Как рассчитать оптимальное количество сотрудников финансовой службы

353
Если требуется сократить расходы на финансовую службу или оптимизировать ее трудозатраты, воспользуйтесь нашими рекомендациями. С их помощью вы быстро рассчитаете оптимальное количество работников, которые возьмут на себя задачи отдела.

Как рассчитать оптимальное количество сотрудников финансовой службы

Если в финансовой службе сотрудников слишком мало, они могут не справиться с объемом работ. Много – будут бездельничать и «съедать» деньги компании. Чтобы избежать подобных проблем, финансовому директору нужно определить оптимальное количество подчиненных.

От чего зависит размер финансовой службы

Чтобы найти резервы для оптимизации штата финансовой службы, проанализируйте функции подразделения и объем операций. Выясните, сколько времени тратят подчиненные на рабочие вопросы.

Идеального соотношения специалистов финансовой службы и общего числа сотрудников компании нет, поскольку нет стандартного набора функций. Чем больше функций контроля, тем более трудоемкими становятся операции, поэтому даже в похожих компаниях число финансовых специалистов может отличаться в несколько раз.

Не всегда при изменении условий в компании у сотрудников меняется объем работы. Например, выручка не влияет на численность финансового подразделения. Предположим, она выросла с 200 000 руб. в день до 2 млн руб. В одной компании раньше сотрудник выставлял один счет на 200 000 руб., а сейчас – такой же, но на 2 млн руб. А другая компания, чтобы заработать 200 000 руб., должна выставлять 20 000 счетов по 10 руб. каждый. Когда выручка увеличилась до 2 млн руб., то счетов и входящих платежных поручений стало 200 000. Поэтому штат сотрудников для их обработки придется расширить.

Чтобы эффективно распределить нагрузку между сотрудниками, нужно посчитать затрачиваемое время на функции. Важны степень автоматизации, дисциплина и правильная мотивация.

Сколько времени сотрудники тратят на рутинные операции

Не пытайтесь нормировать сразу все функции и операции. В первую очередь определите показатель для самого трудозатратного процесса.

Чтобы оценить эффективность работы сотрудника, нужно понимать, сколько времени он на них тратит. Для этого и нужно разработать нормативы, то есть удельные затраты времени на операции. Есть три метода.

Первый метод. Попробуйте найти нужный норматив в открытых источниках информации. Используйте результаты исследований научных институтов, которые занимаются нормированием труда. Минус в том, что подобные исследования часто проводят для крупных корпораций и в открытом доступе почти не публикуют.

Второй метод. Определите норматив с помощью тестовой производительности. Замеры и исследования проведите сами. Используйте:

  • данные следящих программ (контроль работы за компьютером, о наблюдении сотрудник не знает);
  • секундомер (сотрудник знает о наблюдении);
  • данные учета рабочего времени (сотрудник сам сообщает, как долго выполнял задание).

Первые два метода нормирования используйте для коротких, но многочисленных рутинных операций. Таких как ввод и обработка документов, формирование актов сверок, сканирование.

Третий метод. Действуйте по принципу «сколько не жалко» – установите норматив самостоятельно на основе своего профессионального опыта, интуиции и здравого смысла. Этот метод подходит для функций, которые проще оценить сразу в часах.

Какие резервы времени заложить при расчете оптимальной численности сотрудников финансовой службы

В расчет оптимальной численности закладывайте резерв на непредвиденные дела. Чем выше должность подчиненного, тем чаще у него возникают внеплановые события, поэтому времени на них должно быть больше. Если у рядового сотрудника, который выполняет простые и однотипные функции, резерв должен составлять 10 процентов времени, то у ведущего специалиста – 20, а у руководителя – не менее 30.

При нормативе рабочего времени 176 часов в месяц (22 рабочих дня) резерв на непредвиденные дела составит от 18 до 54 часов.

Второй очень важный резерв – личные дела. Обязательно учитывайте время на них, но установите разумный предел – один час в день. Эти дела не зависят от должности, поэтому и норматив одинаков для всех. В пересчете на месяц это 22 часа.

Как посчитать количество рядовых сотрудников и руководителей отделов финансовой службы

Составьте список функций финансовой службы. Сразу учтите периодичность. Непериодические задачи, например внеплановые проверки налоговой инспекции, перечислить и оценить по времени сложно. Поэтому для них вы предусмотрели резерв времени на непредвиденное.

Периодические задачи делятся на ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные. Например, сотрудник каждое утро участвует в планерках. Это ежедневная задача. Он ежедневно формирует платежные поручения, но количество в разные дни отличается. В месяц же количество платежек примерно одинаковое, поэтому нужно обозначить эту задачу как ежемесячную.

Когда составите перечень функций и периодичности, с помощью нормативов или принципа «сколько не жалко» рассчитайте время в часах на каждую задачу. Приведите задачи в сопоставимый вид. Время на ежедневные задачи умножьте на количество рабочих дней, на еженедельные – на количество недель и т. д. Годовую загрузку разделите на 12, чтобы получить среднемесячный показатель. Рассчитанные часы общей загрузки подразделения разделите на 176 за вычетом резервов (18 + 22). Так вы получите требуемое количество линейных сотрудников.

Когда будете перечислять функции работников, не забудьте учесть время на участие в рабочих группах. Например, при внедрении новых программных продуктов и на профессиональное обучение.

Формула. Расчет численности сотрудников централизованной бухгалтерии для обслуживания определенного участка учета

NPV формула

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

C

Численность сотрудников централизованной бухгалтерии, которые будут обслуживать определенный участок учета

Количество человек

Результат расчета

i

Порядковый номер бухгалтерских операций, относящихся к одному участку учета

ед.

Результаты исследования

j

Порядковый номер филиала (дочернего предприятия) компании

ед.

Организационная структура компании (группы компаний)

Oij

Частота проведения i-х бухгалтерских операций, относящихся к одному участку учета и исполняемых для j-го филиала

ед. в месяц

Данные бухгалтерского и управленческого учета

Вi

Время исполнения (норматив) i-й бухгалтерской операции

мин.

Результаты хронометража

Др

Среднее количество рабочих дней в одном месяце

дн.

Производственный календарь

Чр

Длительность одного рабочего дня

ч

Табель учета рабочего времени

После того как рассчитали количество рядовых сотрудников, добавьте руководителей в соответствии с классическими нормами управляемости – один руководитель среднего звена на 5–9 сотрудников.

Сравните расчет численности с действующим штатным расписанием.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль