text
Подпишитесь со скидкой 50% >> ✆ 8-800-550-07-98
Финансовый директор

Ввод первичных документов: аутсорсинг vs программы распознавания

  • 15 сентября 2017
  • 1255
Ввод первичных документов: аутсорсинг vs программы распознавания

Кто из нас не хочет экономить?! По большому счету именно экономия трудовых или денежных ресурсов является целью развития технологий и услуг.

Неудивительно, что в последние два десятилетия одним из приоритетных направлений автоматизации является принятие к учету первичных документов. Уж очень сильно контрастируют трудозатраты на ручной ввод данных с последующей, полностью автоматизированной, работой с ними в ERP-системах - 1С, SAP, Oracle и пр.   

Первая автоматизация

Около 12 лет назад программы распознавания «научились» действительно качественно извлекать данные из формализованных бумажных документов и даже некоторых таблиц. Многие бухгалтерии вздохнули с облегчением: теперь можно было делегировать программе принятие к учету таких документов как счета, счет-фактуры, накладные, акты. Вплоть до автоматического формирования проводок.

Программы разгрузили сотрудников и обеспечили своевременную обработку документов. Но и затраты оказались не маленькими: нужно оплатить шаблоны для каждого типа документов и лицензию, соответствующую количеству ежемесячно обрабатываемых листов. Особенно большой эта расходная статья становится в случае распределенной структуры компании, когда надо купить отдельные лицензии на программу для каждого филиала.

Стремление к сокращению этих затрат привело к появлению рынка услуг.

ПО как сервис

Сначала появился этот, наиболее простой и банальный подход. Компания покупает себе «большую» лицензию программы распознавания (минимальная стоимость обработки за единицу) с шаблонами для наиболее популярных документов и, фактически сдает вам право ею пользоваться. Вы отправляете отсканированные страницы, а получаете данные, готовые к загрузке в вашу учетную систему. Сервис оказывается до 30% дешевле покупки собственной лицензии ПО. Кроме того, вы избавляетесь от необходимости устанавливать и сопровождать программу на своих серверах.

К сожалению, такой подход оказался редко применим для крупных компаний с большим количеством контрагентов.

Пример 1

Компания продает и обслуживает промышленную технику, имеет около 120 контрагентов: европейские и азиатские поставщики запчастей, региональные дилеры, сервисные центры, вплоть до ИП в удаленных регионах. Практически у каждого контрагента есть собственные особенности оформления первичных документов. В результате примерно 43% документов не обрабатываются с применением типовых шаблонов. Разработка нескольких десятков индивидуальных шаблонов неприемлема по стоимости.

Дело в том, что метод «гибких» шаблонов требует соответствия документа заданной структуре. Отклонение от структуры больше допустимого приводит к отправке документа на ручную обработку. Когда количество таких «отправок» начинает исчисляться тысячами, компании ищут альтернативное решение.

Аутсорсинг ввода

Такая альтернатива появилась с переходом в облака не только ПО, но и полноценных услуг. В конце 2016 года корпорация ЭЛАР представила уникальный продукт – «Облачное индексирование», в который заложила обработку абсолютно любых документов.

Как это работает? Вы отправляете ЭЛАР электронные копии документов. Отправляете откуда угодно, каким угодно способом: загружаете в папку по VPN, автоматически передаете со сканеров, пересылаете по почте, …

В облаке документы сначала проходят этап автоматического извлечения данных. Все, что не поддалось автоматической обработке или требует проверки, отправляется на ручной ввод. Это – самый сложный этап и одновременно уникальность услуг ЭЛАР. В онлайн бирже работают одновременно несколько тысяч операторов, которые оперативно обрабатывают автоматически распределяемые между ними задания.

С другой стороны, необходимо соблюсти стопроцентное качество (о применяемых для этого технологиях можно прочитать здесь). Поэтому подобные услуги – редкость, их готовы оказывать только большие и опытные в оцифровке компании. 

Эффективность решений обработки первичных документов

Смысл облачного индексирования в том, что вся обработка документов и извлечение данных переходят в зону ответственности аутсорсера. Вы можете отправлять любые документы в любом качестве, даже сфотографированные. Ручной ввод нивелирует эти различия. Можете получать результат любым удобным способом: в виде файла, в виде сервиса облачного архива или данных, загруженных непосредственно в вашу ERP.

Особые преимущества облачный сервис дает для компаний со множеством удаленных филиалов. Можно произвольно масштабировать услугу,  подключая новые офисы в любой момент. Для всех них процесс, скорость и стоимость обработки будут унифицированы.

Пример 2

Крупный ритейлер. Для сокращения расходов на пересылку бумаги и ускорения обработки ПБД, сотрудники компании просто сканируют/фотографируют документы и отправляют их на облачное индексирование. В среднем в сутки обрабатывается 150 документов 8 основных типов с приложениями. 

С периодичностью в несколько часов обновленный электронный ресурс (PDF и база данных) публикуется в сервисе облачного архива, и сразу может быть загружен в учетную систему. Облачный архив также используется юристами для получения копий первичных документов без отвлечения бухгалтеров.

Итого

С приходом услуг облачные решения, наконец, приобрели законченность. Теперь вы получаете сервис, который снимает с ваших плеч не часть, а максимум задач по вводу документов.  И не бойтесь утечки информации: ваши данные защищены технически и организационно (vpn, надежный ЦОД, техническое кодирование, соглашение о конфиденциальности).

Но самое главное – сниженные, прозрачные и прогнозируемые расходы. Вы оплачиваете услуги постфактум, исходя из количества обработанных за месяц документов.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно, и займёт менее 1 минуты! :)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Присоединяйтесь к выбору Ваших коллег.
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.