Как определить необходимость в изменениях системы бюджетирования компании

116
Как определить необходимость в изменениях системы бюджетирования компании
Если вы не удовлетворены действующей системой бюджетирования в компании, наши рекомендации помогут вам оценить, нужно ни вносить в нее изменения и какие. Они подскажут, в каких случаях нужны изменения и как их инициировать.

Система бюджетирования помогает эффективно управлять предприятием, только если она развивается и меняется вместе с ним, соответствует текущим требованиям и условиям бизнеса.

Когда нужны изменения в системе бюджетирования

Менять систему бюджетирования потребуется, если:

  • собственники или руководство компании планируют изменения в бизнесе;
  • менеджмент собирается усовершенствовать систему бюджетирования и другие подсистемы управления;
  • компания готовится к автоматизации управленческих процессов.

Изменения в бизнесе компании. На систему бюджетирования влияют изменения в бизнесе по таким направлениям:

  • масштаб деятельности;
  • направления деятельности;
  • организационная структура;
  • состав руководства и собственников;
  • бизнес-процессы;
  • номенклатура выпускаемой продукции;
  • производственные и технологические процессы;
  • учетная политика.

Если компания расширяет или сужает деятельность, планирует структурные преобразования, добавляет новые направления бизнеса или отказывается от части имеющихся, то изменяется ее организационная и финансовая структура.

Когда предприятие пересматривает производственные, технологические или организационные процессы, это может повлиять на состав бюджетов и бюджетных статей, способы расчета плановых показателей.

Если предприятие меняет подход к ценообразованию или к расчету финансовых результатов по направлениям, видам деятельности, это повлияет на набор показателей бюджетов и порядок их вычисления.

Смена состава руководства и собственников влияет на стиль управления, уровень централизации и подход к планированию. Это отразится на структуре бюджетов, методике расчета показателей. Может измениться и процедура формирования планов.

Развитие системы бюджетирования. Система бюджетирования может развиваться и совершенствоваться. Чем дольше предприятие формирует бюджеты, тем больше накапливает статистику, сотрудники нарабатывают опыт. Ответственные за подготовку бюджетов получают отзывы от участников процесса, включая предложения по улучшениям. Все это становится источником информации для разработки изменений.

Усовершенствовать систему бюджетирования можно, например, так:

  • отказаться от экспертных методов планирования в пользу способа, когда статья бюджета зависит от показателя-драйвера;
  • увеличить горизонт планирования, в идеале до стратегического – 7–10 лет;
  • перейти на скользящее бюджетирование;
  • ввести гибкое бюджетирование – сценарное планирование или моделирование;
  • сократить количество процедур планирования и согласования;
  • упростить корректировку бюджетов и повысить прозрачность процедур.

Если предприятие вводит такие изменения, придется создать или пересмотреть правила бюджетирования, решить, как его организовать.

Автоматизация управленческих процессов. Предположим, предприятие собирается автоматизировать бюджетирование, внедрить или усовершенствовать систему автоматизации управленческого учета, управления проектами. В результате изменится информационная база для расчета плановых показателей, степень детализации, варианты группировки данных. Предстоит пересмотреть процедуру планирования и корректировки бюджетов.

Как инициировать изменения в системе бюджетирования

Когда компания начинает применять бюджетирование, в первые два года часто возникает потребность изменить эту систему. Сотрудники выявляют спорные моменты и «белые пятна», которые менеджеры стремятся закрыть корректировками в регламентах и методиках.

Чтобы избежать «водопадного» способа управления изменениями, когда одно накладывается на другое, упорядочьте процесс. Разделите изменения на критично важные и все остальные. Критично важные изменения – те, без которых система бюджетирования не может функционировать. Предположим, забыли ввести бюджетный контроль перед оплатой счетов. Если выявили существенные недоработки, корректируйте систему бюджетирования оперативно, внося внеочередные правки и дополнения в регламенты. Остальные изменения фиксируйте по мере выявления проблем, апробируйте, накапливайте, а затем закрепляйте во внутренних документах.

Если компания использует бюджетирование более двух лет и уже наработала опыт, введите процедуру ежегодного аудита действующей системы. В рамках такого аудита предстоит анализировать:

  • накопленные предложения по изменениям;
  • прецеденты сбоев и ошибок, которые требуют скорректировать систему;
  • эффективность бюджетирования по выбранным в компании критериям;
  • соответствие системы бюджетирования другим подсистемам управления и целям бизнеса;
  • возможности развития системы в соответствии с передовыми методами для достижения стратегических целей компании.

Проводите аудит перед началом нового цикла планирования, оценивая итоги прошедшего года. По результатам проверки определяйте, какие нужны изменения.

Закрепите в бюджетном регламенте правило: перед началом бюджетного цикла в приказе о сроках представления бюджетов на предстоящий период руководитель указывает, какие бюджетные формы, нормативы, лимиты и другие контрольные показатели актуализировать.

Помимо ежегодного пересмотра системы бюджетирования, могут потребоваться внеочередные корректировки – если изменится бизнес. Инициировать правки может любой участник бюджетного процесса – обосновать потребность и сформулировать, что исправить.

Определите, кто в компании и на основании чего решает, целесообразно ли дорабатывать систему бюджетирования. Обычно такие решения принимает бюджетный комитет. Возможные критерии:

  • соответствие текущим условиям бизнеса;
  • влияние изменений на достижение поставленных бизнес-целей;
  • управляемость процесса бюджетирования;
  • точность и прозрачность данных в бюджетах и отчетах;
  • скорость формирования бюджетов;
  • трудозатраты на выполнение процедур.

Дополнительным критерием может выступать стоимость трудозатрат, например, премия проектной команды, занимающейся внедрением изменений.

Формула. Расчет месячной премии участника проектной команды

ПС = ТЗ х КЗ х С

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  ПС

Премия участника проекта

руб.

Результат расчета

  ТЗ

Трудозатраты за месяц

ч

Время, затраченное членом команды на выполнение задач

  КЗ

Коэффициент сложности задачи

ед.

Сложная предполагает коэффициент 2, обычная – 1, простая – 0

  С

Плановая расценка человеко-часа

руб.

План проектных работ

Выберите критерии в зависимости от ситуации. Используйте их, чтобы оценить эффективность введенных изменений.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль