Как подготовиться к переходу на электронный документооборот с контрагентами

212
Как подготовиться к переходу на электронный документооборот с контрагентами
Если компания планирует перейти на электронный документооборот, наши рекомендации помогут вам составить план действий. Они подскажут, как договориться с контрагентами, выбрать провайдера и подготовить персонал к изменениям в работе.

Если компания собирается перейти на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами, оцените предварительно, какую часть документов удастся передавать в электронном виде. От этого зависит масштаб проекта, план работ по нему, трудозатраты и расходы компании.

Как составить план работ по переходу на электронный документооборот с контрагентами

Работы по переходу компании на электронный документооборот разбейте на блоки:

  • организационные вопросы;
  • контрагенты;
  • документооборот;
  • персонал;
  • провайдер;
  • автоматизация (увязка учетной системы компании с информационным ресурсом провайдера);
  • бюджет.

Перечислите, какие задачи предстоит выполнить в рамках каждого блока (см. пример). При необходимости скорректируйте список. Предположим, компании может быть не нужна автоматизация: отслеживать статусы оформления документов через учетную систему компании удобно, но если объем документооборота не велик, то затраты на автоматизацию не окупятся.

Определите самостоятельно, в какой последовательности выполнять перечисленные пункты. Некоторые работы можно выполнять одновременно, например, разрабатывать презентационные материалы для персонала и вести переговоры с контрагентами.

Как договориться с контрагентами о переходе на электронный документооборот

Разделите контрагентов компании на четыре группы. К каждой группе предстоит применять особый подход, чтобы договориться о переходе на электронный документооборот. Возможно, не все контрагенты согласятся, придется и дальше обмениваться с ними бумажными документами или прекратить сотрудничество.

Значимые контрагенты, которые используют электронный документооборот. Такие компании уже работают со своими провайдерами, возможно, не с теми организациями, с которыми собирается сотрудничать ваше предприятие. С контрагентами из этой группы можно действовать так:

1. Рассмотрите, целесообразно ли заключить договор с провайдером, с которым сотрудничает покупатель (поставщик).

2. Выясните, есть ли роуминг между предполагаемым провайдером вашей компании и провайдером контрагента.

3. Предложите контрагенту заключить договор с провайдером, которого выберет ваша компания.

Значимые контрагенты, которые не используют электронный документооборот. Если покупатель (поставщик) отказывается использовать электронный документооборот, а прекращать сотрудничать с ним компании невыгодно, действуйте по одному из сценариев:

1. Применяйте с таким контрагентом бумажный документооборот.

2. Назначьте встречу и попытайтесь убедить использовать электронный документооборот.

Пообещайте, что будете лояльны к возможным недочетам и поможете наладить электронный документооборот в работе с вашей компанией.

Небольшие контрагенты, которые используют электронный документооборот. К этой группе покупателей и поставщиков можно применять те же варианты действий, что и в отношении значимых контрагентов. Но переговоры целесообразно проводить в форме переписки, чтобы не тратить лишнее время. Если договориться не удается – может быть проще отказаться от сотрудничества.

Небольшие контрагенты, которые не используют электронный документооборот. Если покупатель (поставщик) не относится к ключевым партнерам компании, постарайтесь мотивировать его применять электронный документооборот с удобным вам провайдером. Варианты действий:

1. Объявить, что, например, с начала нового квартала ваша компания принимает и отправляет документы только в электронном виде.

2. Брать комиссию, если контрагент потерял первичные документы и прислал дубликаты; штрафовать, если он представил оригиналы документов позже установленного срока. Такие меры применяйте по отношению к покупателям (поставщикам), которые не вовремя отдают бумаги.

Для небольших компаний, которые обмениваются бумажными документами, стоит подготовить понятную презентацию. Если контрагенты разберутся в нюансах электронного документооборота, проще убедить их изменить порядок работы. Со всеми небольшими покупателями и поставщиками компании встретиться вряд ли возможно, поэтому убеждать будет презентация.

Как выбрать провайдера электронного документооборота

Если у компании много контрагентов, то, скорее всего, ей придется работать с несколькими провайдерами электронного документооборота. Постарайтесь минимизировать количество последних.

Выбирайте провайдеров:

  • с которыми уже работают контрагенты компании и к которым вы можете перевести значительный объем операций;
  • у которых максимальный роуминг;
  • которые могут использовать имеющиеся у компании сертификаты подписей (если они есть).

Ценовой фактор не нужно принимать во внимание. Если у провайдера нет роуминга с провайдерами ваших контрагентов, он не подходит, даже если его услуги стоят дешевле.

Как формализовать документооборот компании

Прежде чем переходить на электронный документооборот, нужно формализовать движение документов компании. Составьте или скорректируйте при необходимости:

1. Перечень документов, которые компания использует в работе с контрагентами.

2. Актуальный список должностных лиц, участвующих в документообороте. Укажите, кто:

  • создает документ – загружает в личный кабинет провайдера;
  • подписывает документ. Этим сотрудникам потребуется логин и пароль на вход в личный кабинет и сертификаты электронной подписи;
  • контролирует подписание документа контрагентом;
  • распечатывает документ и подшивает его в папку или сохраняет на сервере компании.

Такой список необходимо постоянно обновлять. Как только сотрудник увольняется, его электронную подпись нужно аннулировать и оформить для вновь назначенного на должность.

Подготовьте и закрепите во внутреннем регламенте график движения документов от момента создания до отправки в архив (см. пример).

Как подготовить персонал компании к переходу на электронный документооборот

То, насколько быстро и успешно компания перейдет на электронный документооборот, зависит от сотрудников. Чтобы они не саботировали проект, важно не заставить, а убедить в преимуществах нововведений.

Существенная статья затрат при внедрении электронного документооборота – это оплата рабочего времени сотрудников, которое они потратят на обучение работе в новой системе и урегулирование внештатных ситуаций. Проведите централизованные разъяснительные и обучающие мероприятия, чтобы снизить эти затраты.

Разъяснять и обучать начните заранее – когда руководство решило перейти на электронный документооборот. Организуйте презентацию с объяснением принципов работы для всего персонала компании, в том числе сотрудников, которые не участвуют в электронном документообороте.

Особое внимание уделите обучению подписантов. Создайте для них понятную и подробную инструкцию, желательно со скриншотами: на какой сайт заходить, какую информацию и куда вводить, какие кнопки нажимать и в какой момент, как работать с сертификатом подписи.

Убедить сотрудников поддержать проект внедрения электронного документооборота помогут такие аргументы:

  • электронная подпись по степени ответственности должностного лица ничем не отличается от физической;
  • электронный документооборот позволяет быстрее создавать и оформлять документы. Не придется звонить и выяснять, когда контрагент подпишет и отправит нужный документ;
  • документы не потеряются. Искать их будет проще.

Как запланировать расходы на внедрение электронного документооборота

Бюджет расходов на внедрение электронного документооборота состоит из следующих основных частей:

1. Стоимость услуг провайдера – составляет 10 000–20 000 руб. в год, зависит от тарифного плана. Выясните цены и заложите в бюджет.

2. Стоимость сертификата электронной подписи – 1000–2000 руб. в год, зависит от тарифного плана изготовителя сертификата.

3. Зарплата сотрудников – доплата или стоимость того времени, которое персонал потратит не на свои прямые обязанности. Расходы зависят от продолжительности выполнения задач и стоимости одного часа работы сотрудника.

Трудоемкими будут такие работы: встречи и телефонные переговоры с контрагентами, изготовление презентаций и инструкций для контрагентов и сотрудников своей компании, обучение сотрудников, урегулирование внештатных ситуаций (см. пример). Запланируйте, сколько времени потребуется.

Заложите в бюджет не только зарплату сотрудников, но и социальные отчисления с нее.

4. Стоимость автоматизации – зависит от задач, которые хочет решить компания, трудоемкости их реализации, стоимости часа работ разработчиков.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль