Удаленная финансовая служба: выгоды и риски для компаний

274
Балабанюк Жанна
генеральный директор «R&C Kyiv Group LLC», доктор философии в области управления человеческими ресурсами, консультант
Собственники и топ-менеджмент компаний все чаще обсуждают вопросы перевода персонала на удаленный режим работы. Уже сегодня каждый 10 сотрудник в мире это – временный, внештатный фрилансер или работающий удаленно. И это быстро растущий тренд. Перед компанией стоит 2 ключевых вопроса: какие бизнес-функции финансовой службы можно перевести на удаленный режим работы и как организовать эффективную работу удаленных команд.

Работа финансовой службы имеет свою специфику, и отличается работой с первичными финансово-бухгалтерскими документами и высокой степенью конфиденциальности. В связи с этим, вопрос перевода финансовой службы на удаленный режим работы имеет свою специфику. Рассмотрим выгоды и риски для компании от перевода финансовой службы на удаленный режим работы.

Выгоды для компаний

  1. Возможность формировать международные команды высококвалифицированных сотрудников, что не всегда возможно в пределах офиса/сов или страны в которой работает компания.
  2. Отсутствие миграционных и визовых ограничений при привлечении иностранных специалистов в команду.
  3. Отсутствие привязки к соблюдению трудового права страны в которой компания осуществляет свою деятельность.
  4. Возможность быстрее и проще масштабировать бизнес.
  5. Экономия ФОТ (фонда оплаты труда) связана с выбором оптимального места налогового резидентства.
  6. Отсутствие затрат связанных с переездом сотрудников (и их семей) в другую страну.
  7. Экономия затрат на офис, содержание офиса, создание, обеспечение и поддержку рабочих мест.
  8. Мультинациональность, мультикультурность, мультирелигиозность, гендерное равенство.
  9. Гибкий график работы и возможность привлекать персонал в режиме 24/7.
  10. Персонализация социальных пакетов.

Скачайте полезный документ:

Иконка WordТрудовой договор с дистанционным сотрудником

Риски для компаний при работе удаленных сотрудников и команд

Ограничения живого личного общения между сотрудниками компании, ее партнерами и клиентами. Так как основные рабочие процессы и коммуникации проходят в онлайн режиме, не все сотрудники готовы только посредством цифровых технологий выстраивать и развивать рабочие отношения. Если внутренние межличностные коммуникации внутри команд и компании возможна наладить через периодические выездные корпоративные мероприятия, где сотрудники могут лично познакомиться друг с другом. То систему коммуникаций с клиентами и партнерами важно продумывать комбинированную, где есть как онлайн, так и офлайн взаимодействие.

Сложности в управлении удаленными сотрудниками и командами. Не во всех компаниях есть менеджмент который умеет эффективно управлять удаленными сотрудниками. Данным навыкам нужно обучать. Сегодня есть разнообразные ИТ-решения которые позволяют перевести большинство бизнес-процессов компании в CRM и ERP-системы. Которые дают возможности для планирования, координации и контроля бизнес-процессов компании. Вместе с тем, управление удаленными командами имеет свою специфику и требует от сотрудников и менеджмента высокого уровня самоорганизации, самоконтроля, ответственности. А также умения создавать атмосферу в которой сотрудники будут хотеть работать с данной компанией. Поскольку, сотрудники в которых есть опыт работы удаленно, более независимые и более склонные к смене компании-заказчика с которой работают. Также важно уметь удерживать и развивать удаленных сотрудников. Через программы развития вовлеченности и лояльности.

Дополнительные логистические и накладные расходы. Они возникают при необходимости передачи документов, осуществления перевозок или оплаты услуг связанных с жизнедеятельностью компании. Так как сегодня уже многие компании используют электронную цифровую подпись, это значительно сокращает затраты на доставку документов. Вместе с тем, для финансовой службы затраты будут связанные с получением и отправкой первичной финансово-бухгалтерской документации, поездками в контролирующие и проверяющие органы власти. Хранением и обработкой  документов, обеспечением их конфиденциальности и сохранности.

Неготовность к переходу в онлайн режим работы менеджмента и сотрудников. Несмотря на то, что новые формы управление вытесняют и заменяют старые методы управления не все готовы принимать изменения. Есть некоторая часть консервативного персонала и менеджмента которые не поддерживают и не воспринимают нововведения, а наоборот всячески им препятствуют. Спецификой удаленной работы, кроме возможности контроля через  CRM и ERP-системы всех действий сотрудников есть еще то, что работа в удаленном режиме ориентирована не на процесс (выполнение работы), а на результат (достижения результата). Не все сотрудники готовы перейти от оценки процесса выполнения работ к оценки результатов их работы. Связи с этим компании которые решили весь или часть персонала перевести на удаленный режим работы должны развивать и поддерживать культуру изменений в компании. Поощрять внедрение современных методов управления компанией.

Соблюдение конфиденциальности. Один из важных риском перед которым стоят компании. Многие компании переводя компании на удаленный режим работы используют бесплатные облака для хранения и обмена информации, а также мессенджеры для коммуникаций. С другой стороны внедрение CRM и ERP-систем в которых есть разные права доступа и использования информации также не всегда гарантируют соблюдение правил конфиденциальности. Зачастую компании подписывают очень детальные и жесткие правила о нераспространении конфиденциальной информации. Важно внедрять не только инструменты, которые позволяют контролировать действия сотрудников, через системы контроля, ограничений и ответственности за нарушения, в внедрять систему культуры работы с информации и конфиденциальности. Для работы удаленной финансовой службы данные риски достаточно высоки. Меры по защите информации и соблюдение конфиденциальности могут быть комбинированные: юридические (договора о нераспространении конфиденциальной информации), технические (установления прав доступа в CRM и ERP-системах), социально-культурные (внедрения культуры работы с информации) и управленческие (мероприятие направленые на повышения уровня лояльности и вовлеченности персонала).

Формирование и управление удаленной финансовой службой

Перед тем как принять управленческое решение о переводе финансовой службы на удаленный режим работы, важно изначально проанализировать:

  1. Какие функции финансовой службы компания готова передать на удаленный режим работы  – возможность выполнять работы удаленно, отсутствие привязки к офису.
  2. Затраты которые понесет компания при выполнении работ удаленно, создание и обслуживание удаленных рабочих мест: компьютеры, мобильные телефону, IP-телефония, услуги удаленных серверов, внедрения CRM и ER-систем. Сегодня рынок данных ИТ решений очень разнообразный и быстро развивающиеся. Компании также активно используют бесплатные облака и мессенджеры, а также ИТ-решения, плата за которые зависит от количества рабочих мест, что является оптимальным для небольшого и среднего бизнеса.
  3. Обеспечение защиты информационной безопасности (защита хранения и обмена информации и данных).
  4. Готовность и умения менеджмента компании эффективно управлять удаленными сотрудниками. Наличие необходимого опыта и компетенций управления удаленными командами.
  5. Экономический эффект от выполнения работ финансовой службы удаленно. Сопоставление затрат на выполнение работ финансовой службы в офисе и удаленно (затраты на содержание и обслуживание рабочих мест).

Если компания проанализировал каждый из пяти пунктов приходит к выводу, что она готова переводить работу финансовой службы на удаленный режим работы. Можно формировать шаги перехода – готовить юридическое, техническое, коммуникационное, социально-культурное и управленческое обеспечение. Проводить обучающие мероприятия направленные на развитие навыков работы удаленно для сотрудников и навыков управления удаленными командами для менеджмента компании. Успешный переход возможный тогда, когда внутрикорпоративная культура будет поддерживать нововведения и изменения, развивать инновационные методы управления компанией.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль