Как сменить главного бухгалтера с наименьшими рисками для бизнеса

206
Как сменить главного бухгалтера с наименьшими рисками для бизнеса
Если вы планируете сменить главного бухгалтера, убедитесь, что это пройдет без рисков для компании. Возьмите наши рекомендации – они подскажут, как проконтролировать передачу дел новому сотруднику, как оценить результаты его работы за время испытательного срока и определить, подходит ли он компании.

Как сменить главного бухгалтера с наименьшими рисками для бизнеса

Если компании нужно сменить главного бухгалтера, заниматься этим, скорее всего, предстоит финансовому директору. Чтобы выполнить задачу, потребуется:

  • проконтролировать передачу и прием дел;
  • удостовериться, что при приеме на работу нового сотрудника оформили все нужные документы;
  • решить по истечении испытательного срока, подходит ли сотрудник компании.

Как избежать конфликтов с главным бухгалтером, которого собираетесь уволить

Если планируете уволить главного бухгалтера или он сам собирается уйти, постарайтесь избежать конфликта. Иначе рискуете утратить полезные деловые связи, не сможете обратиться к нему за пояснениями при налоговой проверке за прошедшие периоды.

Если увольнение действующего главного бухгалтера инициирует компания, объясните ему причины. Предположим, результаты годового аудита или ревизии оказались неудовлетворительными, налоговая инспекция доначислила существенные для бизнеса налоги. Обсудите предстоящее увольнение как можно раньше, предложите расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон.

Дайте понять сотруднику, что, несмотря на желание расстаться, компания заинтересована в том, чтобы сохранить хорошие отношения на будущее. Попросите планомерно и бесконфликтно передать дела преемнику.

Договоритесь о материальной компенсации, чтобы нынешний главный бухгалтер был материально защищен. Будьте готовы к тому, что его увольнение окажется дорогостоящим мероприятием. Зато вы снизите риски компании – документальные, управленческие, налоговые и прочие.

Как проконтролировать передачу дел новому главному бухгалтеру

Попросите действующего главного бухгалтера и его преемника подготовить и согласовать с вами план-график приема-передачи дел. Убедитесь, что в плане предусмотрели такие задачи со сроками выполнения:

1. Провести контрольные мероприятия – аудит отчетности, ревизию документов и ценностей в кассе. Проверки позволят выявить потенциальные риски в дальнейшей работе бухгалтерии и сфокусировать на них внимание при приеме-передаче дел (если бизнес крупный, можно пригласить аудиторов).

2. Передать по акту юридические документы, отчетность, учетные регистры, первичные документы. Обязательно составляйте акт, иначе впоследствии не разберетесь, какие именно бумаги передали. Если документов не хватает, выясните у действующего главного бухгалтера, где они.

3. Передать печати и штампы.

4. Предоставить ключи от сейфов и комнат с ограниченным доступом.

5. Ввести нового главного бухгалтера в текущие дела. Убедитесь, что действующий главный бухгалтер планирует представить преемника значимым контрагентам, с которыми последнему предстоит взаимодействовать, например, банку-кредитору.

6. Переоформить электронные ключи доступа, передать логины и пароли к компьютерным системам компании – для электронного документооборота, передачи отчетности в налоговую инспекцию, коммуникаций с банками и т. д.

Чем детальнее план-график мероприятий, тем проще передать дела новому главному бухгалтеру и убедиться, что ничего не забыли сделать. Желательно оформить этот план приказом по компании и указать ответственных за каждый пункт.

Составляйте акт приема-передачи на каждом этапе процесса, где это уместно, визируйте акт сами и подписывайте у генерального директора. Если действующий главный бухгалтер отказывается подписывать акт, где указаны выявленные недостатки (например, отсутствие документов), созывайте комиссию из сотрудников компании. Руководитель комиссии должен завизировать акт вместо главного бухгалтера и сделать пометку, что тот отказался подписывать документ. Фиксируйте все значимые обстоятельства, так компании будет проще отстоять свою позицию, если придется судиться с бывшим главным бухгалтером.

Что проверить при приеме на работу нового главного бухгалтера

Прием на работу нового главного бухгалтера – это не только кадровый вопрос. В должность вступает второе по значимости для государственных органов лицо в организации, поэтому уделите внимание этому процессу, чтобы снизить риски компании.

Обязательно изучите трудовой договор до его заключения. Убедитесь, что перечисленные функциональные обязанности соответствуют функциям, которые ему предстоит выполнять. Проверьте, включили ли в трудовой договор прочие функции. Если их не упомянуть, у компании нет оснований поручать сотруднику иные задачи, помимо перечисленных в соглашении. Удостоверьтесь, что заработная плата соответствует договоренности. Испытательный срок лучше установить максимально длинным, если не договорились с соискателем об ином. По закону для главного бухгалтера испытательный срок может длиться до шести месяцев, для заместителя главного бухгалтера – до трех месяцев. Впоследствии установленный испытательный срок допустимо уменьшить, а увеличить – нет.

Ознакомьте нового сотрудника с внутренними регламентами – с приказами, инструкциями, внутренними регламентами, которые касаются лично его работы и деятельности бухгалтерии. Убедитесь, что главный бухгалтер расписался на документах, указал дату ознакомления, подпись с расшифровкой и наименование должности.

Подпишите с новым главным бухгалтером соглашение о неразглашении конфиденциальных данных. Это юридически обязывающий документ, который препятствует разглашению должностным лицом конфиденциальных сведений и определяет, что к ним относится. Не пренебрегайте этим способом защиты интересов компании.

Как решить по итогам испытательного срока, подходит ли новый главный бухгалтер компании

Контролируйте, как новый главный бухгалтер проходит испытательный срок. Отметьте в своем календаре дату, когда нужно решить, подходит ли он компании.

Установите контрольные точки, когда нужно подвести промежуточные итоги: сопоставить свое мнение с тем, что думают о новом сотруднике коллеги. В качестве этих точек выберите, например:

  • окончание приема дел от прежнего главного бухгалтера;
  • месяц с момента начала работы под контролем действующего главного бухгалтера в должности его заместителя;
  • месяц с момента начала самостоятельной работы в должности главного бухгалтера.

Определите точки контроля самостоятельно исходя из текущей ситуации, договоренностей с действующим главным бухгалтером и его преемником. При этом важно не сорвать сроки сдачи отчетности.

Документируйте результаты работы нового главного бухгалтера в детализации по задачам, которые ему поставили, а также выявленные нарушения в его деятельности. Если в течение испытательного срока вы сделали вывод, что сотрудник не справляется, решение о расторжении трудового договора придется объяснить ему в письменном виде. Сотрудника нужно уведомить за три дня до расторжения договора и подтвердить свое мнение документами на случай, если он обратится в суд.

Если новый главный бухгалтер не подходит компании (или она ему), желательно определить это как можно раньше. Так вы сможете вернуться к списку подходящих кандидатов – конкурентов соискателя, которого вы пригласили на работу. Чем больше времени прошло с момента поиска главного бухгалтера, тем выше вероятность, что они уже трудоустроились, и процесс поиска придется начинать сначала. Постарайтесь договориться с прежним главным бухгалтером о том, что он поможет и следующему претенденту войти в курс дел.

Если новый главный бухгалтер проработал в компании весь испытательный срок, принимать решение о зачислении в штат стоит коллегиально. Организуйте совещание с генеральным директором и руководителями подразделений.

Новый главный бухгалтер, скорее всего, подходит, если он:

  • принял дела от прежнего главного бухгалтера по плану, без конфликтов;
  • быстро уловил суть работы компании;
  • выявил недочеты в деятельности прежнего главного бухгалтера и, согласовав свои действия с финансовым директором, улучшил работу бухгалтерии;
  • сдал отчетность своевременно;
  • не спровоцировал сбоев в работе подразделений.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль