Как оценить распределение нагрузки между сотрудниками финансовой службы

404
Если в финансовой службе постоянно аврал, а сотрудникам нередко приходится задерживаться на работе, стоит проверить, насколько правильно распределена их нагрузка. Приведенные ниже рекомендации помогут оценить, какие задачи фактически стоят перед сотрудниками, сколько времени на их решение затрачивается в действительности, соответствуют ли они регламентам и должностным инструкциям.

Как оценить распределение нагрузки между сотрудниками финансовой службы

Чтобы проверить, оптимально ли распределена нагрузка между сотрудниками финансовой службы, необходимо выяснить:

  • какие в действительности задачи решаются специалистами (отделами);
  • какова загруженность каждого специалиста (отдела);
  • соответствуют ли выполняемые работы должностным обязанностям сотрудников (функциям отдела).

Какие задачи фактически решают сотрудники финансовой службы

Для оценки реальной нагрузки на сотрудников финансовому директору необходимо расписать, какие функции выполняет финансовая служба, например:

  • бухгалтерский учет;
  • управленческий учет;
  • бюджетирование;
  • управление денежными средствами, в том числе заемными средствами;
  • финансовый анализ и оценка деятельности компании;
  • инвестиционный анализ и планирование краткосрочных вложений;
  • разработка и сопровождение программного обеспечения и т. д.

Важно отразить реальную ситуацию, поэтому не стоит опираться на регламентирующие документы при подготовке описаний.

Определите задачи, которые действительно решают сотрудники в рамках этих функций. Их могут пояснить руководители отделов или сами специалисты. Для корректной оценки результатов необходимо использовать единую формулировку, например, если на одном и том же участке задействовано несколько штатных единиц, выполняющих одну функцию, или задачи отделов пересекаются.

Как рассчитать фактическую нагрузку каждого отдела финансовой службы

Выделив фактические функции и задачи отделов финансовой службы, можно оценить, какое время в действительности затрачивается на их выполнение. Для этого нужно составить анкету для каждого сотрудника. Следует обязательно предусмотреть разделы, отражающие:

  • выполняемые функции и задачи – здесь сотрудник должен отметить, что из перечисленного под его ответственностью. Задачи можно детализировать или указать результат работы (отчет, документ, письмо, акт и др.) – это поможет скорректировать данные, если сотрудник неточно укажет какой-либо пункт;
  • время – какое количество рабочих часов уходит на каждую из задач за исследуемый период;
  • процент затрачиваемого времени – выводится удельный вес одной задачи в общей сумме трудозатрат месяца.

Собрав заполненные анкеты, нужно объединить их в одну таблицу, где указать:

  • наименование функции;
  • задачи, выполняемые в рамках этой функции;
  • фактическое время, отведенное каждым сотрудником на их исполнение;
  • суммарное время на задачу по каждому отделу (сумма часов всех сотрудников);
  • удельный вес времени на одну задачу.

Формула. Расчет эффективности использования рабочего времени

Эрв = ФВ : НВ ×  100%

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

Эрв

Эффективность использования рабочего времени

%

Результат расчета

ФВ

Фактическая выработка

час

Расчет (выработка) определяется как произведение количества фактически произведенных операций на нормативное время исполнения каждой из них. В данном случае подразумевается, что сотрудники выполняют каждую операцию в соответствии с установленным временным нормативом

НВ

Норма выработки

час

Устанавливается на основании данных об общем объеме рабочего времени, количестве операций, которые необходимо провести в течение месяца, и нормах трудозатрат на каждую из них

За анализируемый период можно принять и неделю и квартал, но лучше подводить итоги за месяц – период сдачи отчетов, подведения итогов по выполнению ключевых показателей эффективности, начисления зарплаты и премий и т. д.

Как оценить корректность распределения нагрузки между сотрудниками финансовой службы

Получив данные о фактическом распределении нагрузки на финансовую службу, их необходимо сверить с установленными нормативами или регламентами. Для этого нужно воспользоваться утвержденными в компании документами, описывающими деятельность и правила работы каждого отдела, а также должностными инструкциями. Необходимо проанализировать:

  • по сотрудникам:
    насколько плотно загружен рабочий день – сопоставить количество часов в пятидневную рабочую неделю с действительными трудозатратами сотрудника;
    – соответствуют ли фактически выполняемые задачи должностной инструкции, если нет, то в чем проблема: некорректно разработана сама инструкция или задачи обоснованно не входят в функционал этого сотрудника;
    – каковы в реальности трудозатраты, не связанные непосредственно с должностными обязанностями: сколько времени уходит на решение разовых поручений, существенно ли это отвлекает сотрудника от его работы;
  • по отделам:
    корректно ли распределены функции – нет ли дублирующих функций или пересечений с работой других подразделений компании, если есть, то выяснить, по какой причине;
    – какие задачи требуют больше времени и почему – связано ли это со сложностью задач, с нехваткой специалистов или их квалификацией, недостаточностью рабочих инструментов и т. д.

На основании такой проверки финансовый директор сможет:

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...


    Рассылка



    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль