Как подготовить регламент договорной работы

153
Как подготовить регламент договорной работы
Защитить интересы компании, снизив риски неисполнения контрагентами договорных обязательств, поможет четкая процедура подготовки, согласования и заключения договоров, закрепленная в специальном регламенте. О том, как разработать этот документ с учетом индивидуальных особенностей компании и специфики ее деятельности, – подробнее в наших рекомендациях.

Как подготовить регламент договорной работы

В регламент (положение) о договорной работе включают единые правила подготовки и заключения контрактов, отражающие зоны ответственности структурных подразделений и обеспечивающие координацию их действий на каждом этапе движения договора. Это может быть единый документ или несколько связанных между собой локально-нормативных актов, регулирующих отдельные этапы (например, положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов и т. д.).

Из каких разделов формируют регламент договорной работы

Структура и содержание регламента договорной работы может быть различной. Как правило, в него могут быть включены следующие разделы:

  • назначение и область применения;
  • процедуры проверки контрагентов;
  • порядок подготовки проектов договоров;
  • процедуры согласования договоров;
  • порядок подписания и исполнения договоров;
  • порядок претензионно-исковой работы (может регулироваться отдельным документом).

В регламенте договорной работы рекомендуется отразить порядок проверки контрагентов и формирования досье на каждого из них. В этом порядке стоит указать как обязательное условие требование запрашивать у новых контрагентов (покупателей или продавцов) заверенные копии определенных документов. Из этих документов и будет сформировано досье на каждого партнера компании.

Что указать в порядке подготовки проекта договора

В регламенте договорной работы необходимо отразить порядок подготовки проектов договоров. А именно вписать в регулирующий документ отделы (подразделения), ответственные за разработку проектов договоров. А также в качестве обязанности этих подразделений указать контроль за их исполнением договоров исходя из сферы полномочий последних и предмета заключаемого контракта. Как правило, это структурные подразделения компании – инициаторы договора.

В регламент необходимо вписать, что такое подразделение-инициатор обязано разрабатывать первоначальный проект контракта самостоятельно либо используя вариант договора, полученного от контрагента. Нелишним будет включить в этот порядок обязательное условие об использовании типовых шаблонов основных заключаемых договоров, прошедших проверку юридическим департаментом. Кроме того, в регламенте можно учесть необходимость размещения этих шаблонов во внутренней локальной сети с обеспечением к ним открытого доступа сотрудникам структурных подразделений.

Также стоит в этом порядке упомянуть, что для подготовки нестандартного сложного договора, для которого в компании или у контрагента нет готового шаблона, подразделение-инициатор должно обращаться непосредственно в юридический департамент.

Кроме того, в регламенте можно указать, что подразделение-инициатор должно готовить письменное обоснование заключения договора. А типовую форму такого обоснования сделать приложением к регламенту. Наличие этого обоснования поможет согласующим подразделениям быстро вникнуть в суть планируемого контракта, что обеспечит сокращение сроков согласования. Также к проекту договора стоит приложить лист согласования.

Как описать процедуру согласования договора в регламенте договорной работы

Неотъемлемая часть регламента договорной работы – раздел, отражающий процедуру согласования договоров. В нем указывают структурные подразделения компании, участвующие в этом процессе, а кроме того уточняют каким образом между ними распределены сферы ответственности. В их число необходимо вписать финансовый департамент, бухгалтерию и юридический отдел.

К примеру, в составе обязанностей бухгалтерии необходимо указать проверку договора с точки зрения принятия к бухгалтерскому и налоговому учету, а также анализ налоговых рисков. А для финансового департамента – оценку экономической целесообразности сделки, рентабельности, условий оплаты, проверку соответствия бюджету компании и полномочиям ЦФО. Например, в рамках снижения рисков затоваривания склада, финансовая служба может дополнительно контролировать размеры заказов у поставщиков по договорам и сверять с оптимальным расчетным значением.

Формула. Расчет оптимального размера заказа

Как подготовить регламент договорной работы

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  EOQ

Оптимальный размер заказа

ед.

Результат расчета

  C

Затраты на размещение заказа

руб.

Рассчитывается по формуле за анализируемый период (квартал, год)

  З

Затраты на хранение единицы сырья

руб.

Рассчитываются службой снабжения (см. формулу) за анализируемый период (квартал, год)

  Р

Среднемесячная потребность (среднемесячный спрос) в сырье и материалах

ед.

Рассчитывается как среднее арифметическое значение спроса за период на основании производственной программы (см. формулу). Данные предоставляют служба снабжения и производство

В качестве обязанностей юридического отдела стоит указать оценку правомочности контрагента, анализ условий контракта на предмет защиты интересов компании.

Кроме того, в регламенте важно отразить сроки согласования и порядок взаимодействия участников процесса. К примеру, указать, что согласование должно проходить в электронном виде, по почте либо с использованием электронного документооборота.

Что отразить в порядке учета и хранения договоров регламента договорной работы

В регламенте договорной работы целесообразно отразить порядок учета и хранения договоров. А также указать ответственного за ведение реестра договоров с момента их согласования и подписания. Это необходимо для своевременного отслеживания истечения сроков и подготовки дополнительных соглашений о пролонгации контрактов.

Что включить в порядок контроля договорной деятельности в регламенте договорной работы

В регламенте договорной работы в составе обязанностей подразделений-инициаторов стоит указать контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность стоит отразить и в положении о структурном подразделении, а также в трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение контрактов и взаимодействие с контрагентами.

Кроме того, в регламенте необходимо уточнить критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения-инициатора обязаны поставить в известность юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение местонахождения контрагента).

Дополнительно в регламент можно включить и процедуру выборочного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения. Например, исходя из суммы договора, сложности сделки и т. п.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль