Собственная бухгалтерия или аутсорсинг: как сравнить и выбрать

645
Один из возможных способов экономии – поручить аутсорсинговой компании вести бухгалтерский и налоговый учет, составлять отчетность. Если перед вами встала такая задача, воспользуйтесь нашими рекомендациями, чтобы сравнить варианты и выбрать оптимальный.

Собственная бухгалтерия VS аутсорсинг

Чтобы оценить, что выгоднее: оставить собственную бухгалтерию или передать учетные функции компании-аутсорсеру, сравните:

  • стоимость услуг аутсорсера и затраты на штатных бухгалтеров;
  • скорость обработки бухгалтерской информации – как быстро документы попадают в учетную программу, вовремя ли сотрудники составляют отчетность.

На выбор может влиять:

  • возможность контролировать качество работы специалистов;
  • соблюдение конфиденциальности аутсорсером;
  • разделение финансовых рисков – кто платит штрафы за нарушение сроков сдачи и ошибки в отчетности.

Если компания остановится на собственной бухгалтерии, то получит следующие плюсы:

  • конфиденциальная информация не попадет к сторонней компании;
  • будет проще контролировать исполнителей;
  • эффективную работу – у сотрудников компании мотивация на конечный результат сильнее;
  • высокую скорость обработки бухгалтерской информации.

Если компания решит обратиться к аутсорсерам, то:

  • не возникнет расходов, связанных с содержанием отдела: аренду помещений, ремонт оргтехники, повышение квалификации, лицензионное программное обеспечение;
  • аутсорсер возьмет на себя финансовые риски за ошибки в отчетности и нарушение сроков сдачи;
  • появится возможность выбора, как оплачивать услуги: только за выполненный объем работ или фиксированную сумму;
  • можно будет получать консультацию по бухгалтерским и налоговым вопросам, по которым штатный бухгалтер не всегда ответит сразу;
  • не будет необходимости отслеживать изменения в законодательстве;
  • не возникнут трудовые споры по вопросам предоставления отпуска, повышения оклада, перераспределения обязанностей.

Что дешевле – содержать штатную бухгалтерию или пользоваться услугами аутсорсера

Чтобы оценить, что дешевле – содержать свой штат или обратиться к аутсорсеру, нужно посчитать все ежемесячные расходы на бухгалтерию в расчете на одного специалиста и сравнить их со стоимостью услуг компании-аутсорсера.

Формула. Расчет затрат на одного сотрудника

Собственная бухгалтерия или аутсорсинг: как сравнить и выбрать

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

Зс

Затраты на одного сотрудника

руб./чел.

Результат расчета

Зп

Затраты на персонал за рассматриваемый период

руб.

Регистры учета затрат на персонал (для расчета фактических показателей), бюджеты затрат на персонал (для определения плановых значений)

СЧС

Средняя численность сотрудников за рассматриваемый период

чел.

Фактические показатели – данные кадрового учета. Плановые значения кадровая служба формирует на основании информации, предоставленной руководителями подразделений (например, планируется ли расширение либо сокращение штата и т. д.)

Запросите информацию о средних ценах на услуги аутсорсеров. Для анализа отберите предложения крупных компаний с положительной репутацией. Небольшие компании не стоит рассматривать – минимальные цены предлагают аутсорсеры, которые привлекают к работе низкоквалифицированный персонал, например, студентов.

Где быстрее обрабатывают бухгалтерскую информацию – в штатной бухгалтерии или у компании-аутсорсера

Чтобы выбрать между собственной бухгалтерией и аутсорсингом, сравните сроки обработки документов и составления отчетности. Учтите:

  • скорость обработки первичных документов – аутсорсинговая компания обрабатывает первичные документы медленнее, потому что компании нужно время, чтобы передать ей документы;
  • сроки решения простых задач – штатный бухгалтер может за пару минут решить типовую проблему или ответить на простой вопрос. Потребуется время на то, чтобы донести до аутсорсера суть проблемы;
  • сроки решения сложных задач – в аутсорсинговых компаниях всегда есть сотрудники, которые могут проконсультировать по сложным бухгалтерским и налоговым вопросам;
  • наличие системы документооборота с удобным интерфейсом, которая в режиме онлайн позволит обмениваться документами, отражать изменения – в состав аутсорсинговых компаний часто входит отдел по разработке методологии бухгалтерского учета;
  • сроки составления отчетности – регламентированы законодательством;
  • непрерывность ведения отдельных участков учета – если компания воспользуется услугами аутсорсера, то риск, что бухгалтер неожиданно уйдет на больничный, в отпуск, декрет или уволится, ниже;
  • степень загрузки персонала – слишком высокая нагрузка снижает скорость и качество работы. В компании-аутсорсере один бухгалтер ведет учет по вверенному ему участку сразу по нескольким заказчикам. Нагрузка на отдельно взятого специалиста выше.

В каком случае легче контролировать качество работы бухгалтеров: когда учет ведут штатные сотрудники или аутсорсер

Контролировать качество работы персонала проще, когда финансовый директор сам подбирает сотрудников и оценивает их квалификацию. Если компания пользуется услугами аутсорсеров, то полагается на их мнение об уровне квалификации специалистов.

При собственной бухгалтерии у финансового директора есть постоянный доступ к базе данных учетной программы, что упрощает контроль. Если бухучет отдан на аутсорсинг, руководству придется запрашивать данные в виде оборотных ведомостей и таблиц. Интеграция данных из учетной системы аутсорсера в учетную систему компании требует дополнительных затрат. Однако компания может дополнительно привлечь аудитора, если это условие прописано в договоре на аутсорсинг бухгалтерского учета.

В каком случае проще сохранить конфиденциальность информации: когда бухучет ведут штатные сотрудники или аутсорсер

Договор с аутсорсинговой компанией предусматривает условие о конфиденциальности информации заказчика. Ее разглашение скажется на репутации аутсорсера.

Штатные сотрудники при найме также подписывают соглашение о неразглашении коммерческой тайны. Однако в этом случае финансовой информацией владеет меньшее количество человек. Кроме того, сотрудники заинтересованы в благополучии компании.

Как влияет разделение финансовых рисков на выбор между собственной бухгалтерией и компанией-аутсорсером

Ответственность за ошибки в бухгалтерской отчетности несет сама компания, даже если функцию по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности передали на аутсорсинг. Договор на аутсорсинг бухучета предусматривает механизм компенсации штрафов, если они возникли по вине аутсорсера, – компания может потребовать возместить убытки.

Если налоговая оштрафовала компанию из-за ошибки штатного бухгалтера, вы можете возместить ущерб за счет сотрудника, но на практике это применяется редко. Если бухгалтер не согласен, придется обращаться в суд. Кроме того, так испортите отношения с сотрудником.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль