Ключевые показатели эффективности: как разработать и внедрить

6440
Бувин Николай
финансовый директор ООО «Литэко»
В статье практические советы по разработке и внедрению KPI в компании, а также примеры KPI для сотрудников различных подразделений, в том числе для финансового директора и его подчиненных.

Залогом успешного исполнения стратегических и тактических задач предприятия могут быть различные элементы: профессионализм менеджмента, талантливая команда продавцов, квалифицированные инженеры. Однако без должной системы мотивации сотрудникам будет непросто проявить свои лучшие качества, в том числе умение работать в команде, лояльность к компании и клиентам, ориентированность на результат и инновации. Внедрение KPI / КПЭ (Key Performance Indicators / Ключевые Показатели Эффективности) будет решающим шагом в достижении этой цели.

Полезный документ

Ключевые показатели эффективности: как разработать и внедрить Скачать положение о ключевых показателях эффективности планово-экономического отдела компании «Альфа»

Решение о внедрении KPI

Применение системы мотивации

Основным назначением KPI является стимулирование сотрудников к существенному улучшению результатов труда – это могут быть целевые показатели или оптимистичный сценарий на кризисный период:

  • подписание крупного контракта,
  • объем продаж,
  • снижение брака на производстве,
  • снижение расходов на ФОТ,
  • расширение направлений сбыта, диверсификация бизнеса,
  • общая эффективность, которая выражается в своевременности, качественном исполнении плана задач.

Таким образом, не имеют значения (за редким исключением) масштабы, возраст, сфера деятельности компании. Нужно лишь определить основные цели и транслировать их в качестве задач на конкретных участках на всех сотрудников, задействованных в процессе.

Эффективные KPI – это всегда сложная система, сопровождаемая определенными рисками. Цель бизнеса может быть очевидной, но подход к достижению посредством роста производительности персонала далеко не всегда реализуется успешно. Качественная проработка индивидуальных задач является фундаментом успешного внедрения системы.

Объект KPI – только оптимистичные цели

Успешная реализация глобальной системы мотивации несет за собой существенные затраты (материальные, временные), поэтому цели компании должны коррелировать с КПЭ по степени грандиозности. К примеру, компания устанавливает цель по выручке по одному из направлений деятельности.

Важно разделять понятия базового плана и цели. Базовый план – это естественные ожидания от результатов, цель – достижение амбициозных показателей. Таким образом, увеличение выручки пропорционально динамике расширения рынка будет базовым планом, в то время как темп роста выручки опережающий развитие рынка – целевым планом. Именно для этого сценария устанавливаются КПЭ. Для выполнения же регулярных (базовых) задач предусмотрено стандартное вознаграждение в виде зарплаты и/или процента от результата.

Ключевые сотрудники и градация KPI

Одна из основных задач внедрения KPI заключается в необходимости интегрировать всех ключевых сотрудников в систему мотивации: менеджеров, продавцов, инженеров, бэк-офис (экономист, бухгалтер, юрист, закупщик, кадровик). При этом важно обеспечить не только выполнение индивидуальных задач, но и вовлеченность участников в продуктивную командную работу, поскольку именно она принесет добавочную стоимость бизнесу. Реализовать это возможно с помощью распределения показателей на две группы (количественные и качественные).

Количественные показатели – главные цели компании

В диапазон количественных измерителей включаются, прежде всего, целевые задачи бизнеса:

  • выручка;
  • затраты;
  • доходность;
  • рабочий капитал;
  • эффективность инвестиций;
  • расширение бизнеса.

Участниками данной системы выступают ключевые сотрудники как единое целое с распределением бонуса пропорционально степени и важности их вовлеченности в процесс. КПЭ данной группы имеет цифровое значение, и бонус команды (ключевых сотрудников) составляет, как правило, процент от целевой задачи. Для надежности адаптации показателя в работе компании на каждый из них нужно установить ограничители – дополнительные показатели, которые обеспечивают контроль качества достигнутого результата. Чем больше ограничителей, тем меньше риск манипуляции с КПЭ со стороны сотрудников. При рассмотрении КПЭ «Выручка» можно выделить следующие ограничители на продажи за период, при невыполнении которых выплата бонуса по КПЭ будет сокращена, либо отменена:

Таким образом, введение двух элементарных ограничителей сразу предотвратит продавцов от соблазна реализовывать продукцию неблагонадежным покупателям, предлагать заказчику длительную отсрочку платежа или продавать с существенной скидкой.

Шкала оценки результата

Следующий этап на пути построения системы мотивации – определение шкалы зависимости размера бонуса от объема выполненного показателя. Принципиальным моментом здесь является установка пороговых значений выполнения КПЭ. Сотрудники не должны премироваться за выполнение 20–30% от цели, либо могут премироваться за минимальным вознаграждением. Линейная зависимость бонуса без нижнего лимита выполнения может негативно отразиться на мотивации сотрудников в достижении целевого показателя. Пример шкалы КПЭ представлен на рисунке 1. Важно еще раз подчеркнуть различие понятий базового и целевого плана: базовый сценарий является, по сути, безпримиальной частью целевого. На представленной схеме базовый план соответствует значению 50% выполнения целевого плана. Таким образом, сотрудник может рассчитывать на бонус при перевыполнении базового плана на 120% и выше.

Рисунок 1. Шкала количественных KPI

СХЕМА МОТИВАЦИИ СОТРУДНИКОВ

по количественным КПЭ

Сотрудник:

Иванов И.И.

Должность:

Коммерческий директор

Период оценки:

1-й квартал 2017

Бонус, (% от макс.):

80%

Описание КПЭ                                   

Выполнение целевого плана

Результат оценки                                                       

Вознаграждение от максимального бонуса

Бонус

Целевой план по продажам продукта X (выручка в объеме Y по бух.отчетности за 1кв.2017)

0–60%

61–70%

71–80%

81–90%

91–100%

86%

0%

10%

40%

70%

100%

80%

Количественные показатели измеряются и оцениваются, как правило, на основании бухгалтерской и управленческой отчетности.

Качественные показатели – основа системы мотивации

После разработки количественных KPI и их привязки к основным целям компании, необходимо сформировать второй эшелон показателей – качественные КПЭ. Данные показатели представляют собой задачи в большей степени локального характера, но являются обязательным атрибутом эффективной системы мотивации по ряду причин:

  •  обеспечивают пошаговый контроль плана работ для достижения цели;
  •  определяют набор индивидуальных задач для каждого сотрудника;
  •  позволяют сохранять мотивацию сотрудников при длительном сроке оценки (выполнения) количественных КПЭ (к примеру, реализация крупной партии продукции единой поставкой через год с момента подписания контракта).

Качественные показатели оценивают с помощью экспертной оценки (обычно в роли эксперта выступает руководитель предприятия и/или менеджер проекта).

Рисунок 2. Шкала качественных КПЭ

СХЕМА МОТИВАЦИИ СОТРУДНИКОВ

по качественным KPI

Сотрудник:

Иванов И.И.

Должность:

Коммерческий директор

Период оценки:

1-й квартал 2017

Бонус, (% от макс.):

50%

Описание КПЭ                                   

Выполнение плана

Результат оценки                                                       

Вознаграждение от максимального бонуса

Бонус

Переход по ключевым Заказчикам на контракты с условием предоплаты (вместо контрактов со 100% постоплатой)

не выполнено

в целом выполнено

полностью выполнено

в целом выполнено

0%

50%

100%

50%

Размер выплат по качественным КПЭ обычно привязывается к окладу сотрудника, а периодичность выплат устанавливается интервалом от месяца до квартала. Это соответствует логике, что данные показатели являются ключевыми индивидуальными целями конкретного сотрудника на определенный период времени и идентифицируются в качестве кумулятивного результата его ежедневной работы. Рекомендуется избегать постановки KPI в виде частного разового задания, влияние которого на основные цели (ключевые бизнес-процессы) сложно оценить, либо такое влияние крайне незначительно. Таким образом, не следует включать (в числе прочих) такие задачи как подготовка отчетов для руководителя или мониторинг цен конкурентов.

Качественные КПЭ и риск-менеджмент

Характер качественных показателей эффективности предусматривает возможность подключения к системе мотивации всех сотрудников компании, в то время как участниками количественных КПЭ выступают только ключевые сотрудники (директоры, руководители, ведущие специалисты). Благодаря пошаговому контролю качественные КПЭ являются, по сути, уникальными индикаторами в процессе анализа рисков и прогнозирования изменений в бизнес-среде в краткосрочной перспективе, позволяют своевременно обнаружить потенциальные угрозы и выработать превентивные меры для их устранения.

KPI финансовой службы

Далее рассмотрим пример постановки КПЭ сотрудниками финансового департамента в несколько этапов:

  • определение сотрудников, участвующих в системе мотивации;
  • распределение по категории КПЭ (количественные и/или качественные)
  • установка KPI.

В целях установки КПЭ используется классической набор должностей финансово-экономического блока: финансовый директор (далее – ФД), бухгалтер, экономист (аналитик), казначей. Количественные / качественные КПЭ устанавливаются для ФД, для остальных сотрудников – только качественные.

Ключевые показатели эффективности финансового директора

Стандартный функционал ФД может быть выражен в трех количественных КПЭ:

  • объем поступлений от реализации продукции с выполнением нормы рентабельности. Подразумевается участие ФД в качестве участника команды (с долей в размере 10% от общего бонуса), отвечающего за привлечение финансирования, управление денежными потоками,  расчет цен, учет распределения расходов для определения рентабельности, финансовую модель проекта/бизнеса);
  • доходность на свободные денежные средства. ФД должен достичь установленное значение доходности от размещения свободных денежных средств на финансовом рынке (вознаграждение ФД в виде процента от заработанной суммы сверх установленной нормы);
  • исполнение бюджета расходов подразделение: отсутствия перерасхода, точность планирования (вознаграждение в виде установленного процента от сэкономленных средств). Может быть перенесен в качественные в качестве ограничителя.

Перечень качественных KPI финансового директора может состоять из следующих пунктов:

  • эффективность работы подразделения (выражается о субъективной оценке работы департамента другими отделами и руководством компании);
  • своевременное обеспечении компании в денежных средствах (экспертная оценка руководства компании);
  • управление финансовыми рисками: контроль структуры пассивов и динамики оборотного капитала  (экспертная оценка руководства компании);
  • выполнение KPI сотрудников финансового департамента.

КПЭ сотрудников финансового департамента

Качественные КПЭ для бухгалтера:

  • своевременное предоставление качественной бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности;
  • успешное прохождение аудиторских (налоговых, ревизионных) проверок.

Качественные КПЭ для экономиста (аналитика):

  • своевременная подготовка управленческой отчетности (бюджеты, план-фактный анализ согласно внутреннему регламенту предоставления отчетности).

Качественные КПЭ для казначея:

  •  своевременная оплата расходных заявок (оценивается руководителями подразделений компании);
  •  качество планирования денежных потоков и обеспечение высокого дохода от размещения временно свободных денежных средств в банковских депозитах (оценивается финансовым директором).

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль