Как разработать и внедрить регламент работы с дебиторской задолженностью

393
Аракелов Андрей
финансовый директор АО «Региональный информационный центр Орловской области»
Любой регламент, тот же регламент управления дебиторской задолженностью, это лишь инструмент, с помощью которого достигаются те или иные цели. Но мало иметь молоток и гвозди. Нужно еще понимание, как им пользоваться, чтобы не повредить себе пальцы. А еще нужно знать, куда вбить этот самый гвоздь, и самое главное – зачем. Так и в случае с отсрочкой платежа, ее легко дать, но потом бывает очень трудно получить оплату. Давайте разбираться, как этим пользоваться правильно.

Прежде чем готовить регламент работы с дебиторской задолженностью, определите, для чего нужна отсрочка платежа

Управление дебиторской задолженностью начинается с определения целей, для решения которых была введена отсрочка платежа. Действительно ли это так необходимо делать?

Дебиторская задолженность может быть инструментом развития компании по двум стратегическим направлениям, маркетинговому и финансовому. Лучше, если удается идти в обоих направлениях одновременно. Первое направление подразумевает под собой:

  1. Расширение доли рынка за счет привлекательности отсрочки платежа для новых клиентов.
  2. Рост объема продаж из-за того, что существующие покупатели купят больше продукции, если им можно будет рассчитаться за нее позднее.

Поэтому, если у организации есть дебиторская задолженность, но при этом нет притока новых покупателей, то, очевидно, данный инструмент не работает для увеличения доли на рынке. Если при этом продажи растут (за счет существующих покупателей), то и это еще не значит, что это происходит за счет дебиторской задолженности. Надо выяснить: растут ли продажи в натуральном выражении, или только в денежном; что произошло со спросом на данную продукцию у покупателей ваших покупателей, у конечного потребителя и тому подобное – много других факторов могут быть причиной такой ситуации. Например, после событий на валютных рынках в предыдущие два-три года, вряд ли можно отрицать, что колебания курсов способны целые отрасли приводить либо к стагнации, либо к бурному росту.

Поэтому перед тем, как готовить регламент управления дебиторской задолженностью, надо тщательно проанализировать причины изменений, и только тогда, когда связь отсрочки платежа и роста продаж очевидна и доказана, можно сказать, что вторая цель достигается данным инструментом.

Что такое дебиторка с финансовой точки зрения

С финансовой точки зрения дебиторская задолженность является одним из активов, который, как и все другие активы должен приносить предприятию прибыль. На практике это выражается в установлении дополнительной наценки за продажу с отсрочкой, по своей сути, платой за предоставленный покупателю товарный кредит. Возможно и наоборот, предоставление скидки от стандартных цен в случае предварительной оплаты. В данном случае экономическая выгода предприятия состоит в ускорении оборачиваемости товарных запасов, которая приводит к росту рентабельности активов, то есть к повышению экономической эффективности предприятия в целом.

Отсюда следует важный вывод о том, что если:

  • не увеличиваются ни доля рынка, ни объемы продаж,
  • цена товара остается постоянной для разных условий платежа,
  • увеличение доли рынка происходит или может происходить за счет других, как внешних, так и внутренних факторов,

то применять отсрочку платежа в расчетах не имеет смысла, она просто не нужна. В таких условиях введение отсрочки повлечет только дополнительные риски, неоправданные никакими положительными результатами.

Поэтому самым первым вопросом при составлении положения о работе с дебиторской задолженностью должен стать такой: Для чего мы вообще используем этот инструмент, и что нам это дает?

Скачайте полезные документы:

Иконка WordПоложение о порядке работы с дебиторской задолженностью

Иконка WordПорядок управления дебиторской задолженностью

Иконка WordПоложение о кредитной политике

Иконка WordРаспоряжение о контроле дебиторской задолженности

Иконка WordРегламент по управлению дебиторской задолженностью

Этапы подготовки регламента управления дебиторкой

Несмотря на индивидуальные особенности каждого предприятия, перед разработкой регламента работы с дебиторской задолженностью необходимо провести анализ существующей структуры задолженности в разрезе клиентов и номенклатуры. Следующим этапом будет определение максимально допустимого и оптимального размера задолженности, то есть суммы, которую предприятие способно вложить в этот актив.

Содержание положения о работе с дебиторской задолженностью

На основе этих данных можно уже разрабатывать полноценное положение об управлении дебиторской задолженностью, которое должно включать в себя:

  1. Перечень обязательных мероприятий по сбору и анализу информации о контрагенте перед принятием решения об отсрочке платежа.
  2. Систему оценки контрагентов по установленным критериям финансовой устойчивости и платежеспособности с учетом ценности будущего сотрудничества.
  3. Кредитную политику, определяющую дифференцированные условия предоставления отсрочки (допустимый лимит задолженности, виды обеспечения, сроки платежа, размер наценок и скидок и так далее) клиентам, имеющим разный внутренний кредитный рейтинг.
  4. Способы и процедуры контроля качества дебиторской задолженности (наличие или отсутствие просрочек, оборачиваемость суммарной дебиторской задолженности, и т.п.).
  5. Действия по профилактике возникновения просроченной задолженности.
  6. Порядок документирования переговоров, ведения и хранения переписки с контрагентами, первичной документации, внесения изменений в договоры.
  7. Процедуру истребования долгов: распределение задач между ответственными сотрудниками и согласованный порядок действий, стратегия и тактика ведения переговоров на разных этапах.
  8. Формирование эффективной системы контроля динамики изменения суммарной задолженности и отслеживания сроков ее погашения.
  9. Возможность использования и правила применения рефинансирования в виде факторинга или цессии.
  10. Условия и процедура реструктуризации просроченной задолженности.
  11. Случаи и правила передачи части работ по обслуживанию задолженности на аутсорсинг.
  12. Штрафы за нарушение регламента.

Важно подчеркнуть, депремирование должно применяться именно за нарушение регламента, а не за сам факт образования просроченной дебиторской задолженности.

Чем подробнее будут проработаны разделы, связанные с профилактикой и истребованием задолженности, тем лучше. Вплоть до «скриптов» телефонных переговоров, специально подготовленных профессиональными юристами и психологами для наиболее характерных ситуаций.

ВИДЕО: Что включить в регламент контроля дебиторки

Контроль дебиторской задолженности должен быть регламентирован. Следует назначить ответственных, которые будут следить за оплатами, отгрузками, соблюдением условий заключенных договоров, своевременно составлять отчеты  срокам задолженности каждого контрагента. Подробнее на видео рассказывает Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт».

Делать самим или отдать на аутсорсинг

Привлекать внешних агентов можно для целого ряда работ:

  • юридического сопровождения;
  • профилактики возникновения проблемной задолженности;
  • судебной защиты;
  • взыскания, в том числе принудительного;
  • посредничества и представительства в проведении переговоров.

Это зачастую имеет смысл, потому что направленная специализация агентов позволяет им использовать широкий и разнообразный набор инструментов, в то время как предприятие может сконцентрироваться на основной деятельности.

Такие обязательные этапы как проверка финансового состояния, выявление неблагонадежности контрагентов, розыск должников могут выполняться как самостоятельно, так и с передачей внешним агентам.

При использовании аутсорсинга задачей функциональных служб предприятия является контроль результатов работы сторонних организаций.

Как распределить ответственность по регламенту работы с дебиторкой

Правильное распределение ответственности между сотрудниками и подразделениями – один из ключевых моментов эффективного регламента. Ошибки в этом вопросе могут не только превратить хорошее с виду положение в очередную неработающую бумажку, но и нанести ущерб отношениям с партнерами, следствием чего может стать потеря доли рынка и снижение выручки.

Сложность в том, что в работе с отсрочкой платежа изначально заложено противоречие: продать или получить деньги? Любой ценой сохранить клиента или взыскать долг любыми методами? Частично решить эти противоречия позволяет грамотное распределение обязанностей между отделами.

За что отвечает отдел продаж

Например, задача отдела продаж – продавать, поэтому отношения менеджеров по продажам с клиентами должны строиться на сотрудничестве и максимально возможном уходе от конфликтных вопросов. Работой в рамках регламента для продавцов должно быть напоминание (в том числе заблаговременное) о сроках оплаты задолженности при сохранении постоянного положительного эмоционального фона общения.

Кто занимается взысканием просроченной дебиторки

Полной противоположностью является служба безопасности, задачей которой является принудительное взыскание, основанное на давлении и конфронтации.

Такое разделение функций в глазах клиента на «хороших» менеджеров по продажам и «плохую» службу безопасности помогает нивелировать изначальное противоречие, сохраняя как  ресурсы предприятия, так и отношения с клиентами.

Роль юридической службы

Если смотреть с позиций конфронтации должника и кредитора, сравнительно нейтральной выглядит роль других подразделений предприятия. Юридическая служба собирает доказательную базу, законодательно обосновывает обеспечительные меры и способы привлечения к ответственности за нарушение сроков оплаты, защищая интересы предприятия при помощи законодательства.

За что отвечает финансовый отдел

В процессе управления задолженностью финансовая служба отвечает за:

  • учет взаиморасчетов в разрезе контрагентов, и сроков оплаты;
  • разработку и контроль исполнения кредитной политики;
  • разработку системы скидок и штрафов, мотивирующих на своевременную оплату;
  • подтверждение реальности сумм задолженности, отраженных в учете, при помощи актов сверок;
  • определение оптимальных параметров суммарной дебиторской задолженности путем сопоставления с размерами и показателями оборачиваемости кредиторской задолженности;
  • определение фактических затрат на исполнение регламента;
  • разработку системы мотивации.

Использование практики формирования резервов по сомнительным долгам обеспечивает источники для покрытия убытков, возникающих из-за неплатежей.

Как мотивировать людей соблюдать регламент работы с дебиторкой и мотивация

Правильное распределение обязанностей еще не гарантирует успешного внедрения регламента в жизнь организации. Любое организационное решение всегда должно подкрепляться соответствующей мотивацией, а, говоря точнее, оплатой за результат работы. Итоговым результатом введения регламента должно стать погашение имеющейся задолженности, желательно своевременное.

При разработке системы мотивации важно чтобы основной функционал сотрудников не страдал при внедрении очередного регламента. К примеру, продавцов не снимается задача продавать, а с юристов – вести дела в суде, вне зависимости от того, будет этот долг в дальнейшем оплачен или нет. Поэтому желательно переменную составляющую заработной платы разделить в определенной пропорции между основными обязанностями и исполнением процедур управления дебиторской задолженностью.

Мотивировать соблюдать условия положения по работе с дебиторкой надо не только сотрудников организации, но и клиентов. Скидки, стимулирующие сокращение сроков оплаты оправданы не меньше, чем штрафные санкции ведь, тем самым, при сохранении отсрочки платежа как маркетингового инструмента, предприятие ускоряет оборачиваемость средств, вложенных в дебиторскую задолженность.

Выводы

Управление дебиторской задолженностью, это комплекс мер, затрагивающих практически всю структуру организации. Все эти меры должны приводить к созданию баланса краткосрочной экономической выгоды, долгосрочных маркетинговых целей с одной стороны, и рисков снижения платежеспособности – с другой. Такого результата можно достичь согласованием административной, маркетинговой, кредитной и учетной политик компании. Если к этому добавить правильное распределение ответственности между сотрудниками и отделами и постоянный контроль ситуации, то продажа с отсрочкой платежа будет эффективным инструментом развития предприятия.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль