Как составить карту рисков платежей

151
Как составить карту рисков платежей
Если вам нужно определить, по каким платежам компании могут возникнуть максимальные потери, постройте карту существенных рисков. Вы сможете определить, какие риски допустимы для компании, а какие приведут к серьезным негативным последствиям, оценить существенность и вероятность потерь. Воспользуйтесь нашими рекомендациями.

Как составить карту рисков платежей

Если вам нужно определить, по каким платежам компании могут возникнуть максимальные потери, постройте карту существенных рисков. Вы сможете определить, какие риски допустимы для компании, а какие приведут к серьезным негативным последствиям, оценить существенность и вероятность потерь. Воспользуйтесь нашими рекомендациями.

Как составить карту рисков платежей

Составляя карту рисков, обратите внимание на следующие возможные события:

  • вероятность понести лишние расходы;
  • оплата лишних ресурсов;
  • отправка платежа по ошибочным реквизитам;
  • нарушение сроков оплаты;
  • привлечение внимания контролирующих органов;
  • потеря денег из-за вирусов в ПО или неэтичного поведения сотрудников;
  • ошибка в платеже из-за большой нагрузки.

Каковы риски понести лишние расходы при проведении платежей

Риск возникает, когда платеж не проходит полноценный финансовый контроль: инициатор обходит процедуру согласования из-за срочности. Фирма потеряет деньги, если бухгалтерия получит некорректную информацию, а отдел закупок нарушит последовательность утверждения платежа.

Денежные потери могут быть критичными. Единичный платеж в 100 руб. не повлияет на бюджет, но, если не контролировать все расходы, компания быстро утратит платежеспособность.

Соберите предварительные заявки на оплату по крупным статьям до того, как сформируете бюджет. Так вы зафиксируете цель расхода и сумму задолго до платежа и обезопасите компанию от ненужных трат.

Если компания проведет тендер, сможете выбрать из нескольких выгодных поставщиков. На мелкие расходы достаточно иметь в запасе 3–5 контрагентов. Так вы уменьшите сроки контроля, а сумму расхода утвердите уже на этапе проекта договора.

Как обезопасить себя от оплаты ненужных ресурсов

Одни службы приобретают товары и услуги, другие используют их в работе. Если подразделения не взаимодействуют между собой, получите лишние счета или неподходящие продукты. В итоге компания рискует оплатить то, что никто не применит.

Сумма ущерба может быть значительной, если вовремя не обнаружить ошибку.

Внедрите казначейскую систему, заранее определите в ней маршруты согласования. Установите порядок в зависимости от вида расхода, его суммы и насколько он соответствует бюджету. Казначей получит реестр к оплате, когда его согласуют все утвержденные лица.

Как исключить ошибки в реквизитах при проведении платежей

Сотрудники должны перепроверять реквизиты в платежке и выставленном счете, когда формируют оплату. Иначе неверно укажут данные, и поставщик вовремя не получит деньги.

Если не выполните обязательства в срок, ухудшите взаимоотношения с контрагентом и потеряете контракт. Например, если указали недействительный расчетный счет, деньги зависнут в банке на пять рабочих дней.

Средства зачислили не тому получателю и он не собирается возвращать деньги? Придется судиться.

Всегда запрашивайте у получателя счет на оплату, предусмотрите в договоре пункт «Уведомить контрагента, если реквизиты изменятся». Для налоговых платежей назначьте ответственных, которые будут проверять КБК, например главного бухгалтера или его заместителя.

Как сократить риски нарушения сроков оплаты платежей

Если никто не отслеживает своевременность оплаты и не планирует финансовые потоки, можно упустить момент, когда компания должна оплатить счет либо обеспечить достаточный объем средств.

Нарушите срок оплаты, потеряете контрагента, придется выплачивать неустойку и штрафы.

Прогнозируйте движение денег и автоматизируйте график платежей по договорам, чтобы отслеживать сроки. Сразу оценивайте, сможете ли вы оплатить вовремя. Это поможет избежать кассовых разрывов. Проверяйте соответствие коэффициента абсолютной ликвидности нормативам, установленным в компании.

Формула 1. Расчет коэффициента абсолютной ликвидности

Кабл = ОАнл : ТО

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  Кабл

Коэффициент абсолютной ликвидности

ед.

Результат расчета

  ОАнл

Наиболее ликвидные оборотные активы

руб.

Расчет по формуле 2

  ТО

Текущие обязательства

руб.

Расчет по формуле 3

Для расчета коэффициента абсолютной ликвидности понадобится определить стоимость наиболее ликвидных активов.

Формула 2. Расчет величины наиболее ликвидных оборотных активов

ОАнл = ДС + ФВк – Са

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  ОАнл

Наиболее ликвидные оборотные активы

руб.

Результат расчета

  ДС

Денежные средства и их эквиваленты

руб.

Баланс (раздел II, стр. 1250)

  ФВк

Финансовые вложения (за исключением денежных эквивалентов)

руб.

Баланс (раздел II, стр. 1240)

  Са

Стоимость собственных акций, выкупленных у акционеров

руб.

Баланс (раздел III, стр. 1320)

Формула 3. Расчет величины текущих обязательств

ТО = ЗСк + КЗк + ПОк

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  ТО

Текущие обязательства

руб.

Результат расчета

  ЗСк

Заемные средства (краткосрочные)

руб.

Баланс (раздел V, стр. 1510)

  КЗк

Кредиторская задолженность (краткосрочная)

руб.

Баланс (раздел V, стр. 1520)

  ПОк

Прочие обязательства (краткосрочные)

руб.

Баланс (раздел V, стр. 1550)

Как не привлечь внимание контролирующих органов при проведении платежей

Контролирующие органы проверяют все крупные платежи: соответствует ли назначение основной сфере деятельности компании, как часто происходит оплата. Уделяют внимание и контрагентам, с которыми работаете.

Если по ошибке укажете оплату за непрофильный товар, который не относится к направлению деятельности компании, а сумма превысит 600 тыс. руб., банк потребует подтверждающие легальность сделки документы. Не представите их вовремя – банк вправе заблокировать счет.

Бухгалтерия должна тщательно сверяться с документами, когда собирается оплачивать счета. Поручите сотрудникам перепроверять назначение оплаты в платежном поручении перед отправкой. Подключите налогового специалиста или юриста, чтобы они это контролировали. Если заметили, что сотрудники ошиблись, пусть направят письмо с уточнениями контрагенту и в банк.

Как избежать технических ошибок в платежах по вине сотрудников или программ

Деньги можно потерять из-за вирусов в ПО или неэтичного поведения сотрудников. Этот риск возникает, если сотрудники компании нарушают правила информационной безопасности. Оборудуйте сейф, в котором казначей сможет хранить ключи от платежных систем. Установите антивирусы, чтобы защитить компьютеры и программное обеспечение. Поручите IT-отделу генерировать сложные пароли и менять их раз в две недели.

Ущерб может быть существенным, если вовремя не отстранить сотрудника, которого заподозрили в неэтичном поведении.

Разделите полномочия по контролю, учету и оплате между сотрудниками. Назначьте ответственного и дайте задание отслеживать банковские выписки.

Как снизить влияние человеческого фактора при проведении платежей

Если сотрудники трудятся сверхурочно, в режиме высокой загруженности, отвлекаются на иные функции, ошибки в платежах неизбежны. Психологические факторы влияют на риски при платежах. Но случаются не так часто и не приводят к последствиям, которые нельзя исправить. Например, из-за спешки указали в расчетном счете некорректную цифру.

Выделите отдельное время на платежи – избежите эмоционального истощения сотрудников. Например, казначеи отправляют поручения с 10 утра до 12 часов дня. Не проводите в это время никакие собрания и не давайте других заданий.

Карта рисков поможет определить степень воздействия и существенность ошибок при платежах (см. пример).

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль