Как регламентировать расходы сверх бюджета

238
Как регламентировать расходы сверх бюджета
Если нужно регламентировать расходы сверх бюджета, воспользуйтесь нашими рекомендациями. Они подскажут, как усилить бюджетный контроль и сократить количество заявок вне бюджета, по каким правилам учитывать сверхбюджетные платежи, инициированные генеральным директором или собственниками компании.

Чтобы часто не корректировать бюджет и не искать деньги на незапланированные расходы, утвердите основные правила согласования заявок на сверхбюджетные расходы. Для этого создайте отдельный регламент или выделите раздел в общем бюджетном регламенте. В документе пропишите:

  • какие расходы в компании считать сверхбюджетными;
  • как согласовывать заявки на сверхбюджетные расходы;
  • как финансировать сверхбюджетные расходы;
  • что делать, если собственники и директор сами тратят сверх бюджета.

Какие расходы в компании считать сверхбюджетными

В регламенте согласования сверхбюджетных расходов дайте определение сверхбюджетным расходам и обозначьте их виды. Например, разделите на две группы в зависимости от того, есть статья в бюджете или нет, проходит ли по сумме.

Как регламентировать процедуру согласования заявок на сверхбюджетные расходы

Проверьте действующую форму бюджетной заявки и по необходимости внесите в нее отдельные поля для согласования сверхбюджетных расходов. В регламенте согласования сверхбюджетных расходов кратко опишите:

  • какие поля заявки и как правильно заполнять, если признали заявку сверхбюджетной;
  • какие этапы проходит сверхбюджетная заявка;
  • кто из сотрудников согласовывает такие заявки или исполняет.

Этапы прохождения заявки на сверхбюджетные расходы. Обозначьте этапы документооборота таких заявок, а именно:

  • инициирование;
  • бюджетный контроль;
  • согласование;
  • исполнение.

Отметьте, что порядок работы со сверхбюджетными заявками почти на всех этапах такой же, как и с заявками в рамках бюджета. Исключение – согласование. Если же в вашей компании другие этапы имеют различия, опишите их отдельно.

Процедура согласования сверхбюджетных расходов начинается после того, как бюджетный контролер сверил заявку с утвержденным бюджетом центра финансовой ответственности (ЦФО) и обнаружил превышение. Распишите подробно, кто согласует такие заявки, в каком порядке и по каким критериям.

Участники процедуры согласования сверхбюджетных заявок. Определите участников процедуры на всех стадиях. Чтобы избежать недопонимания каждым участником границ своей ответственности, детализируйте их функции, права и обязанности.

Разграничьте полномочия ответственных лиц – кто имеет право утверждать сверхбюджетные расходы и на какую сумму. Отдельные виды расходов должен согласовывать только руководитель компании независимо от их размера. Обозначьте перечень таких нестандартных расходов и опишите порядок их утверждения. Так вы усилите бюджетный контроль и определите границы ответственности участников процедуры.

Как регламентировать источники финансирования сверхбюджетных расходов

Определите и пропишите в регламенте сверхбюджетных расходов, за счет чего компания может профинансировать внеплановые заявки на платеж. Например, перечислите такие источники финансирования сверхбюджетных расходов:

  • экономия по другим статьям бюджета;
  • перераспределение сроков внутри бюджетного периода;
  • внебюджетные источники.

Экономия по другим статьям бюджета ЦФО. Зафиксируйте в регламенте перечень бюджетных статей, по которым возможен внутренний зачет. Они должны быть экономически близкими.

Чтобы держатели бюджетов ЦФО при планировании не заносили расходы в любую статью, они должны понимать последствия. Если ЦФО исчерпает утвержденные лимиты по одной статье, держатель бюджета ЦФО сможет согласовать дополнительные расходы только за счет отдельных статей, утвержденных регламентом. Укажите, что по статьям, не подлежащим зачету, бюджетный контролер заявку не утвердит. Эти меры помогут точнее планировать бюджет и сократят количество сверхбюджетных заявок.

Перераспределение сроков внутри бюджетного периода. Если запланировали расходы в бюджете, но возникла потребность изменить их срок, пропишите в регламенте, как действовать в таком случае. Укажите, как оценивать целесообразность таких изменений, как анализировать, есть ли свободные денежные средства в нужную дату. Помните, что бесконтрольная оплата сверхбюджетных расходов может привести к просрочке других плановых платежей.

Внебюджетные источники финансирования. Опишите в регламенте, что в исключительных случаях генеральный и финансовый директора могут принять решение о финансировании важных сверхбюджетных расходов за счет источников, которые не предусмотрены в бюджете. Это могут быть временно свободные собственные денежные средства или даже банковский кредит.

Если сверхбюджетные расходы существенно превышают общие прогнозные расходы, то в регламенте предусмотрите необходимость скорректировать бюджет.

Формула. Расчет скорректированных плановых операционных затрат

ЗОскi = Вскi х Кзо

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  ЗОскi

Скорректированная величина операционных затрат за i-й квартал (II, III или IV)

руб.

Результат расчета

  Вскi

Скорректированная выручка за i-й квартал (II, III или IV)

руб.

Бюджет доходов и расходов

  Кзо

Поправочный коэффициент для корректировки определенной статьи операционных затрат

ед. или %

Рассчитывается по формуле

Критерии существенности отклонений, которые могут вызвать срочную корректировку бюджета, пропишите заранее в общем бюджетном регламенте компании и продублируйте в регламенте согласования расходов сверх бюджета. Ответственность за привлечение внебюджетных источников возложите на руководителя компании.

Что делать, если собственники и директор сами инициируют сверхбюджетные расходы

Чтобы другие участники бюджетного процесса не несли ответственность за сверхбюджетные расходы, которые инициировали собственники или руководитель компании, сделайте так:

  • предусмотрите в финансовой структуре компании ЦФО «Администрация», владельцем бюджета которого будет генеральный директор;
  • создайте в структуре бюджета ЦФО «Администрация» группу статей «Расходы руководства» или «Расходы на непредвиденные нужды компании», по которым учитывайте все сверхбюджетные расходы по решению собственников и директора.

Когда вы будете рассматривать итоги бюджетного периода, это позволит без больших трудозатрат вывести перерасход, очищенный от сверхбюджетных расходов по решению руководителя и собственников. Так получится справедливо оценить качество работы финансового директора и бюджетного контролера в сфере бюджетного управления. Такой подход решает две главные проблемы:

  • за сверхбюджетные расходы ЦФО «Администрация» несут ответственность сами инициаторы таких расходов – руководитель и собственники;
  • такие сверхбюджетные расходы не будут прямо влиять на результаты выполнения бюджетов других ЦФО.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль