Как разработать инструкцию для оценки надежности дебитора

143
Как разработать инструкцию для оценки надежности дебитора
Если реализуете продукцию на условиях отсрочки платежа, убедитесь, что надежность и финансовое состояние покупателей оценивают по единым правилам и без злоупотреблений. Наши рекомендации подскажут, как регламентировать действия, права и ответственность сотрудников, которые проверяют дебиторов.

Если компания предоставляет покупателям отсрочку платежа, есть риск не получить деньги вовремя. Чтобы минимизировать просроченную и безнадежную дебиторскую задолженность, разработайте инструкцию для сотрудников. В документе пропишите, как убедиться в надежности покупателя и к какой группе кредитного риска его отнести. Основные разделы инструкции:

  • общие положения;
  • необходимые документы;
  • порядок проверки покупателя;
  • группы кредитного риска;
  • права и обязанности сотрудников.

Что указать в общих положениях инструкции для оценки надежности дебитора

В общие положения документа для оценки надежности дебитора добавьте разделы:

  • термины и определения;
  • цели и задачи;
  • порядок утверждения или изменения инструкции.

Распишите термины и определения, которые используете в инструкции. Например, региональные сети – покупатели, которые зарегистрированы в регионе и имеют минимум 10 розничных магазинов с торговой площадью от 500 кв. м.

Главная цель документа – проанализировать надежность контрагента и оценить его финансовое состояние. Основные задачи:

  • утвердить список документов, которые нужно запросить у клиента;
  • закрепить единый порядок проверки дебиторов;
  • установить ответственных сотрудников за каждый этап проверки покупателей.

Пропишите, кто пересматривает инструкцию и утверждает изменения в документе. Укажите периодичность обновления регламента и причины внеплановых исправлений. Например, финансовый директор ежегодно актуализирует информацию в инструкции, а руководитель компании утверждает изменения в документе после согласования с коммерческим директором.

Какие документы нужны для оценки надежности дебитора

Укажите в инструкции, какие документы запросить сотрудникам у покупателя. Например, менеджер коммерческого отдела должен получить от клиента:

  • копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
  • копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
  • выписку из ЕГРЮЛ;
  • устав;
  • протокол и приказ о назначении руководителя и главного бухгалтера;
  • копию паспорта генерального директора, заверенную нотариально;
  • доверенность на лицо, которое подписывает договор;
  • бухгалтерский баланс за последний год;
  • отчет о финансовых результатах за последний год;
  • оборотно-сальдовую ведомость за последний отчетный период текущего года.

Менеджер должен убедиться, что полученные документы правильно заверили и на каждом листе есть:

  • дата;
  • надпись «копия верна»;
  • подпись ответственного сотрудника с расшифровкой и указанием должности;
  • печать компании-покупателя.

Если клиент новый, менеджер коммерческого отдела должен запросить у покупателя описание его бизнеса и структуры компании. Например, историю развития, виды деятельности, долю рынка и каналы сбыта. Подготовьте вопросы к клиенту в виде анкеты и приложите к инструкции. Так получите полные сведения о покупателе и не придется задавать уточняющие вопросы. Если документы без ошибок, обяжите сотрудника передать финансистам отчетность и анкету покупателя, а юристам – юридические документы.

Порядок проверки покупателя

Пропишите в инструкции, как сотрудникам убедиться в надежности контрагента. Например, юристы должны проверить:

  • действительность ИНН;
  • юридический адрес;
  • наличие покупателя в списке недействительных юридических лиц;
  • сведения о дисквалификации генерального директора;
  • имущественные претензии от других компаний. Например, проверить клиента по базам судебных приставов и арбитражного суда.

Если юристы подтверждают добросовестность покупателя, на следующем этапе проверки финансисты должны:

  • убедиться в достоверности бухгалтерской отчетности. Для этого нужно сопоставить строки бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах. Если расхождений нет, документы корректны;
  • рассчитать коэффициенты текущей ликвидности, автономии и обеспеченности собственными оборотными средствами;
  • проанализировать деловую репутацию клиента.

Формула 1. Расчет коэффициента текущей ликвидности

Расчет коэффициента текущей ликвидности

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  Ктл

Коэффициент текущей ликвидности

ед.

Результат расчета

  Ао

Оборотные активы

руб.

Бухгалтерский или управленческий баланс

  Ок

Краткосрочные обязательства

руб.

Бухгалтерский или управленческий баланс

Формула 2. Расчет коэффициента автономии

Расчет коэффициента автономии

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  КА

Коэффициент автономии

ед.

Результат расчета

  СК

Собственный капитал

руб.

Бухгалтерский баланс

  П

Совокупные пассивы

руб.

Бухгалтерский баланс

Как определить в инструкции для оценки надежности дебитора группы кредитного риска

Укажите в регламенте пять групп финансового риска покупателей:

  • группа А – незначительный;
  • группа Б – обычный;
  • группа В – повышенный;
  • группа Г – высокий;
  • группа Д – неприемлемый.

Критерии для каждой группы оформите в виде таблицы.

Объясните в регламенте финансистам: чтобы включить контрагента в определенную группу риска, все показатели из соответствующей колонки таблицы должны выполняться. Начинать сверку показателей контрагента нужно с группы А. Если одновременно пять условий не выполняются, переходите к группе Б и т. д.

Поясните работникам, что клиенту нужно повысить уровень надежности на один, если он предоставит на сумму отсрочки:

Например, если клиент из группы В предоставит банковскую гарантию, включите его в группу Б.

Как регламентировать права и обязанности сотрудников в инструкции для оценки надежности дебитора

В заключительном разделе инструкции распишите обязанности сотрудников в виде таблицы. Так удобнее выявить дублирование зон ответственности. Выделите этапы работы, ответственных работников, их обязанности и сроки исполнения. Укажите права подчиненных. Например, юристы вправе выступить с инициативой и расширить список запрашиваемых документов от клиента.

Таблица. Обязанности сотрудников (фрагмент)

Этап работы

Ответственное лицо

Обязанности

Срок исполнения, дн.

Запрос документов у покупателя

Менеджер коммерческого отдела

– запросить документы по списку;

– проверить реквизиты;

– передать информацию в юридическую и финансовую службы

14

Проверка юридических документов клиента

Ведущий юрист

– проверить действительность документов;

– убедиться, что контрагент не мошенник;

– передать результаты проверки на рассмотрение кредитному комитету

5

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль