Как контролировать безналичные и наличные платежи

448
Как контролировать безналичные и наличные платежи
Наши рекомендации подскажут, как контролировать расчеты в рублях и иностранной валюте. С их помощью вы сможете создать правила оперативного и ретроспективного контроля казначейских операций.

Оперативный контроль платежей помогает проводить казначейские операции в соответствии с требованиями законодательства, условиями договоров, правилами компании. Ретроспективный контроль предназначен для того, чтобы по итогам периода убедиться в том, что ошибок и нарушений не было.

Чтобы обеспечить финансовую дисциплину на предприятии, разработайте правила как:

  • инициировать и согласовывать платеж;
  • определять приоритеты платежей;
  • контролировать своевременное погашение кредиторской задолженности;
  • проводить операции по счетам компании, которые банк может счесть подозрительными с позиции Закона № 115-ФЗ;
  • работать с наличными.

Как организовать оперативный контроль наличных и безналичных платежей

Оперативный контроль платежей позволяет:

  • избежать несанкционированного расходования средств, в том числе злоупотреблений со стороны сотрудников;
  • удостовериться, что операции соответствуют условиям договоров с кредиторами, поставщиками, подрядчиками;
  • убедиться, что платежи проводятся в рамках бюджета.

Чтобы оперативно контролировать безналичные и наличные платежи в рублях и иностранной валюте, используйте:

  • реестр платежей – инструмент планирования, расходная часть платежного календаря. Как правило, реестр платежей составляют на месяц в детализации по дням;
  • заявки на расходование денежных средств, на основе которых формируют реестр платежей. Заявки – это инструмент, позволяющий контролировать исполнение бюджета;
  • ежедневные отчеты об остатках денежных средств.

Процесс движения заявки на расходование средств на предприятии может быть, например, таким. Заявку создает инициатор платежа, затем ее согласовывает руководитель центра финансовой ответственности (ЦФО), к которому относится инициатор, затем утверждает финансовый или генеральный директор. Только после этого заявка поступает в оплату в казначейство или бухгалтерию. Можно дополнительно предусмотреть этап казначейского контроля перед утверждением заявки.

В правилах контроля наличных и безналичных расчетов компании отдельным блоком опишите, как проводить операции на сумму свыше 600 000 руб., перечисленные в статье 6 Закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ. Цель – своевременно принимать меры, чтобы банк не заблокировал расчетный счет компании.

Изучите, какие виды операций обязательно контролируют по Закону № 115-ФЗ. Если компания в своей деятельности не может обойтись без них, то стоит разделить сумму – так, чтобы части были менее 600 000 руб. Если это невозможно, то перед тем, как проводить операцию, нужно подготовить пакет документов, обосновывающий необходимость и подтверждающий законность сделки. Стоит заранее уведомить об операции ответственного сотрудника банка (клиентского менеджера), пояснить суть и уточнить детали операции. Разработайте инструкцию, как действовать, для исполнителя – сотрудника казначейства или бухгалтерии, ответственного за проведение платежей. Ознакомьте его с документом под подпись.

Для оперативного контроля в форме заявки на расходование средств и в реестре платежей предусмотрите поле для отметки о том, что операция подлежит проверке по Закону № 115-ФЗ. Эту отметку проставляйте при утверждении заявки. В результате операции, которые требуют контроля, выделяются в платежном календаре цветом или шрифтом. Такой же подход можно применять и для доходной части платежного календаря, если ожидаете поступления от взаимосвязанных с компанией физических и юридических лиц. Учтите, что банк контролирует и поступления на счета.

Предлагаемый способ позволит акцентировать внимание исполнителя, который должен собрать документы по сделке и уведомить банк. Кроме того, проще будет отслеживать ситуацию по операциям, которые банк может признать сомнительными.

Чтобы ежедневно контролировать, правильно ли сотрудники отразили операции по движению денежных средств в учетной программе, упростить поиск ошибки в случае технического сбоя, введите ежедневную фиксацию остатков средств. Суть меры: ежедневно к определенному времени казначейство (бухгалтерия) представляет финансовому директору или другому ответственному сотруднику отчет об остатках денежных средств на конец предыдущего дня. Сотрудник, который контролирует остатки денежных средств, сверяет данные из отчета с банковскими выписками и кассовой книгой. Если расхождений нет, он подписывает отчет. С момента визирования запрещается проводить финансовые документы, редактировать в учетной программе данные за предыдущий день. Если необходимо внести или скорректировать информацию, это делают только с разрешения ответственного лица (финансового директора, руководителя казначейства, главного бухгалтера и т. д.) на основании служебной записки.

Формула. Расчет неснижаемого остатка денежных средств

НОп = ПЛ - Пг

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

  НОП

Размер неснижаемого остатка денежных средств на конец текущего периода (дня)

руб.

Результат расчета

  ПЛ

Платежи высшего приоритета, запланированные на следующий период (день)

руб.

Реестр заявок

  ПГ

Гарантированные поступления от клиентов, ожидаемые в следующем периоде (на следующий день), которыми компания сможет сразу воспользоваться

руб.

Договоры с клиентами, с которыми компания давно сотрудничает и в соблюдении обязательств которых уверена (желательно получить подтверждение платежа)

Как обеспечить ретроспективный контроль наличных и безналичных платежей

Ретроспективный контроль платежей включает:

  • анализ исполнения бюджетов;
  • оценку состояния кредиторской задолженности на конец отчетного периода;
  • ревизию остатков наличных в кассе.

Анализ исполнения бюджетов позволяет контролировать финансовую дисциплину в длительном временном отрезке – месяц, квартал, год. Для наглядности данные об исполнении бюджета можно представить в виде светофора. Контролируйте исполнение бюджета не реже раза в месяц.

Чтобы убедиться, что компания своевременно расплачивается с контрагентами и не наращивает долги, ежемесячно проверяйте размер и структуру кредиторской задолженности. Используйте для этого специальный управленческий отчет. Важно, чтобы в составе кредиторки не было просроченных долгов.

Обеспечить сохранность денежной наличности помогут регулярные ревизии кассы – пересчет средств. Проводите проверки не реже раза в месяц. Чтобы ревизия кассы была эффективным инструментом финансового контроля, сообщайте о проверке всем ее участникам непосредственно перед началом этого мероприятия.

Принимает решение о ревизии кассы финансовый директор или другой уполномоченный сотрудник – главный бухгалтер, внутренний аудитор компании. В ходе ревизии кассы проверяющие пересчитывают имеющуюся наличность, сумму сравнивают с данными кассовой книги. Результаты ревизии оформляют актом. Можно использовать форму инвентаризационной описи наличных денежных средств ОКУД 0504088, утвержденную приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, или разработать и утвердить собственный документ. Акт подписывают участники ревизии и передают финансовому директору.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль