Ввод первичных документов: аутсорсинг vs программы распознавания

1021
Ввод первичных документов: аутсорсинг vs программы распознавания
Кто из нас не хочет экономить?! По большому счету именно экономия трудовых или денежных ресурсов является целью развития технологий и услуг.

Неудивительно, что в последние два десятилетия одним из приоритетных направлений автоматизации является принятие к учету первичных документов. Уж очень сильно контрастируют трудозатраты на ручной ввод данных с последующей, полностью автоматизированной, работой с ними в ERP-системах - 1С, SAP, Oracle и пр.   

Первая автоматизация

Около 12 лет назад программы распознавания «научились» действительно качественно извлекать данные из формализованных бумажных документов и даже некоторых таблиц. Многие бухгалтерии вздохнули с облегчением: теперь можно было делегировать программе принятие к учету таких документов как счета, счет-фактуры, накладные, акты. Вплоть до автоматического формирования проводок.

Программы разгрузили сотрудников и обеспечили своевременную обработку документов. Но и затраты оказались не маленькими: нужно оплатить шаблоны для каждого типа документов и лицензию, соответствующую количеству ежемесячно обрабатываемых листов. Особенно большой эта расходная статья становится в случае распределенной структуры компании, когда надо купить отдельные лицензии на программу для каждого филиала.

Стремление к сокращению этих затрат привело к появлению рынка услуг.

ПО как сервис

Сначала появился этот, наиболее простой и банальный подход. Компания покупает себе «большую» лицензию программы распознавания (минимальная стоимость обработки за единицу) с шаблонами для наиболее популярных документов и, фактически сдает вам право ею пользоваться. Вы отправляете отсканированные страницы, а получаете данные, готовые к загрузке в вашу учетную систему. Сервис оказывается до 30% дешевле покупки собственной лицензии ПО. Кроме того, вы избавляетесь от необходимости устанавливать и сопровождать программу на своих серверах.

К сожалению, такой подход оказался редко применим для крупных компаний с большим количеством контрагентов.

Пример 1

Компания продает и обслуживает промышленную технику, имеет около 120 контрагентов: европейские и азиатские поставщики запчастей, региональные дилеры, сервисные центры, вплоть до ИП в удаленных регионах. Практически у каждого контрагента есть собственные особенности оформления первичных документов. В результате примерно 43% документов не обрабатываются с применением типовых шаблонов. Разработка нескольких десятков индивидуальных шаблонов неприемлема по стоимости.

Дело в том, что метод «гибких» шаблонов требует соответствия документа заданной структуре. Отклонение от структуры больше допустимого приводит к отправке документа на ручную обработку. Когда количество таких «отправок» начинает исчисляться тысячами, компании ищут альтернативное решение.

Аутсорсинг ввода

Такая альтернатива появилась с переходом в облака не только ПО, но и полноценных услуг. В конце 2016 года корпорация ЭЛАР представила уникальный продукт – «Облачное индексирование», в который заложила обработку абсолютно любых документов.

Как это работает? Вы отправляете ЭЛАР электронные копии документов. Отправляете откуда угодно, каким угодно способом: загружаете в папку по VPN, автоматически передаете со сканеров, пересылаете по почте, …

В облаке документы сначала проходят этап автоматического извлечения данных. Все, что не поддалось автоматической обработке или требует проверки, отправляется на ручной ввод. Это – самый сложный этап и одновременно уникальность услуг ЭЛАР. В онлайн бирже работают одновременно несколько тысяч операторов, которые оперативно обрабатывают автоматически распределяемые между ними задания.

С другой стороны, необходимо соблюсти стопроцентное качество (о применяемых для этого технологиях можно прочитать здесь). Поэтому подобные услуги – редкость, их готовы оказывать только большие и опытные в оцифровке компании. 

Эффективность решений обработки первичных документов

Смысл облачного индексирования в том, что вся обработка документов и извлечение данных переходят в зону ответственности аутсорсера. Вы можете отправлять любые документы в любом качестве, даже сфотографированные. Ручной ввод нивелирует эти различия. Можете получать результат любым удобным способом: в виде файла, в виде сервиса облачного архива или данных, загруженных непосредственно в вашу ERP.

Особые преимущества облачный сервис дает для компаний со множеством удаленных филиалов. Можно произвольно масштабировать услугу,  подключая новые офисы в любой момент. Для всех них процесс, скорость и стоимость обработки будут унифицированы.

Пример 2

Крупный ритейлер. Для сокращения расходов на пересылку бумаги и ускорения обработки ПБД, сотрудники компании просто сканируют/фотографируют документы и отправляют их на облачное индексирование. В среднем в сутки обрабатывается 150 документов 8 основных типов с приложениями. 

С периодичностью в несколько часов обновленный электронный ресурс (PDF и база данных) публикуется в сервисе облачного архива, и сразу может быть загружен в учетную систему. Облачный архив также используется юристами для получения копий первичных документов без отвлечения бухгалтеров.

Итого

С приходом услуг облачные решения, наконец, приобрели законченность. Теперь вы получаете сервис, который снимает с ваших плеч не часть, а максимум задач по вводу документов.  И не бойтесь утечки информации: ваши данные защищены технически и организационно (vpn, надежный ЦОД, техническое кодирование, соглашение о конфиденциальности).

Но самое главное – сниженные, прозрачные и прогнозируемые расходы. Вы оплачиваете услуги постфактум, исходя из количества обработанных за месяц документов.



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль