптимизации.

После анкетирования нужно объединить ответы и проранжировать их. Хорошо бы составить рейтинг наиболее часто встречающихся ошибок (трудностей) по разным категориям участников бюджетного процесса. Результаты лучше всего представить в виде таблицы (см. пример).

Все ошибки, выявленные в ходе опроса, можно разделить на такие группы:

  • методологические, связанные с недостатками существующей системы бюджетирования;
  • технические – ошибки в расчетах, формулах;
  • профессиональные, связанные с отсутствием хорошего знания программного обеспечения (Excel, «1С»).

По частоте ошибки стоит проранжировать следующим образом:

  • системные – возникают постоянно, связаны с неверным толкованием или непониманием принципов бюджетирования;
  • случайные – обусловлены человеческим фактором.

Исходя из полученной классификации предстоит разработать программу обучения работе с бюджетами для специалистов компании, расставить в ней акценты. Для крупных компаний целесообразно сформировать несколько учебных групп, создать адресные обучающие программы, которые будут учитывать потребности конкретной аудитории. Так эффект от обучения выше. Если предусмотрены смешанные группы, важно, чтобы стартовый уровень подготовки специалистов был примерно одинаковый. Преимущество такого обучения – укрепление командного духа, создание эффективных коммуникаций между участниками бюджетного процесса. Смешанные группы лучше всего формировать из сотрудников смежных подразделений, между которыми в процессе подготовки бюджетов происходит обмен информацией. Не стоит делать группы большими, оптимальная численность – пять–семь человек.

Что включить в программу обучения работе с бюджетами для специалистов компании

Программу обучения работе с бюджетами для специалистов стоит составлять так, чтобы материалы в ней были максимально доступны для понимания. Какие темы в нее включить, зависит от проблем нефинансовых специалистов в работе с бюджетами.

Порядок действий при разработке программы может быть таким:

  • выбрать темы занятий. Например, если основной финансовый бюджет в компании – доходов и расходов, то упор нужно сделать на таких понятиях, как:
    – центр прибыли;
    – центр затрат;
    – классификация доходов;
    – классификация расходов;
  • определиться с логикой изложения. Допустим, так: сначала общая теоретическая часть – роль бюджетирования, финансовая структура компании, виды бюджетов, основные показатели. Затем практика: порядок составления бюджетов, итоговый кейс;
  • выстроить взаимосвязь тем, разделов, теоретической и практической частей;
  • определить количество часов, необходимых для обучения;
  • решить, какой материал будет носить теоретический характер, а что следует проработать на практике.

Лучше всего начинать с небольшой вводной лекции о роли бюджетирования в компании. Это особенно актуально для тех предприятий, где оно внедряется впервые. Практические занятия стоит организовать в виде тренингов, мастер-классов, кейсов с использованием реальных данных компании.

Обучение можно проводить:

  • в индивидуальной форме (консультации). Оптимальна, если в коллективе появился новичок, который ранее не работал с бюджетами;
  • в групповой форме.

Преподавателем может быть сотрудник компании (к примеру, руководитель планово-экономического отдела) или привлеченный консультант. Последнее оправдано, если те же консультанты занимаются постановкой бюджетирования на предприятии. Если привлекаете к обучению собственных сотрудников, организуйте это в виде проекта и предусмотрите мотивацию для тех, кто будет проводить обучение.

Формула. Расчет общего премиального фонда проектной команды

П = ФОТ х К1 х Т х К2

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  П

Премиальный фонд участников проекта

руб.

Результат расчета

  ФОТ

Фонд оплаты труда всех членов проектной команды

руб.

Сумма зарплаты всех участников проекта за месяц

  К1

Коэффициент мотивации

ед.

Устанавливается не ниже 0,25

  Т

Плановое время работ по проекту

мес.

План проектных работ

  К2

Поправочный коэффициент

ед.

Определяется исходя из качества выполнения проекта, может уменьшить премию при невыполнении или увеличить фонд в случае улучшения заданных параметров, например, планового времени реализации

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль