text
Читать свежий номер бесплатно >>
Финансовый директор

Ключевые показатели эффективности: как разработать и внедрить

  • 25 апреля 2018
  • 14793
финансовый директор ООО «Озерсоль»
Ключевые показатели эффективности: как разработать и внедрить

KPI – это ключевые показатели эффективности работы компании или отдельного подразделения. Внедрение KPI помогает организации достичь стратегических и тактических целей. В статье практические советы по разработке и внедрению KPI, а также примеры KPI для сотрудников различных подразделений, в том числе для финансового директора и его подчиненных.

Что такое KPI

Залогом успешного исполнения стратегических и тактических задач предприятия могут быть различные элементы: профессионализм менеджмента, талантливая команда продавцов, квалифицированные инженеры. Однако без должной системы мотивации сотрудникам будет непросто проявить свои лучшие качества, в том числе умение работать в команде, лояльность к компании и клиентам, ориентированность на результат и инновации. Внедрение KPI / КПЭ  / КПИ будет решающим шагом в достижении этой цели.

Система KPI – это система вознаграждений, построенная на основе ключевых показателей эффективности. KPI (ки пи ай) расшифровывается как Key Performance Indicators – ключевые показатели эффективности. Работа по KPI позволяет сотрудникам лучше понимать, что им нужно делать, чтобы быть эффективными. Причем под эффективностью подразумевается не только объем выполненной ими работы, но и польза, полученная компанией.

Скачайте и возьмите в работу:

Ключевые показатели эффективности: как разработать и внедритьПоложение о ключевых показателях эффективности группы компаний

Чем поможет: закрепить порядок разработки, утверждения и контроля достижения ключевых показателей эффективности сотрудников компании.

Ключевые показатели эффективности: как разработать и внедритьПоложение о ключевых показателях эффективности планово-экономического отдела компании

Чем поможет: определить ключевые показатели эффективности подразделения, порядок и критерии оценки каждого направления его деятельности.

Ключевые показатели эффективности: как разработать и внедритьПолучить больше документов

Назначение системы KPI

Основным назначением системы KPI является стимулирование сотрудников к существенному улучшению результатов труда – это могут быть целевые показатели или оптимистичный сценарий на кризисный период:

  • подписание крупного контракта,
  • объем продаж,
  • снижение брака на производстве,
  • снижение расходов на ФОТ,
  • расширение направлений сбыта, диверсификация бизнеса,
  • общая эффективность, которая выражается в своевременности, качественном исполнении плана задач.

Масштабы, возраст, сфера деятельности компании не имеют значения (за редким исключением). Нужно лишь определить основные цели и транслировать их в качестве задач на конкретных участках на всех сотрудников, задействованных в процессе.

Эффективные KPI – это всегда сложная система, сопровождаемая определенными рисками. Цель бизнеса может быть очевидной, но подход к достижению посредством роста производительности персонала далеко не всегда реализуется успешно. Качественная проработка индивидуальных задач является фундаментом успешного внедрения системы.

Закладывайте в KPI только амбициозные цели

Классический подход к разработке KPI – декомпозиция ключевых показателей верхнего уровня, в результате которой каждое подразделение получает свой набор показателей. Успешная реализация глобальной системы мотивации несет за собой существенные затраты (материальные, временные), поэтому цели компании должны коррелировать с КПЭ по степени грандиозности. К примеру, компания устанавливает цель по выручке по одному из направлений деятельности.

Важно разделять понятия базового плана и цели. Базовый план – это естественные ожидания от результатов, цель – достижение амбициозных показателей. Таким образом, увеличение выручки пропорционально динамике расширения рынка будет базовым планом, в то время как темп роста выручки опережающий развитие рынка – целевым планом. Именно для этого сценария устанавливаются КПЭ. Для выполнения же регулярных (базовых) задач предусмотрено стандартное вознаграждение в виде зарплаты и/или процента от результата.

Включите в систему KPI всех ключевых сотрудников

Одна из основных задач внедрения KPI заключается в необходимости интегрировать всех ключевых сотрудников в систему мотивации: менеджеров, продавцов, инженеров, бэк-офис (экономист, бухгалтер, юрист, закупщик, кадровик). Далее в статье приведем примеры KPI для сотрудников бэк-офиса. При этом важно обеспечить не только выполнение индивидуальных задач, но и вовлеченность участников в продуктивную командную работу, поскольку именно она принесет добавочную стоимость бизнесу. Реализовать это возможно с помощью распределения показателей на две группы (количественные и качественные). Далее приведем примеры обоих групп показателей.

Выберите количественные показатели бизнеса для KPI

В диапазон количественных измерителей включаются, прежде всего, целевые задачи бизнеса:

Участниками данной системы выступают ключевые сотрудники как единое целое с распределением бонуса пропорционально степени и важности их вовлеченности в процесс. КПЭ данной группы имеет цифровое значение, и бонус команды (ключевых сотрудников) составляет, как правило, процент от целевой задачи. Для надежности адаптации показателя в работе компании на каждый из них нужно установить ограничители – дополнительные показатели, которые обеспечивают контроль качества достигнутого результата. Чем больше ограничителей, тем меньше риск манипуляции с КПЭ со стороны сотрудников. При рассмотрении КПЭ «Выручка» можно выделить следующие ограничители на продажи за период, при невыполнении которых выплата бонуса по системе КПЭ будет сокращена, либо отменена:

Таким образом, введение двух элементарных ограничителей сразу предотвратит продавцов от соблазна реализовывать продукцию неблагонадежным покупателям, предлагать заказчику длительную отсрочку платежа или продавать с существенной скидкой.

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Финансовый директор»



Определите вес каждого показателя

Следующий этап на пути построения системы мотивации – определение шкалы зависимости размера бонуса от объема выполненного показателя. Принципиальным моментом здесь является установка пороговых значений выполнения КПЭ. Сотрудники не должны премироваться за выполнение 20–30% от цели, либо могут премироваться за минимальным вознаграждением. Линейная зависимость бонуса без нижнего лимита выполнения может негативно отразиться на мотивации сотрудников в достижении целевого показателя. Пример шкалы ключевых показателей результативности представлен в таблице 1. Важно еще раз подчеркнуть различие понятий базового и целевого плана: базовый сценарий является, по сути, безпримиальной частью целевого. На представленной схеме базовый план соответствует значению 50% выполнения целевого плана. Таким образом, сотрудник может рассчитывать на бонус при перевыполнении базового плана на 120% и выше.

Таблица 1. Шкала количественных KPI

СХЕМА МОТИВАЦИИ СОТРУДНИКОВ

по количественным КПЭ

Сотрудник:

Иванов И.И.

Должность:

Коммерческий директор

Период оценки:

1-й квартал 2018

Бонус, (% от макс.):

80%

Описание КПЭ                                   

Выполнение целевого плана

Результат оценки                                                       

Вознаграждение от максимального бонуса

Бонус

Целевой план по продажам продукта X (выручка в объеме Y по бух.отчетности за 1 кв. 2018)

0–60%

61–70%

71–80%

81–90%

91–100%

86%

0%

10%

40%

70%

100%

80%

Выполнение количественных KPI измеряется и оценивается, как правило, на основании бухгалтерской и управленческой отчетности.

Определите качественные показатели эффективности

После разработки количественных KPI и их привязки к основным целям компании, необходимо сформировать второй эшелон показателей – качественные КПЭ. Данные показатели представляют собой задачи в большей степени локального характера, но являются обязательным атрибутом эффективной системы мотивации по ряду причин:

  •  обеспечивают пошаговый контроль плана работ для достижения цели;
  •  определяют набор индивидуальных задач для каждого сотрудника;
  •  позволяют сохранять мотивацию сотрудников при длительном сроке оценки (выполнения) количественных КПЭ (к примеру, реализация крупной партии продукции единой поставкой через год с момента подписания контракта).

Качественные показатели оценивают с помощью экспертной оценки (обычно в роли эксперта выступает руководитель предприятия и/или менеджер проекта).

Таблица 2. Шкала качественных КПЭ

СХЕМА МОТИВАЦИИ СОТРУДНИКОВ

по качественным KPI

Сотрудник:

Иванов И.И.

Должность:

Коммерческий директор

Период оценки:

1-й квартал 2018

Бонус, (% от макс.):

50%

Описание КПЭ                                   

Выполнение плана

Результат оценки                                                       

Вознаграждение от максимального бонуса

Бонус

Переход по ключевым Заказчикам на контракты с условием предоплаты (вместо контрактов со 100% постоплатой)

не выполнено

в целом выполнено

полностью выполнено

в целом выполнено

0%

50%

100%

50%

Размер выплат по качественным КПЭ обычно привязывается к окладу сотрудника, а периодичность выплат устанавливается интервалом от месяца до квартала. Это соответствует логике, что данные показатели являются ключевыми индивидуальными целями конкретного сотрудника на определенный период времени и идентифицируются в качестве кумулятивного результата его ежедневной работы. Рекомендуется избегать постановки KPI в виде частного разового задания, влияние которого на основные цели (ключевые бизнес-процессы) сложно оценить, либо такое влияние крайне незначительно. Таким образом, не следует включать (в числе прочих) такие задачи как подготовка отчетов для руководителя или мониторинг цен конкурентов.

Не закладывайте слишком много показателей для одного сотрудника

Одна из наиболее распространенных ошибок, которая встречается в практике, – это слишком большое количество KPI, приходящихся на одного сотрудника. В некоторых компаниях для одной должности устанавливается больше десятка ключевых показателей эффективности, и все они увязаны с системой мотивации. Если все KPI одинаково важны, то вознаграждение зависит от слишком большого количества факторов, удельный вес каждого из которых не превышает 10% – а это тот рубеж, ниже которого сотрудник перестает воспринимать показатель как влияющий на его доход.

Другими словами, при таком подходе мотивировать людей крайне сложно. Имея множество равнозначных показателей, сотрудники перестают выделять приоритеты или попросту не обращают на них никакого внимания. Правильно устанавливать не больше семи показателей эффективности для каждой должности, а также ввести для них систему весов (приоритетов).

KPI финансовой службы

Далее рассмотрим пример постановки КПЭ сотрудниками финансового департамента в несколько этапов:

  • определение сотрудников, участвующих в системе мотивации;
  • распределение по категории КПЭ (количественные и/или качественные)
  • установка KPI.

При установке ключевых показателей эффективности используется классической набор должностей финансово-экономического блока: финансовый директор (далее – ФД), бухгалтер, экономист (аналитик), казначей. Количественные / качественные КПЭ устанавливаются для ФД, для остальных сотрудников – только качественные.

Ключевые показатели эффективности финансового директора

Стандартный функционал ФД может быть выражен в трех количественных КПЭ:

  • объем поступлений от реализации продукции с выполнением нормы рентабельности. Подразумевается участие ФД в качестве участника команды (с долей в размере 10% от общего бонуса), отвечающего за привлечение финансирования, управление денежными потоками,  расчет цен, учет распределения расходов для определения рентабельности, финансовую модель проекта/бизнеса);
  • доходность на свободные денежные средства. ФД должен достичь установленное значение доходности от размещения свободных денежных средств на финансовом рынке (вознаграждение ФД в виде процента от заработанной суммы сверх установленной нормы);
  • исполнение бюджета расходов подразделения: отсутствия перерасхода, точность планирования (вознаграждение в виде установленного процента от сэкономленных средств). Может быть перенесен в качественные в качестве ограничителя.

Перечень качественных KPI финансового директора может состоять из следующих пунктов:

  • эффективность работы подразделения (выражается о субъективной оценке работы департамента другими отделами и руководством компании);
  • своевременное обеспечении компании в денежных средствах (экспертная оценка руководства компании);
  • управление финансовыми рисками: контроль структуры пассивов и динамики оборотного капитала  (экспертная оценка руководства компании);
  • выполнение KPI сотрудников финансового департамента.

Ключевые показатели эффективности сотрудников финансового департамента

Качественные КПЭ для бухгалтера:

  • своевременное предоставление качественной бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности;
  • успешное прохождение аудиторских (налоговых, ревизионных) проверок.

Качественные КПЭ для экономиста (аналитика):

  • своевременная подготовка управленческой отчетности (бюджеты, план-фактный анализ согласно внутреннему регламенту предоставления отчетности).

Качественные КПЭ для казначея:

  •  своевременная оплата расходных заявок (оценивается руководителями подразделений компании);
  •  качество планирования денежных потоков и обеспечение высокого дохода от размещения временно свободных денежных средств в банковских депозитах (оценивается финансовым директором).

Кто контролирует исполнение KPI

Во многих компаниях есть специальные отделы, которые ведут учет, контроль и анализ исполнения ключевых показателей эффективности. Зачастую эту работу выполняют специально создаваемые подразделения финансовой службы либо департамент управления персоналом.

После внедрения системы KPI важно постоянно анализировать ее актуальность, так как в компании могут измениться бизнес-процессы, стратегические цели, внешнее окружение, поэтому одни показатели могут потерять свою актуальность, другие – привести к незапланированным результатам.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно, и замёт менее 1 минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Присоединяйтесь к выбору Ваших коллег.
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.