Четырнадцать неотложных задач перед отпуском

187
Четырнадцать неотложных задач перед отпуском
Антохова Ирина
директор по экономике и финансам ООО «Российские Коммунальные Системы»
Чтобы спокойно уйти в отпуск и не ждать звонков из офиса каждую минуту, нужно заранее подготовиться и передать дела. Своим опытом делится Ирина Антохова, директор по экономике и финансам ООО «Российские Коммунальные Системы».

Сейчас роль финансового директора компании выходит за рамки понятий «казначейство — бюджет — учет — отчетность». Он руководит кроссфункциональными проектами, может отвечать за оптимизацию продуктовой линейки, стратегическое развитие, внедрение Lean-технологий и обладать полномочиями на уровне руководителя компании. Поэтому время, когда финансовый директор уходит в отпуск, часто превращается в тяжелое испытание и для него самого, и для подчиненных, и для руководства.

Я поделюсь своим опытом, который поможет превратить долгожданный отпуск в полноценный отдых для финансового директора и снизить стресс для тех, кто остался на работе. Распишу действия по этапам. Первый лучше сделать заранее, как можно раньше.

Прямо сейчас

Чтобы всегда иметь возможность оперативно уехать в командировку, отпуск или отсутствовать по другим причинам, подготовьтесь заранее и организуйте работу своей команды. Иначе без правильной подготовки коллектива отпуск может превратиться в кошмар для вас и вашего окружения.

Мне очень повезло с сотрудниками — они организованные, мотивированные и неравнодушные к компании. Но у нас небольшая численность при полноценном объеме работы и большом количестве проектов. Поэтому отсутствие каждого сотрудника всегда становится болезненным. Чтобы оптимизировать работу, мы ввели проектное управление. Под проектом подразумеваю любую работу, у которой есть начало, конец, промежуточный и итоговый результаты. Например, подготовка отчета за I квартал. Она имеет промежуточные результаты: закрытый учет по РСБУ, закрытый учет по МСФО и т. д. и итоговый: презентацию для менеджмента и акционера. Задачами мы называем проекты продолжительностью менее двух недель. А вот визирование договоров на предмет налоговых рисков — не проект, а повторяющаяся работа.

Как только начинаем проект или открываем задачу, сразу присваиваем владельца. Он вносит свой проект в общий план работы дирекции. То есть вписывает в файл:

  • название;
  • принадлежность к тому или иному подразделению;
  • фамилию ответственного;
  • статус на текущий момент;
  • план работы и необходимые ресурсы.

Я для себя поставила ограничение — план не должен превышать трех листов формата А3 альбомной ориентации. Если мы выходим за эти пределы, то обсуждаем с руководителем компании перераспределение задач на другие дирекции.

Еженедельно по пятницам мы с ответственными за проекты сотрудниками обсуждаем результаты работы за неделю, сложности и успехи, необходимые ресурсы и ранжирование проектов по приоритету, если возникает конфликт ресурсов. Во время этих обсуждений я, как директор по экономике и финансам, также информирую коллег о статусе своих проектов. Благодаря этому все ключевые сотрудники понимают текущее состояние и механизмы работы всех проектов и могут «подхватить знамя», если одновременно будем отсутствовать и я, и мой заместитель. В свою очередь, заместитель всегда знает, у кого узнать подробности по любому из дел, если появятся вопросы у руководителя компании. Таким образом, несмотря на административную структуру дирекции, фактически у нас есть ряд руководителей проектов и несколько унифицированных специалистов.

Такая работа с персоналом требует дополнительных затрат времени на совещания и реестр проектов. Но мой опыт показывает, что это сполна окупается.

Скачайте полезный документ:

Иконка WordСпискок дел, которые надо сделать финансовому директору перед отпуском

За две недели до отпуска

Срок подготовки к отпуску должен соответствовать его продолжительности. Если уезжаете на две недели, то подготовку начните за это время.

Составьте план работ. Если в вашей дирекции нет общего графика работы, попросите всех зафиксировать задачи и проекты, которыми они занимаются, соедините их в единый план и проведите организационное совещание по статусу дел. Это поможет вам передать дела перед отпуском и принять обратно.

У любого директора есть работа, которую он выполняет только сам. Обсудите с заинтересованными лицами, какие из ваших проектов могут быть приостановлены, какие завершены до отпуска, а какие вы отдадите заместителю. Например, автоматизацию работы другой дирекции можно отложить, а получение рейтинга передать замещающему сотруднику. Составьте план дел, которые вы делегируете, передайте контакты задействованных участников.

Делегируйте. Определите заместителя на время своего отсутствия и утвердите кандидатуру у главы компании. Если вы уходите в отпуск в разгар важного проекта, то лучшей кандидатурой станет его руководитель.

Заместитель должен в первую очередь уметь брать на себя ответственность и принимать решения. Важная задача финансового директора — не демотивировать такого сотрудника. Я часто наблюдаю случаи, когда вернувшийся директор обрушивает на заместителя критику, отменяя приказы, и, что совсем недопустимо, поручает подчиненным переделать работу. С таким подходом будьте готовы, что во время следующего отпуска ваш телефон не будет умолкать, а работа встанет. Даже если вы считаете, что есть более эффективное решение, чем было принято, его надо либо мягко откорректировать, либо смириться с выбранным путем. Конечно, если вы недовольны результатом работы, в следующий раз выберите другого сотрудника. Но подрывать авторитет заместителя, критиковать при подчиненных и наказывать за то, что он дал вам возможность отдохнуть, — стратегическая ошибка.

Мы выбираем заместителя в момент составления плана отпусков и четко отслеживаем пересечения. График можно назвать идеальным, если на протяжении всего вашего отпуска остальные руководители департаментов вашей дирекции находятся на рабочих местах.

Большинство финансовых директоров обладают правом подписи документов и могут принимать самостоятельные решения. Например, утверждать платежи и договоры. Проверьте, имеет ли заместитель необходимые доверенности и технические возможности для этого. Убедитесь, например, что система документооборота позволяет ему утверждать входящие заявки. Не оставляйте никому свой пароль и электронную подпись. Это может создать неприятности в случае недобросовестности или ошибки заместителя и стать формальным поводом для налоговых инспекторов, чтобы не признать операцию.

За неделю до отпуска

Основной этап подготовки начинается за неделю до отъезда:

  • в начале недели на оперативном совещании руководителей и уведомительным сообщением по электронной почте предупредите других директоров и ключевых сотрудников о датах вашего отпуска;
  • укажите, до какого времени коллеги могут решить с вами вопросы в личном порядке;
  • представьте заместителя и сообщите о границах его полномочий (какие вопросы он может решать, какие придется отложить, а по каким из них с вами могут связаться в отпуске);
  • если кто-то из директоров ведет проекты с вашим участием, переключите его непосредственно на куратора проекта от дирекции (это особенно актуально, если другие руководители не работают с вашими подчиненными напрямую, а только через вас);
  • за несколько дней до отпуска оповестите внешних клиентов, например менеджеров ключевых для компании банков.

Вопрос связи обязательно решите заранее. Если вы планируете провести отпуск за границей, обязательно подключите роуминг и выгодный тариф. Убедитесь, что в отеле будет Wi-Fi. Лучше заранее предупредить коллег о том времени, когда вы будете на связи.

По мере готовности обязательно проведите совещание о статусе работ дирекции, чтобы понять, какие есть проблемы. Идеальный вариант — провести отчетную встречу с руководителем компании и вашим заместителем.

Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора по экономике и финансам ООО «Артпласт»

Все задачи я делю на операционную, проектную деятельность и стратегию.

Операционной деятельностью занимаются сотрудники — все регламентировано и прописано в должностных инструкциях. Руководитель лишь контролирует и разрешает конфликты.

Проектная деятельность также в компетенции сотрудников. Руководитель только помогает решать вопросы по методологии, выбирает оптимальное решение задач.

Стратегия развития направлений и компании — это задача исключительно руководителя. Эти решения принимают на совете директоров в конце отчетного периода и редко меняют в течение года. Поэтому они мало влияют на отпуск.

Перед отпуском я обсуждаю с сотрудниками их проектные задачи, чтобы расставить приоритеты. Если нужно мое участие, то решаю все вопросы. Остальное откладываю до возвращения.

Такой подход позволяет мне полноценно отдыхать без постоянных звонков и ежедневной почты. В крайнем случае, само собой, я доступен по телефону.

Перед отъездом

В последний рабочий день перед отпуском вы должны чувствовать, что дела надежно устроены. Я рекомендую напомнить участникам приостановленных проектов о датах вашего отпуска. Еще раз сообщите им к кому обращаться по переданным делам. Также напомните руководителю компании и его помощнику, кто исполняет ваши обязанности.

Сообщите коллегам удобные для вас способ и время связи. Не забудьте установить на почту функцию «заместитель». Укажите в сообщении:

  • причину и срок вашего отсутствия;
  • координаты заместителя или руководителей проектов;
  • предпочтительный способ связи с вами.

Перед отъездом встретьтесь с заместителем. Еще раз кратко оговорите его полномочия и подтвердите, что поддержите его решения. Напомните ему, какие дела вы будете контролировать по электронной почте. Я предпочитаю, чтобы по основным вопросам в переписке сотрудники продолжали ставить меня в копию, даже когда я в отпуске. Это создает взаимное ощущение контроля и позволяет мне легко войти в курс дел. При этом я не читаю всю почту. Если поступило сообщение, на которое необходимо обратить внимание, заместитель присылает мне SMS.

Когда все дела устроены и вы спокойны за работу, можно идти в отпуск. Хорошего отдыха!

Подготовлено по материалам журнала «Финансовый директор»



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...


    Рассылка



    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль