Как провести ревизию финансовых бизнес-процессов

216
Как провести ревизию финансовых бизнес-процессов
Если вам нужно избавиться от неэффективных бизнес-процессов в финансовой службе, следуйте нашим рекомендациям. Для этого соберите информацию о процессах своей службы, оцените их полезность и выберите, от чего отказаться или перевести на другие подразделения.

Как провести ревизию финансовых бизнес-процессов

Если вы и ваши сотрудники трудитесь до ночи и есть ощущение, что занимаетесь лишней работой, проведите ревизию финансовых бизнес-процессов. Соберите информацию о процессах службы, оцените их полезность и выберите, от чего отказаться или перевести на другие подразделения. Рассчитайте свои силы – ревизия может занять от двух недель до месяца.

Как определить полный список бизнес-процессов финансовой службы

Выясните, в каких бизнес-процессах компании задействована финансовая служба. Не на бумаге, а по факту. Постарайтесь не ограничиваться только финансами, иначе картина окажется неполной.

Если компания регулярно обновляет регламенты и инструкции, выпишите бизнес-процессы из них. Если нет, поручите сотрудникам финансовой службы перечислить операции, которые они выполняют. Не ограничивайте их определенным периодом, нужен исчерпывающий список. Исключите из перечня результаты, которые повторяются или не относятся к бизнес-процессам, остальное сведите в таблицу (см. пример).

Если сотрудники предоставили недостаточно информации, составьте список исходящих документов и отчетов финансовой службы. Определите, к какому бизнес-процессу они относятся.

Как оценить полезность бизнес-процессов финансовой службы

Выявите процессы, которые не приносят пользы, существуют сами по себе, вне связи с целями и потребностями руководства и акционеров компании. Наверняка финансовая служба готовит отчеты, которые никем не востребованы и не используются для принятия решений.

Как определить участников бизнес-процессов финансовой службы

Выясните, кто участвует в бизнес-процессах. На этом этапе установите участников бизнес-процесса:

  • исполнитель;
  • согласующий – руководитель, который проверяет и утверждает результат работы исполнителя;
  • владелец – сотрудник, который отвечает за функционирование процесса;
  • заказчик – сотрудник, который получает результат.

Убедитесь, что участники выполняют свои роли и имеют полномочия. Если нет, пересмотрите бизнес-процесс. Подумайте, как его дополнить или видоизменить.

Как выявить дублирующие бизнес-процессы финансовой службы

Убедитесь, что процессы финансовой службы не повторяются в других подразделениях. Если службы аккумулируют и используют одинаковую информацию, процессы дублируются.

Чтобы установить дубли, проанализируйте регламенты бизнес-процессов других подразделений либо их исходящие документы.

В каких бизнес-процессах финансовая служба может не участвовать

Чтобы оценить, в каких процессах финансовой службе участвовать необязательно, выясните, насколько велика ее роль в конкретном бизнес-процессе.

Если служба помогает принимать решения, исключить ее из процесса нельзя. Если функция формальна, освободите от нее сотрудников. Роль оценивайте по двум условиям:

  • какие показатели формирует и контролирует служба, допустимо ли от них отказаться;
  • как служба участвует в дополнительном контроле процесса.

По каким параметрам определить успешность бизнес-процессов финансовой службы

Результативность бизнес-процесса зависит от скорости и качества работы сотрудников. Определите параметры процесса, за которые отвечает непосредственно исполнитель. Добавьте параметры, которые выполняют сотрудники других подразделений. Выясните, какие бизнес-процессы зависят от одного сотрудника, а какие взаимосвязаны с другими подразделениями (см. пример).

Как проверить бизнес-процессы на соответствие стандартам внутреннего контроля

Убедитесь, что бизнес-процесс укладывается в стандарты внутреннего контроля компании. Чтобы не включать в каждый этап процесса исполнителя и контролера, используйте принцип двойного контроля над входной информацией и результатом. Убедитесь, что согласующий не номинальная фигура, а действительно проверяет и утверждает работу исполнителя.

Как проверить бюджет инвестиций на соответствие бизнес-процессам финансовой службы

Инвестиции обычно планируют не на один год, поэтому в бюджете на следующий год уточните, не изменилось ли распределение затрат по периодам. Перепроверьте ключевые показатели:

  • Плановый объем инвестиций совпадает с объемом, согласованным советом директоров, и с долгосрочным инвестиционным бюджетом компании?
  • Правильно ли распределили капитальные затраты по периодам?
  • Как учли инфляцию и стоимость финансирования?
  • Корректно ли рассчитали амортизационные отчисления?

Если ревизия бизнес-процессов обнаружила потребность в доработке информационной системы компании, убедитесь, что это будет выгодно не только с точки зрения оптимизации бизнес-процессов, но и экономически.

Формула. Расчет отдачи от инвестиций в доработку информационной системы

E = T x C x K

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  E

Отдача от инвестиций в доработку информационной системы

руб.

Результат расчета

  T

Время, которое тратит сотрудник на ручную обработку информации

ч.

Фотография рабочего дня

  C

Стоимость одного часа работы специалиста

руб.

Рассчитывается как отношение ФОТ к количеству рабочих часов сотрудника в месяц

  K

Число работников, которые вручную обрабатывают данные

чел.

Штатное расписание

Когда целесообразно оптимизировать бизнес-процессы финансовой службы

Когда ревизия финансовой службы окончена, подведите итоги работы. Определите, как поступить с бизнес-процессами:

  • оставить без изменений, так как они необходимы для нормальной работы службы;
  • отказаться, потому что они повторяются или не востребованы;
  • оптимизировать: автоматизировать, объединить или разбить на части.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль