Как выстроить эффективную систему внутреннего контроля в компании

257
Если ваша компания нуждается в ужесточении внутреннего контроля, воспользуйтесь нашими рекомендациями, чтобы найти оптимальный уровень контроля и избежать распространенных ошибок.

Как обеспечить оптимальный уровень внутреннего контроля в компании

Чтобы выстроить эффективную систему внутреннего контроля в компании:

  • проведите заранее диагностику текущего состояния контрольных процедур;
  • создайте единые правила и регламенты бизнес-процессов;
  • зафиксируйте круг ответственных.

Что проверить в компании перед внедрением системы внутреннего контроля

Отказ от предварительной диагностики текущей работы предприятия – одна из первых ошибок при внедрении системы внутреннего контроля. В любой компании есть контрольные процедуры, даже если их не формализовали. Эти процедуры нужно изучить, чтобы понять, какие зачатки внутреннего контроля нужно развить, а что добавить.

Предварительная диагностика поможет:

  • оценить имеющиеся в компании контрольные процедуры;
  • выявить проблемные зоны и разработать план действий для их минимизации.

Если пропустить предварительную диагностику, система внутреннего контроля окажется далекой от реальности (см. Как создать в компании систему внутреннего контроля). Чтобы избежать этой ошибки, заранее проанализируйте текущее состояние внутреннего контроля компании, в том числе оцените:

  • контрольную среду (организацию работы подразделений);
  • управление рисками;
  • контрольные процедуры;
  • информацию и коммуникации;
  • действующие регламенты и результаты интервью ключевых сотрудников.

Зачем нужны единые регламенты при внедрении контрольных процедур

Нередко компании не формируют новые или не корректируют текущие регламенты работы подразделений – это типичная ошибка при построении системы внутреннего контроля (подробнее см. Как регламентировать внутренний контроль). Если нет единых правил регламентации, контрольные процедуры не принесут желаемого эффекта.

Когда обязательно корректировать регламенты:

  • если в них нет обязательных разделов. Например, «входы» и «выходы» процесса, участники, последовательность выполнения действий, требования к конечному результату. Допустим, в платежном регламенте нет критериев, по которым контролер обязан проверить заявку на платеж. Нельзя гарантировать, что контролер не пропустит заявку без обязательных реквизитов или свыше бюджета;
  • если не разделили функции исполнения и контроля. Например, в регламенте не указали, что проверять, соответствует ли заявка на платеж, должен не заинтересованный в оплате сотрудник;
  • если регламент не соответствует реальному бизнесу, так как его подготовили консультанты, не пообщавшись с сотрудниками компании – исполнителями контрольных процедур;
  • если контрольные функции не обеспечили средствами и полномочиями для их исполнения;
  • если доля ручных контрольных процедур высока в ущерб автоматизированным контролям.

Чтобы наладить эффективный внутренний контроль, предстоит:

  • разработать единые стандарты описания бизнес-процессов и контрольных процедур, например, типовое положение о контрольной процедуре;
  • возложить ответственность на структурное подразделение или должностное лицо за координацию бизнес-процессов, включая разработку форм, методик и шаблонов по описанию бизнес-процессов, а также за проверку качества подготовленных проектов, регламентов и контрольных процедур.

Кому поручить контрольные процедуры

Ответственность за процедуры внутреннего контроля последовательно распределяйте по всем уровням управления в компании, начиная с высшего менеджмента и заканчивая рядовыми исполнителями бизнес-процессов. Нельзя замыкать основную часть контрольных полномочий на одном структурном подразделении – это типовая ошибка при внедрении системы внутреннего контроля.

Например, в компании создали один департамент, контролирующий деятельность остальных структурных подразделений, в том числе проверяющий:

  • исполнение организационно-распорядительных документов;
  • закупочную деятельность;
  • инвестиционные проекты;
  • анализ ключевых показателей эффективности.

Из-за загруженности департамент не успевает проверять все, а структурные подразделения самоустраняются от выполнения текущего контроля.

Еще одна ошибка – делать упор на последующий контроль, выявлять нарушения за предыдущий период постфактум. Так пропустите злоупотребления в ходе процесса.

К примеру, закупочную деятельность можно контролировать поэтапно: обосновать начальную максимальную цену, проанализировать тендерные предложения до проведения торгов и т. д. Но руководство компании проверяет только итоги прошедших закупок. Так оказывается, что заключили договоры с заведомо завышенной ценой.

Чтобы избежать ошибок и добиться эффективного внутреннего контроля, распределите полномочия по трем линиям защиты:

  • первая линия – контроль на уровне бизнес-подразделений. Задействуйте сотрудников структурных подразделений, реализующих контрольные процедуры в рамках текущего исполнения бизнес-процессов;
  • вторая линия защиты – контроль на уровне специализированных подразделений (управление рисками, финансовый контроль, экономическая безопасность);
  • третья линия защиты – независимая оценка эффективности контроля службой внутреннего аудита.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...


    Рассылка



    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль