Как управлять проектами финансовой службы

150
Решение поможет финансовому директору разработать правила управления проектами, грамотно распределить нагрузку между сотрудниками финансовой службы.

Финансовая служба постоянно занимается проектами: разрабатывает новые управленческие отчеты, оптимизирует налоговую нагрузку, внедряет и дорабатывает учетные программы. Чтобы добиться успеха, не потратить впустую деньги и время, разработайте правила управления проектами.

Как осуществлять планирование и управление проектами финансовой службы

Если беретесь за какой-либо проект, сразу подготовьте план действий, зафиксируйте его на бумаге. Когда в цепочке от идеи проекта до результата нет описанных шагов, именно в этом месте возникнут трудности.

Кто должен составлять план? Руководитель, у которого есть стратегическое видение проекта и его целей. Как вариант, подчиненные, которые хорошо разбираются в деталях и нюансах предстоящей работы. Например, укрупненный план готовит руководство, а деталями и конкретными действиями его наполняют исполнители. Над планом могут работать разные специалисты, но его содержание должно быть понятно всем. Финансистам ясны шаги, которые запланировала ИТ-служба, и наоборот.

Если это проект масштабный, введите подзадачи, но не начинайте проект, если нет последнего пункта.

Как планировать сроки реализации проектов финансовой службы

Запланировали, поставьте срок. План без сроков – не план. Если проект предусматривает последовательные шаги, увяжите между собой сроки. Диаграмма Ганта поможет увидеть зависимости и оптимизировать время. Так сможете моделировать развитие ситуации и, если потребуется, вовремя остановить работы по проекту, сэкономив средства компании.

Когда срок указать нельзя, приведите интервал дат. Сроки должны быть объективными. Мало времени – потеряли в качестве. Много – затянули проект, люди устали и перестали верить в успех своей работы.

Когда составите план действий, проверьте, соблюдаются ли сроки «годности». Главное, чтобы не вышло так, что к тому времени, как завершите проект, он уже утратит свою актуальность.

Как контролировать реализацию проектов финансовой службы

Получили промежуточный результат? Сверьте его с заказчиком. Важно понимать, правильно ли проектная команда выполняет этапы проекта. Например, финансовая служба создает отчет под задачи коммерческой службы. Первый этап – определить требования к данным в отчете. Финансовый менеджер перечислил сведения, которые будут в документе, – выполнил первый этап. Далее надо сверить получившийся список с заказчиком, представителем коммерческой службы. Так будете уверены, что проект движется в правильном направлении. К тому же такой подход поможет вовремя учесть замечания и дополнения.

Как вносить изменения в проекты финансовой службы в ходе их реализации

После точки невозврата никаких изменений. Любая задача по ходу решения обрастает новыми подробностями и дополнениями. Это свойственно многим проектам, особенно если идея нова для их инициаторов. Определите точки невозврата – этапы, после которых правки и изменения станут слишком дороги для компании.

Например, холдинг планирует открыть клинику. Потребуется найти и отремонтировать помещение, получить лицензии. Но, прежде чем начать ремонт и собирать документы, надо решить, не планируют ли зачинщики проекта расширить список услуг. Если об этом вспомнить после того, как компания получит лицензии, работы придется провести заново.

Как установить четкие цели для проектов финансовой службы

Невозможно работать над проектом с размытыми целями. Заложите время на уточнения и поиск конкретики. Без них потеряете силы и деньги, а на выходе получите совершенно не тот результат, на который рассчитывал заказчик проекта.

Не беритесь за работу, если задачи звучат так: «надо усовершенствовать отчет», «сократить сроки подготовки отчетности», «улучшить форму ввода данных и сделать ее удобнее». Задавайте заказчикам уточняющие вопросы. Если речь идет о каком-либо улучшении, выясняйте, что именно не устраивает и мешает работе.

Как определить реалистичные сроки реализации проектов финансовой службы

Оптимизм в части сроков и ресурсов неуместен. Распространенная ситуация, когда руководитель финансовой службы поддался на уговоры и согласился на заведомо невыполнимые условия: сроки или затраты. Что в итоге? Сроки сорваны, руководство недовольно.

Учитесь вовремя сказать «нет». И лучше отказать в момент постановки задачи, когда еще можно обсуждать стоимость проекта и его сроки.

Как распределить ответственность за реализацию проектов финансовой службы

Не может быть задач без ответственных. Назначьте ответственных за каждый этап проекта. Так избежите двойной работы и всегда будете знать, у кого спросить о промежуточных итогах и конечном результате. На практике это может выглядеть так. Напротив каждого пункта из вашего плана проекта укажите фамилию конкретного сотрудника.

Как организовать работу сотрудников над проектами финансовой службы

Команде нужны правила общения, сами не договорятся. Проект пойдет быстрее, если заранее подумать, как будут взаимодействовать и обмениваться информацией члены команды. Сейчас много сервисов, позволяющих создавать групповые задачи. Выберите тот, который вам подходит больше.

Обязательно договоритесь о сроках получения ответа или предоставления информации. Например, разработчик обязан ответить на вопрос в течение 24 часов. В противном случае сложно выдерживать сроки работ.

Как планировать затраты на проекты финансовой службы

Надейся на лучшее, но рассчитывай затраты по варианту «худшее». Менеджеры, инициировавшие проект, заинтересованы «продать» его руководству компании. Часто они описывают лишь положительные стороны идеи, а значит, показывают минимум затрат. Когда проект утвердили и приступили к реализации, оказывается, что дела обстоят иначе.

Рассчитайте два варианта стоимости для каждой из работ по проекту. Первый – оптимистичный вариант, второй – пессимистичный. Заодно оцените максимальные потери на случай, если проект провалится. Такой риск нельзя исключить (например, см. Как избежать перерасхода при внедрении корпоративной информационной системы). Оцените рентабельность инвестиций в проект.

Формула. Расчет коэффициента рентабельности инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы

Расчет коэффициента рентабельности инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

Рентабельность инвестиций

Рентабельность инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы (Return on investment)

%

Результат расчета

Рентабельность инвестиций

Выгоды от внедрения комплексной информационной системы

руб.

Оцениваются экспертно. Подробнее см. Какие выгоды может получить компания от внедрения комплексной информационной системы.

Рентабельность инвестиций

Совокупная стоимость владения комплексной информационной системой (Total cost of ownership)

руб.

Включает как первоначальные затраты (на внедрение), так и все последующие расходы (на эксплуатацию, доработку и т. п.). Подробнее см. Как оценить затраты на использование комплексной информационной системы.

Как спланировать текущую работу финансовой службы при реализации проектов

Проектные задачи и текущая работа плохо сочетаются. Не стоит поручать проектные задачи сотрудникам, заваленным рутинной работой. Закончится плохо. Звучит не ново, но об этом часто забывают. Например, компания ведет управленческую отчетность в Excel. Если запустить и выполнить проект по переходу на какую-либо автоматизированную учетную систему, она сократит затраты, в отчетности будет меньше ошибок, а финансисты станут меньше времени тратить на подготовку отчетов. Кто будет работать над таким проектом? Конечно, те специалисты, которые хорошо разбираются в специфике управленческого учета компании, – те самые люди, которые сейчас ведут учет вручную. Отсюда вопрос: они должны начать работать по ночам или они до этого только делали вид, что трудятся? О том, как мотивировать сотрудников, см. пример Как мотивировать сотрудников финансовой службы, участвующих в проекте автоматизации.

Как организовать обучение сотрудников при работе над проектами финансовой службы

Последний пункт проекта – обучение. Обучение – логическое продолжение любых нововведений. Без этого результата не добиться.

Если компания внедрила новую информационную систему, но сотрудников не научили с ней работать – в результате придется исправлять ошибки. Создали новый отчет для пользователей, но не объяснили, как в дальнейшем интерпретировать его данные, – ждите неверных решений от менеджеров.

Как управлять проектами финансовой службы после их реализации

Запланированную дату старта должны знать все. Когда в компании разрабатывают новый продукт или отчет, внедряют новую учетную систему, сотрудники, которых коснутся нововведения, живут с мыслью: «Нам пока ничего делать не надо». Потом наступает момент «Ч». Проект завершили и передали в эксплуатацию, пора работать по-новому, а никто не готов.

Поэтому очень важно закрепить сроки начала работ, которые выполняет уже не команда проекта, а сотрудники компании. Те, для кого проект внедряли. Не забудьте заранее сообщить об этих сроках всем заинтересованным лицам.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль