Как контролировать своевременное получение дебиторки

Если компания предоставляет клиентам отсрочки платежа, воспользуйтесь нашими рекомендациями, чтобы обеспечить контроль взаиморасчетов и избежать кассовых разрывов. С их помощью вы сможете установить правила оперативного контроля и порядок ретроспективного контроля возврата средств.

Финансовая дисциплина – это обязательный порядок деятельности, связанной с получением и использованием денежных средств предприятия. Финансовая дисциплина необходима, чтобы избежать:

• кассовых разрывов;
• штрафов и пеней за просрочку платежей, а вместе с тем, ухудшения деловой репутации;
• блокировки расчетного счета, если банк заподозрит, что операции компании незаконны;
• недостачи наличных средств в кассе;
• штрафов за нарушение валютного законодательства;
• убытков из-за несвоевременного взыскания дебиторской задолженности и списания просроченных долгов.

Если компания предоставляет отсрочки платежа своим клиентам, необходимо обеспечить своевременный возврат дебиторской задолженности.

Оперативный контроль направлен на то, чтобы быстро выявлять просроченную задолженность и сразу же принимать меры для ее взыскания, при необходимости приостановить поставки покупателю.

Ретроспективный контроль позволяет оценивать результаты работы с дебиторской задолженностью за отчетный период.

Как обеспечить оперативный контроль получения дебиторки

Удобный инструмент, который позволяет отслеживать, своевременно ли платят покупатели, – отчет об исполнении плана поступления денежных средств. Составлять его можно ежедневно (за предыдущий день), по итогам недели или месяца. Если план поступлений не исполняется, разберитесь почему. План поступления денежных средств может быть самостоятельным документом или частью платежного календаря.

Чтобы ежедневно контролировать состояние дебиторской задолженности, используйте специальный отчет – дебиторский лист. Он позволит отслеживать возникновение просроченных долгов в детализации по покупателям, договорам, ответственным менеджерам. Оперативно выявив просроченный долг, компания будет знать как взыскать дебиторскую задолженность, чтобы вернуть его и уменьшить долю «плохой» задолженности на конец отчетного периода.

Формула. Расчет доли просроченной дебиторской задолженности

Прежде чем решать, приостанавливать ли поставки конкретному покупателю до погашения задолженности, стоит проанализировать ее структуру по срокам погашения. Данные нужно сопоставить с правилами управления дебиторской задолженностью, принятыми в компании. Если просроченные долги превышают установленные значения, отгрузки необходимо прекратить.

Как обеспечить ретроспективный контроль получения дебиторской задолженности

По итогам отчетного периода (месяца, квартала, года) анализируйте агрегированный отчет о структуре дебиторской задолженности. Он позволит оценить, насколько успешно в компании ведут работу по возврату долгов, выявить основных неплательщиков.

В конце года анализируйте отчет о списании безнадежной задолженности. Если сумма этих убытков существенна для компании, скорректируйте политику управления дебиторской задолженностью.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»