Методы управления дебиторской задолженностью предприятия

865
Круглова Людмила
заместитель директора департамента правового сопровождения бизнеса КСК групп
В статье разберем методы управления дебиторской задолженностью предприятия, которые помогают существенно снизить объем невозможных к взысканию долгов.

Вопрос управления дебиторской задолженностью требует тщательной проработки, поскольку, прежде всего, это вопрос финансовой устойчивости и, следовательно, безопасности бизнеса. Наличие просроченной дебиторки может повлечь негативные последствия для кредитора, начиная от возникновения кассовых разрывов, и заканчивая его неплатежеспособностью.

Методы управления дебиторской задолженностью предприятия на этапе заключения сделки

Любую проблему проще предотвратить, чем решить. Снижение общей суммы дебиторской задолженности в целом, предотвращение появление «рискованной» задолженности предполагает работу «на опережение».

Для снижения дебиторки проверяйте потенциальных контрагентов

Понятие «проявления должной осмотрительности» прочно и неразрывно связывают с налоговой выгодой, взаимодействием с налоговыми органами. Однако формирование качественного регламента проверки контрагентов и точное следование ему позволяет совместить полезное с полезным – снизить риск привлечения к налоговой ответственности за взаимодействие с «недобросовестными» контрагентами, и не допустить возникновения задолженности, невозможной к взысканию в связи с неплатежеспособностью должника. Это один из основных методов управления дебиторской задолженностью предприятия.

Необходимо выявлять потенциально неплатежеспособных клиентов еще на стадии переговоров. Для снижения дебиторской задолженности, а точнее, чтобы не допустить возникновения просроченных долгов, при проверке контрагента, отсеивайте компании, имеющие признаки «однодневки» (с «массовыми» учредителями и руководителями, созданные менее года назад, числящиеся в негативных реестрах ФНС, не имеющие достаточного количества штатных сотрудников, и т.п.) Проверку по этому направлению можно провести по общедоступным базам (nalog.ru, СПАРК-интерфакс и т.п.), а также запросив информацию у самого контрагента:

  1. Выявите и отсейте компании, находящиеся в ликвидации или в процедуре банкротства (осуществляется путем проверки юридического лица по соответствующим реестрам).
  2. Исключите взаимодействие с компаниями, уже имеющими репутацию «злостных неплательщиков». Таковых можно вычислить по информации о соответствующих делах на сайте kad.arbitr.ru, осуществив запрос по ИНН или названию компании. Причем желательно проверить не только саму компанию, с которой вы планируете взаимодействовать, но и юридические лица, взаимосвязанные с ней.

Скачайте полезные документы:

Иконка WordПолитика управления дебиторской задолженностью

Иконка WordРаспоряжение о контроле дебиторской задолженности

Иконка WordПоложение о порядке предоставления товарного кредита контрагентам

Иконка WordИнструкция по расчету лимита дебиторской задолженности

Каких контрагентов проверять

Многие компании работают с большим количеством контрагентов, перечень которых постоянно пополняется, и проверять каждого из которых не целесообразно. В этом случае для оптимизации проверок контрагентов следует закрепить «лимит» по сумме сделок (желательно по сумме сделок за определенный период, например, год), при превышении которого контрагент подлежит обязательной проверке. При определении лимита необходимо учитывать риски потерь: какую сумму компания готова безболезненно потерять, за которую не будет бороться, в случае недобросовестного поведения контрагента.

Кроме того, для эффективного управления дебиторской задолженностью, следует закрепить на уровне нормативных документов компании, какие именно сотрудники обязаны осуществлять проверку контрагентов по регламенту. При отсутствии закрепленных исполнителей, даже самая совершенная процедура проверки работать не будет.

ВИДЕО: Как оценить прибыльность и надежность покупателя

Как оценить прибыльность и надежность покупателя советует Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора  по экономике и финансам компании «Артпласт»

Эффективный метод управления дебиторкой предприятия – не давать в долг

Дебиторской задолженности не возникает у того, кто не дает в долг. Жесткая платежная политика предполагает отсутствие или сведение к минимуму перечисляемых в адрес поставщиков (исполнителей) авансов, и, с другой стороны, отсутствие или сведение к минимуму условий об отсрочках платежей с покупателями (заказчиками).

Конечно, в современных реалиях подобную тактику могут позволить себе лишь очень крупные участники рынка, которые имеют возможность диктовать остальным свои условия. Остальным, в целях сохранения клиентов приходится постоянно маневрировать. Но осуществление этих маневров также следует формализовать. Отдавать решение о возможности / невозможности авансирования полностью на откуп менеджерам не целесообразно, это может быть чревато злоупотреблениями или халатностью, которые приведут к возникновению задолженности.

Предоставляйте отсрочку только надежным контрагентам

Оптимальный вариант – связать правила формирования условий об оплатах и поставках с «надежностью» контрагента, определяемой на стадии его проверки. Чем менее надежен контрагент (работает с компанией впервые, отсутствуют рекомендации партнеров, существует менее трех лет, имеются споры по возврату долгов, в которых контрагент выступает ответчиком и т.д.) и чем больше сумма сделки с ним, тем более жесткие условия в части авансирования / рассрочки следует закреплять в договорах. Также следует сформулировать правила о приостановлении авансирования / предоставления рассрочек в случае нарушения контрагентом сроков оплаты/поставок.

Данные правила также необходимо закрепить, например, в том же регламенте работы с контрагентами, в качестве второй его части (правила предоставления авансирования / рассрочки). Сотрудники, осуществляющие взаимодействие с покупателями и поставщиками, должны быть ознакомлены с этими правилами, условие о следовании им должно быть закреплено в должностной инструкции или в трудовом договоре.

Отмечу также, что одним из эффективных способов борьбы с постоянно возникающей просроченной дебиторкой является соответствующая мотивация персонала. Заложите показатели дебиторской задолженности в систему мотивации сотрудников компании, занимающихся продажами или поставками. Это будет способствовать уменьшению случаев нарушения регламента «предоставления рассрочки», а кроме того, будет мотивировать сотрудников осуществлять все необходимые действия по работе с контрагентами в целях скорейшего закрытия дебиторки. Например, в нашей компании сумма премии менеджеров напрямую зависит от суммы долгов закрепленных за ними клиентов – чем больше долг, тем меньше премия. С момента введения такого рода мотивации объем общей дебиторки компании сократился на 25%.

Методы выявления просроченной дебиторской задолженности или задолженности с истекающим сроком исполнения

Работа с дебиторской задолженностью на этапе реализации договора заключается в регулярном контроле и анализе данных учета расчетов с контрагентами. Чем раньше выявлена проблемная задолженность, тем больше шансов на ее погашение. Наиболее эффективным этот процесс становится в случае грамотной автоматизации.

Дня начала следует обеспечить закрепление информации о сроках платежей / поставок (работ, услуг) в соответствующей базе данных. Это может быть база данных 1С, или какая-либо система автоматизации бизнес-процессов, учета и управления. Для этого, во-первых, необходимо такой учет настроить, а во-вторых, обязать исполнителей заносить соответствующие данные в базу.

Следующим шагом автоматизации контроля над дебиторской задолженностью является настройка уведомлений о состоянии соблюдения сроков оплаты / поставки (завершения работ). В данном случае, ответственным лицам должны приходить автоматические напоминания о приближении даты погашения задолженности, а также об ее просрочке. См пример отчета о состоянии дебиторской задолженности в таблице.

Таблица. Пример отчета о состоянии дебиторской задолженности по клиенту на 01.11.2016

№ товарно-
транспортной
накладной

Дата
отгрузки

Сумма
отгрузки,
тыс. руб.

Отсрочка,
к. дн.

Ожидаемый
срок оплаты

Дата
поступления
денег

Оплата, поступившая за период, тыс. руб.

Просроченная
задолженность

0 дн.

до 7 дн.

до 30 дн.

до 60 дн.

свыше
60 дн.

сумма,
тыс. руб.

срок, дн.

103

05.10.16

100

7

12.10.16

14.10.16

40

60

2

15.10.16

40

20

3

25.10.16

20

0

13

225

16.10.16

250

7

23.10.16

25.10.16

180

70

2

01.11.16

70

0

9

Итого:

350

7

-

-

0

260

90

0

0

0

6*

Поступление денег по срокам, %

74
(260 : 350×100)

26
(90 : 350×100)

0

0

* Средний срок просрочки платежа.

В завершении можно автоматизировать и рассылку контрагентам писем-напоминаний о необходимости погасить задолженность, либо осуществить поставку (завершить работы, услуги).

В случае невозможности осуществления автоматизации описанных процессов, их следует наладить в «ручном» режиме:

  1. Установите периодичность мониторинга дебиторской задолженности (величина периода зависит от бизнес-процессов компании, в любом случае, не рекомендую устанавливать период более 1 квартала).
  2. Определите механизм проверки (например, анализ счетов 60, 62, 76 в системе бухгалтерского учета, сверка данных учета с данными договоров о сроках оплаты/поставки).
  3. Закрепите порядок действий при выявлении задолженности с истекающим сроком или просроченной, назначить сотрудников, ответственных за выполнение этих действий.

Методы выявления должников, находящихся на стадии ликвидации или в процедуре банкротства

Действия по выявлению контрагентов, находящихся на стадии ликвидации или банкротства нужно проводить как на этапе заключения договора, так и в ходе текущей работы с дебиторами. Любой контрагент компании может оказаться в ситуации (случайно или преднамеренно), когда он становится неспособным погасить долги или когда его собственники принимают решение о ликвидации. Выявив такого должника в самом начале сворачивания его деятельности, можно значительно увеличить шансы на возврат долга.

Если работа с клиентом складывается на постоянной основе, договоры с ним регулярно пролонгируются или перезаключаются, проверку на предмет ликвидации / банкротства, следует проводить не реже 1 раза в квартал.

Кроме того, для своевременного выявления введения процедуры банкротства и включения в состав кредиторов, такую проверку следует регулярно проводить в течение всего процесса работы с просроченной дебиторской задолженностью:

  • в момент выявления просроченной дебиторской задолженности;
  • ежемесячно в ходе проведения претензионной работы (если претензионный процесс затягивается более, чем на месяц);
  • во время судебного процесса по взысканию;
  • в ходе взыскания задолженности в рамках исполнительного производства.

Проверка контрагентов на предмет нахождения их в стадии ликвидации / банкротства проводится с использованием различных ресурсов (www.nalog.ru., http://bankruptcy.kommersant.ru/, www.fedresurs.ru, www.kad.arbitr.ru). Проверять информацию следует по нескольким ресурсам одновременно, поскольку не всегда и не везде информация актуализируется своевременно.

Методы ведения претензионной работы в связи с возникновением просроченной дебиторской задолженности

Использование некоторых методов претензионной работы часто позволяет добиться погашения задолженности в достаточно короткие сроки, причем еще до вовлечения в этот процесс юристов (см. рисунок).

Претензионную работу с просроченной дебиторской задолженностью можно разделить на досудебную и судебную, а досудебную, в свою очередь, на «психологическую» и «правовую».

Рисунок. Какими способами российские компании пытаюся вернуть просроченную дебиторку

Какими способами российские компании пытаюся вернуть просроченную дебиторку

Психологические приемы работы по возвращению просроченной дебиторки

Проведение устных телефонных или очных переговоров, а также направление контрагентам писем с информацией о просрочке сразу после ее выявления позволяет напомнить дебитору о задолженности, выяснить причины просрочки платежа, договориться о сроках погашения. Такие приемы можно назвать «психологическими», поскольку с правовой точки зрения они необязательны и на порядок взыскания не влияют. Однако он позволяют дать понять «забывчивому» должнику, что кредитор помнит о задолженности, заинтересован в ее возврате и готов заниматься ее взысканием. Ряд должников уже на этом этапе погашают долги, не желая доводить дело до судебного разбирательства.

Правовая работа

Если проведение переговоров и переписка не привели к погашению задолженности в разумный срок, следует приступать к «правовой» претензионной работе. Отмечу, что разумный срок в данном случае определяется организацией самостоятельно, исходя из реалий ее деятельности и особенностей работы с конкретным контрагентом. Тем не менее, следует придерживаться общепринятой практики, согласно которой, разумным сроком для «устного» взаимодействия по урегулированию задолженности является срок от 2 до 15 дней с момента возникновения (выявления) просрочки.

Претензионная работа в правовом смысле предполагает подготовку официальной письменной претензии, без оформления которой обратиться в суд с заявлением о взыскании задолженности будет невозможно (в силу п.5 ст.4 АПК РФ в редакции, действующей с 01.06.2016). Составление такой претензии я рекомендую осуществлять уже с помощью юриста, поскольку пробелы, ошибки, допущенные в претензии, могут повлечь впоследствии возврат искового заявления в связи с несоблюдением претензионного порядка. Вам может пригодиться Методы управления дебиторской задолженностьюформа уведомления о взыскании дебиторской задолженности.

Отмечу, что существует множество нюансов, связанных с дальнейшим урегулированием и взысканием задолженности. В их числе сформированные практикой правила оформления досудебной претензии, особенности ведения судебного процесса по взысканию, взыскание с должника-банкрота, с ликвидирующегося должника, и даже возможности и особенности возврата долгов ликвидированных компаний. Однако эти вопросы находятся уже в зоне ответственности юристов компании.

В заключении отмечу, что реализация всей совокупности описанных методов управления дебиторской задолженностью предприятия, позволяет решить целый ряд проблем:

  1. Уменьшается доля просроченной и невозможной к взысканию дебиторской задолженности (в среднем на 25-30%), и как следствие, сокращаются убытки, связанные с ее возникновением.
  2.  Снижаются расходы по взысканию задолженности (на оплату юридических услуг, пошлин и т.п.).

Но чтобы этого результата добиться, необходимо:

  • письменно сформулировать соответствующие правила и закрепить их в виде локальных нормативных актов компании;
  • назначить ответственных сотрудников, обучить их этим правилам и замотивировать на их выполнение.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль