Как оценить эффективность работы финансовой службы

Чтобы оценить эффективность работы финансового департамента и его сотрудников, воспользуйтесь нашими рекомендациями. Они помогут оптимизировать деятельность подразделения или пересмотреть систему мотивации подчиненных.

Чтобы оценить эффективность работы финансовой службы и ее сотрудников, сформулируйте основные задачи работы подразделения. Как правило, их пять:

• работа с бюджетом;
• управление платежами и финансирование;
• регламентированный учет и налоговое планирование;
• составление управленческой отчетности;
• смарт-задачи финансовой службы.

Выберите показатели эффективности сотрудника или всего подразделения для каждой из задач. Затем присвойте вес показателям в процентах. Сумма всех весов должна быть равна 100 процентам.

Формула. Расчет показателя эффективности работы отдела финансовой службы

Далее определите формат оценки: балльная или нормативная. При нормативной вы можете учитывать не только сам факт выполнения, но и перевыполнение – улучшение норматива. Тогда фактический показатель может быть больше 100 процентов.

Оцените работу сотрудников по выбранным показателям. Чтобы охарактеризовать деятельность службы в целом, воспользуйтесь одним из двух способов. Первый – рассчитайте средний балл работников. Второй – отдельно оцените работу финансовой службы как подразделения и каждого сотрудника.

Учтите, успех системы оценки финансового департамента во многом зависит от корректного выбора показателей эффективности.

Определите, кто будет выставлять отметки департаменту за работу: генеральный директор или рабочая группа (см. пример).

Как определить эффективность работы финансовой службы с бюджетом

Работу с бюджетом можно разбить на две подзадачи: составление бюджета и контроль за его исполнением. Чтобы оценить качество составления бюджета – точность планирования, выберите показатель «Отклонение фактической чистой прибыли от бюджетной». Этот показатель важен для акционеров и топ-менеджеров. От него зависят размер дивидендов первых и годовые бонусы вторых. Норматив для этого показателя установите на свое усмотрение, например, в пределах от 90 до 120 процентов (о других показателях см. Какие отклонения факта от плана считать критичными).

Эффективность работы по второй подзадаче – контролю исполнения бюджета – характеризует показатель «Процент выполнения бюджета по расходам».

Учтите, что прямые расходы стоит оценивать в паре с процентом выполнения плана или перевыполнения по доходам. Если план по доходам превысили на 30 процентов, а прямые расходы больше на 20 процентов, то это эффективная работа компании, а не излишние траты. Накладные расходы в идеале не должны превышать бюджетные показатели.

Как оценить качество работы финансовой службы по управлению платежеспособностью

Управление платежами и финансирование подразумевает две задачи: не допустить кассовых разрывов и при необходимости привлечь заемный капитал. Дефицит ликвидности на счетах компании оцените с помощью показателя «Количество дней задержки по оплатам важных или обязательных платежей». Задержка запланированной оплаты даже на один день свидетельствует о предстоящем или уже наступившем кассовом разрыве. Если в компании затяжной дефицит ликвидности, то работу по данному блоку оценивайте по показателю «Динамика просроченной кредиторской задолженности». Измеряйте его как в рублях, так и в днях. Если финансируете деятельность за счет кредитов и займов, оцените прирост или уменьшение тела кредита.

Качество работы по привлечению заемного капитала имеет смысл оценивать по эффективной ставке процентов. А сроки и своевременность получения кредитов – по динамике кредиторской задолженности.

Как определить эффективность налогового планирования

Качество налогового планирования и регламентированного учета оцените по изменению налоговой нагрузки. Не стоит использовать абсолютное значение выплат в бюджет. Их рост может свидетельствовать не о плохой работе финансового департамента, а о развитии бизнеса. Налоговая нагрузка – это относительный показатель, он лишен таких недостатков.

Оцените количество и сумму пеней. Их рост говорит о плохой работе налогового департамента. Проведите дополнительный анализ участка налогообложения, по которому увеличились штрафы. Обратите внимание и на участки, где пени выставляли за год несколько раз по одному и тому же налогу.

Как оценить работу с управленческой отчетностью

Финансовый департамент должен составить управленческую отчетность вовремя и без ошибок. Чтобы оценить своевременность подготовки, используйте показатель «Отсутствие просрочек по представлению отчетов». Если составить отчеты вовремя все же не получается, то выручит показатель «Сокращение длины просрочек».

Качество управленческой отчетности характеризует показатель «Отсутствие в сданной отчетности корректировок». Если сотрудники допускают ошибки, то вводим показатель «Процент корректировки», он не должен превышать установленный процент от величины прибыли. К примеру, изменение статьи расходов, которое приводит к уменьшению чистой прибыли, за период менее чем на 3 процента не считается существенной ошибкой.

Какие смарт-задачи реализует финансовая служба и как

Соберите в блоке смарт-задач нетипичные задачи для финансовой службы. Примеры смарт-задач: переход компании на зарплатный проект в другой банк, автоматизация учета, подготовка к тендеру и т. д.

Динамические показатели для оценки смарт-задач не работают, поскольку не существует аналогичных задач в прошлых периодах. Оцените их выполнение при помощи показателя «Соблюдение сроков реализации». Не забудьте и о показателе «Достижение желаемого результата». Ведь если все сроки соблюдены, а результат не соответствует ожиданиям, качество исполнения и проработки вопроса оказалось не на должном уровне.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»