Как сформулировать будущие результаты проекта автоматизации бюджетирования

196
От качества автоматизации бюджетирования зависит, удастся ли формировать бюджеты по утвержденной методике и оперативно получать данные об их исполнении. Чтобы результаты автоматизации соответствовали ожиданиям, детально проработайте техническое задание для исполнителей. О том, как это сделать, – в наших рекомендациях.

Эффективно ли работает система бюджетирования, во многом зависит от того, качественно ли автоматизировали планирование, учет фактических данных, формирование отчетов об исполнении бюджетов. Чтобы избежать ошибок и сбоев в этих процессах, сформулируйте требования к результатам проекта автоматизации бюджетирования. Заказчик проекта – финансовая служба, а исполнителем может выступать как IT-служба компании, так и специализированная организация.

Разработайте техническое задание и опишите в нем будущие результаты автоматизации. Назначение документа:

  • служит руководством для автоматизации процессов бюджетирования;
  • позволяет контролировать ход и качество работ;
  • помогает тестировать качество работ при приемке;
  • служит обучающим материалом для сотрудников компании, которые работают с блоком бюджетирования в учетной программе.

Зафиксируйте требования к работе блока бюджетирования и задачи разработчика.

Как сформулировать общие требования к проекту автоматизации бюджетирования

Сформулируйте общие требования к проекту автоматизации на основе регламентов бюджетирования, утвержденных в компании.

Включите в первый блок технического задания описание:

В блоке с общими требованиями зафиксируйте, как заказчик и разработчик разделили ответственность за выполнение и качество работ по проекту (см. пример).

Закрепите задачи и ответственность сотрудников, которые будут работать с блоком бюджетирования в учетной программе. Это нужно, во-первых, чтобы разработчики настроили для них права доступа, а во-вторых, чтобы сотрудники заранее знали свои задачи и разобрались, как их выполнять.

Какую справочную информацию отразить в техническом задании при автоматизации бюджетирования

Разработайте и включите в техническое задание глоссарий с определениями терминов, а также справочник с расчетными формулами, которые предстоит использовать при автоматизации бюджетирования. Иначе, если у заказчика и исполнителя возникнут расхождения в трактовке понятий, результат автоматизации будет отличаться от ожидаемого.

Закрепите в техническом задании на автоматизацию бюджетирования, какие справочники необходимы и как должны быть взаимосвязаны их элементы. Укажите ответственных за актуализацию справочников.

Чтобы обеспечить работу блока бюджетирования в учетной программе, нужно создать, например, такие справочники:

  • «Центры финансовой ответственности»;
  • «Статьи бюджетов»;
  • «Версии бюджетов»;
  • «Сценарии планирования».

Как в техническом задании на автоматизацию бюджетирования разработать требования к планированию

Чтобы записывать бюджеты в программу, используйте формы ввода плановых данных – документы планирования. Назовите их, например, «Плановый бюджет». Заполняя форму, ответственный сотрудник должен выбрать вид бюджета, его версию, период бюджетирования.

Закрепите в отдельном разделе технического задания на автоматизацию бюджетирования требования к формированию планов. Опишите:

  • какие документы планирования должны быть в программе;
  • какие показатели они должны содержать;
  • как создавать документы планирования;
  • как формировать бюджеты в программе;
  • как согласовывать бюджеты.

Предусмотрите два метода планирования показателей бюджета:

  • методом начисления – для бюджета доходов и расходов (БДР);
  • кассовым методом – для бюджета движения денежных средств (БДДС).

Опишите в техническом задании алгоритмы, как согласовывать и утверждать проекты бюджетов. Укажите, кто должен визировать документы планирования, прежде чем сотрудник, ответственный за формирование бюджетов, проведет их в программе. Учтите, что бюджеты компании взаимосвязаны друг с другом. Если скорректировать показатели БДР, то изменится и БДДС. Поэтому согласовывать изменения придется в обоих бюджетах.

Как оформить требования к фактическим данным в техническом задании на автоматизации бюджетирования

Закрепите в техническом задании на автоматизацию бюджетирования требования, как отражать в учетной программе фактические данные об исполнении бюджетов. Укажите, с помощью каких документов или обработок фактические данные записывают в программу, какие показатели указывает пользователь, а какие формируются автоматически.

Опишите, как должен действовать пользователь, которому нужно подготовить данные о фактическом исполнении бюджета. Например:

1. Выбрать вид бюджета, для которого он формирует фактические данные: БДР, БДДС и т. д.

2. Заполнить аналитики формы, которая предназначена для ввода данных о факте исполнения бюджета: версия бюджета, период выборки данных, ЦФО и т. д.

3. Проверить корректность сведений о факте исполнения бюджета.

4. Провести документ в программе.

Не забудьте закрепить в техническом задании требования о создании алгоритмов:

1. Проверки корректности взаимосвязей между элементами справочника статей бюджетов и справочников «Статьи движения денежных средств», «Статьи затрат» и «Номенклатурные группы». Необходимо, чтобы программа проверяла наличие взаимосвязей по всем статьям бюджетов и выводила сообщение, если связи отсутствуют. Если этого не предусмотреть в техническом задании, то фактические данные бюджетов окажутся некорректными. Хозяйственные операции, которые содержат в аналитике элементы справочников «Статьи денежных средств», «Статьи затрат» и «Номенклатурные группы», не связанные со статьями бюджетов, не попадут в регистры бюджетирования.

2. Защиты от дублирования данных о фактическом исполнении бюджетов. Если, предположим, один пользователь сформировал документ о фактическом исполнении БДДС за отчетный месяц, то программа не должна позволить другому пользователю провести такой же документ за тот же период повторно.

Как сформулировать требования к отчетности при автоматизации бюджетирования

Сформулируйте в техническом задании на автоматизацию бюджетирования требования к отчетам об исполнении бюджетов.

В разделе технического задания, посвященном требованиям к отчетности по бюджетам, закрепите:

  • формы отчетов о выполнении бюджетов;
  • набор показателей в отчетах по бюджетам;
  • аналитику отчетов;
  • варианты настройки отчетов;
  • варианты группировки и отбора данных.

Как застраховаться от возможных рисков при реализации проекта автоматизации бюджетирования

Включите в техническое задание на автоматизацию бюджетирования раздел с описанием:

  • возможных рисков проекта;
  • способов их минимизации;
  • ответственности заказчика и подрядчика за контроль над рисками.

Этот раздел пригодится, когда вы будете принимать результаты работ: он поможет согласовать разногласия.

Каждый проект автоматизации бюджетирования уникален, перечень возможных рисков зависит от специфики бизнеса и структуры компании. Тем не менее можно выделить одинаковые для всех предприятий группы рисков. Это риски управления:

  • ресурсами проекта;
  • сроками проекта;
  • стоимостью проекта;
  • качеством проекта;
  • коммуникациями проекта.

Перечислите эти группы в техническом задании. При необходимости дополните и детализируйте перечень. Опишите, в чем заключается каждый риск, укажите степень его влияния на результат проекта (уровень критичности риска), способы минимизации и ответственного за управление риском (см. пример).

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль