Какие процедуры помогут обеспечить контроль материальных ресурсов для снижения потерь

87
Какие процедуры помогут обеспечить контроль материальных ресурсов для снижения потерь
Если компания регулярно закупает товары, сырье и материалы, важно избежать потерь из-за их недопоставки, ненадлежащего качества ресурсов или отсутствия сопровождающих документов. Как обеспечить проверку приобретенных активов, подскажут наши рекомендации.

Какие процедуры помогут обеспечить входной контроль материальных ресурсов для снижения потерь

Когда в компанию поступают приобретенные активы, для проведения входного контроля необходимо:

  • разместить их до начала проверки;
  • проверить сопроводительные документы;
  • убедиться, что номенклатура и количество активов соответствуют данным в сопроводительных документах, а также условиям договора или оплаченному счету;
  • проверить качество поступивших ресурсов;
  • разместить на хранение активы после проверки.

Как разместить поступившие активы до начала входного контроля

Материальные ресурсы до начала входного контроля размещают на временное хранение. Иногда это носит условный характер – работники склада сразу начинают проверять количество выгруженных материалов. Бывает, что от момента прибытия ТМЦ до начала входного контроля проходят часы и даже дни. Например, если материалы доставили вечером в пятницу, а входной контроль начнется только в понедельник.

Для каждой группы ТМЦ определите:

1. Кто и как информирует заинтересованных лиц о поступлении активов в компанию. Например, когда доставляют основные материалы, служба снабжения в течение часа отправляет сообщение производственно-диспетчерскому отделу по внутренней электронной почте.

2. Кто и где организует временное хранение активов до начала входного контроля. Решите, как обеспечить сохранность активов, если их приходится временно хранить вне оборудованных складских площадок и помещений. Предположим, оборудование доставили ночью и не выгрузили из автотранспортного средства. Автомобиль необходимо припарковать на специальной площадке, чтобы охранники его видели.

Поступившие ТМЦ храните отдельно от активов, которые уже проверили.

Как проверить сопроводительные документы в рамках входного контроля

Поставку материальных ресурсов сопровождают финансово-бухгалтерские и технические документы. Первые содержат информацию об операции поставки, это товарные накладные, счета-фактуры, товарные чеки, таможенные декларации и т. д. Вторые – сведения о характеристиках поступивших ресурсов. К этой группе документов относятся сертификаты, паспорта, гарантийные талоны, руководства по эксплуатации и т. д.

Для контроля финансово-бухгалтерских документов создайте отдельный справочник. Структурируйте его в детализации по операциям поставки, выделите те, у которых есть особенности в документальном оформлении, предположим, появляются дополнительные документы, которых нет в «условно стандартной» операции поставки, или в «стандартном наборе» документов имеются отличия по реквизитам. Детализируйте операции в справочнике, например, по поставкам:

  • ТМЦ от юридического лица, находящегося на общей системе налогообложения;
  • ТМЦ от юридического лица, которое не является плательщиком НДС;
  • ТМЦ из-за рубежа;
  • основных средств по договору лизинга и т. д.

Порядок проверки технических документов стоит закрепить в регламенте входного контроля, детализированном по группам ТМЦ, предположим, в справочнике. Перечень документов для каждой группы ресурсов определяет разработчик, иногда – заказчик и пользователь.

Разработайте форму документа, в котором будут фиксировать несоответствия, выявленные при проверке бумаг. К примеру, акт о несоответствии сопроводительных документов. В таком документе предстоит перечислять отсутствующие формы и ошибки в реквизитах, а затем передавать поставщику.

Определите, что следует предпринимать сотрудникам компании, чтобы получить полный пакет документов, заменить полученные бумаги, кто должен этим заниматься. Как правило, за устранение несоответствий в документах отвечает заготовитель. Но допустимо привлекать и другие службы – бухгалтерию, юридический отдел и т. д.

Установите, когда допустимо передавать ТМЦ на следующие этапы контроля при отсутствии полного пакета документов, кто в компании принимает такое решение.

Как проконтролировать номенклатуру и количество ресурсов при входном контроле

Необходимо сопоставить номенклатуру и количество поступивших материальных ресурсов с данными из сопроводительных документов, а также из документов, появление которых предшествовало поставке, – договора поставки, счета на оплату и т. д.

Для этого определите:

  • место проведения контроля. Как правило, оно совпадает с местом хранения ТМЦ. Если нет – укажите место и способы доставки ресурсов к нему;
  • предельные сроки проверки;
  • контролера;
  • методы и средства измерений. Если предстоит использовать технические средства, нужно указать их тип или марку, требования к показателям точности и т. д. Если методы проверки регламентированы отраслевыми или собственными стандартами компании – приведите названия этих документов;
  • порядок маркировки ресурсов, прошедших этот этап входного контроля (специальные клейма, ярлыки и т. д.).

Разработайте форму документа, чтобы фиксировать расхождения. Это может быть акт о несоответствии номенклатуры и количества, в котором будут указывать отклонения факта от договора и (или) сопроводительных документов. Контролер оформляет акт и передает поставщику.

Определите, когда при наличии отклонений допустимо продолжить проверку поступивших ресурсов, кто в компании может принимать такое решение. Порядок действий зависит от договоренностей с поставщиком. Если ему достаточно получить правильно оформленный акт, чтобы признать выявленные несоответствия, ресурсы можно передавать на следующий этап входного контроля. Если поставщик требует, чтобы ТМЦ проверяли в присутствии его представителя, предстоит разместить их в изолированном месте хранения.

Как убедиться в качестве поступивших ресурсов при входном контроле

Необходимо убедиться, что фактические качественные характеристики поступивших материальных ресурсов соответствуют нормативным (стандартным).

Для этого определите:

  • место проверки. Часто это специализированные подразделения предприятия – лаборатории, контрольно-испытательные станции и т. д.;
  • сроки проверки. Учтите, что срок не должен превышать установленного поставщиком гарантийного периода или иного времени, в течение которого поставщик готов принимать претензии по качеству ресурсов;
  • наименование источника, где указаны требования к качественным характеристикам группы ТМЦ. Это могут быть отраслевые стандарты; источник, который указал поставщик (технические условия производителя, паспорт или сертификат на изделие и т. д.) или который заказчик установил в техническом задании;
  • объем выборки – долю ТМЦ, которые подлежат входному контролю, в общем объеме поступивших ресурсов. Контроль бывает сплошным или выборочным;
  • контролера;
  • методы и средства контроля;
  • порядок маркировки ТМЦ, прошедших проверку.

В зависимости от применяемых средств контроль качественных характеристик может быть субъективным (визуальный осмотр) или инструментальным. Во втором случае нужно указать тип или марку технических средств, требования к показателям точности и т. д. Следует дать ссылку на регламент, который описывает используемый метод испытаний. Технические средства и методы проверки необходимо согласовать с поставщиком, иначе он может не принять результаты входного контроля.

Создайте форму документа, где будете фиксировать выявленные несоответствия фактических характеристик нормативным. Это может быть акт о несоответствии качества. В этом документе желательно указывать источник нормативных значений, методы и средства контроля.

Определите, когда допустимо использовать ресурсы при наличии отклонений качественных характеристик ТМЦ от нормативов, кто принимает такое решение. Предположим, контролеры проверили качество сырья и установили, что содержание полезных веществ меньше нормативов. Его возможно применять в производстве, но придется увеличить нормы расхода. Основные материалы могут иметь отклонения по геометрическим характеристикам. Их допустимо использовать для выпуска продукции, но увеличится количество отходов.

В каком порядке передавать на хранение материальные ресурсы после проведения входного контроля

Как правило, полученные активы не начинают использовать сразу после процедуры входного контроля. Поэтому необходимо определить порядок их временного хранения.

Предстоит выделить ТМЦ, которые требуют особых условий: соблюдение температурного режима, влажности и т. д., а также те, для которых установлен предельный срок хранения. По истечении этого срока активы нужно утилизировать или проверить их состояние и определить, допустимо ли их использовать. Предусмотрите контроль срока хранения.

Если товары, сырье, материалы находятся на складе компании месяц и дольше, необходимо организовать их периодический осмотр, чтобы контролировать условия хранения, количественные и качественные характеристики.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль