Как экономить два часа рабочего времени ежедневно

5344
Как экономить два часа рабочего времени ежедневно
Лифшиц Наталья
генеральный директор компании «Система роста»
Объем работы таков, что времени ни на что катастрофически не хватает. Каждый день приходится задерживаться. Если вам эта ситуация знакома, планируйте задачи и встречи по блокам. Два часа рабочего времени в день сэкономите гарантированно.

Почему нас преследует ощущение, что мы ничего не успеваем? Причин две. Первая — множество разнородных задач и потери времени на переключение между ними. Вторая — ошибки в планировании.

Вам поможет система тайм-менеджмента, которая предусматривает планирование рабочего дня по блокам. Но начнем с лечения оптимизма.

Как экономить два часа рабочего времени ежедневноСкачать пример «Регламента проведения оперативных совещаний»

Оцените свой оптимизм

Как экономить два часа рабочего времени ежедневноПосчитайте ваш коэффициент оптимизма. Он показывает, насколько вы переоцениваете свои возможности и недооцениваете трудозатраты. Чтобы оценить свой оптимизм, в течение нескольких дней выделяйте по 2–3 задачи и записывайте, сколько времени планировали потратить на каждую из них и сколько ушло на самом деле. Считайте только те часы и минуты, которые потратили непосредственно на дело. Время, когда отвлекались, не учитывайте. Отношение фактических трудозатрат к планируемым — это и есть коэффициент оптимизма.

Он у всех разный. Например, мой — 2,5, значит, я обычно планирую в 2,5 раза больше, чем успеваю сделать. После того как вы определились со своим коэффициентом оптимизма, корректируйте на него планы.

И еще. Не заполняйте свой рабочий день делами полностью. Планируйте меньше дел, чем можете успеть даже с поправкой на оптимизм. Важно, чтобы часть времени оставалась для непредвиденных задач. А такие будут, в этом не сомневайтесь.

Проверьте себя. Эффективно ли вы используете рабочее время?

  1. Вы уходите с работы вовремя, не задерживаетесь?
  2. Вам знакомо ощущение, что вы все успели сделать и даже больше?
  3. Вы делите рабочее время на несколько блоков с однотипными делами?
  4. Планируете заранее время обеда и отдыха?
  5. Сначала решаете трудные задачи или бросаетесь разгребать почту и другую текучку?
  6. Планируете большие дела на неделю вперед с разбивкой по дням?
  7. Знаете, сколько стоит час вашей работы, и постоянно контролируете, на что он уходит?
  8. Вы выделили время на организацию работы и обучение сотрудников или предпочитаете быстро решить вопрос самостоятельно?
  9. Контролируете «воров» времени: затянутые совещания, внеплановые встречи?

Если на пять или больше пунктов вы ответили «нет» — поменяйте подход к управлению временем.

Разбейте ваш рабочий день на блоки

Как экономить два часа рабочего времени ежедневноФинансовый директор вынужден в течение дня работать с разными задачами. Но если вы часто переключаете внимание, это усложняет работу. Разбейте день на блоки по 3–4 часа, в которые войдут однотипные или похожие дела. Так вы сведете к минимуму потери времени.

Есть четыре типа блоков: буферные, фокусные, блоки коммуникаций и замедления.

Буферный блок. К буферным относятся ежедневные рутинные дела, текучка. Совещания тоже в этой группе задач.

Буферные блоки занимают большую часть времени финансового директора. Вам стоит жестко ограничивать количество буферных блоков, которыми заполнен день. Иначе потратите все время на текущие задачи, а на важное его не останется.

Заполняйте буферный блок не более чем на 60 процентов. Остальное время зарезервируйте на внеплановые дела.

Распределяйте задачи в блоке так: сначала жестко привязанные ко времени, между ними приоритетные и эмоционально-тяжелые, а напоследок оставляйте мелкие вопросы. Многие не придерживаются этой последовательности, ведь хочется сначала избавиться от всего мелкого, а потом спокойно приступить к большому и важному. Это распространенная ошибка. Из-за нее приходится работать в выходные и по вечерам. До сложных дел руки не дошли, день ушел на «разгребание» мелких задач.

Быстрее справляться с текущими задачами вам поможет техника «Помидор». Разбейте время на равные промежутки по 25 минут с пятиминутными перерывами. Такая четверть часа — один «помидор». Планируйте задачи в «помидорах», например, «на составление реестра платежей у меня уходит два „помидора“». Во время «помидора» нельзя отвлекаться ни на что другое. У этого подхода есть два основных преимущества:

  1. Проще себя настроить на короткую ударную работу, чем на многочасовую.
  2. Включается заложенное с детства состояние урока, когда нельзя отвлекаться.

Чтобы контролировать время, отведенное на «помидоры», используйте механические таймеры, программы или мобильные решения. Например, приложения, которые вы можете скачать с сайтов moosti.com или pomotodo.com, вовремя известят о начале и окончании работы.

Фокусный блок. В фокусный блок включайте разработку крупных проектов, стратегий, бюджетов, составление сложных отчетов и другие задачи, которые нельзя решить мгновенно. В неделю планируйте 2–3 таких блока. Чтобы легче переключаться между задачами разных типов, всегда отделяйте фокусные блоки от других буферными.

Во время решения фокусных задач нельзя отвлекаться. Создайте необходимые условия для работы. Многие финансовые директора оставляют такие дела на вечернее время или выходные. Чтобы этого избежать, используйте технику »Вакуум».Подготовьте изолированное место, на четыре часа отключите телефон и интернет, не общайтесь с коллегами. Идеально, если вы можете запереться в своем кабинете или уехать.

Мое любимое место для фокусных задач — читальный зал городской библиотеки. Производительность в правильном месте возрастает в разы.

Блок коммуникаций. В эти блоки включайте встречи, звонки, письма и совещания.

Для каждого взаимодействия человек переключается. Одна встреча может существенно снизить вашу продуктивность на весь день. Поэтому сгруппируйте все задачи, которые требуют общения с коллегами, партнерами, в один блок.

Планируйте его на каждый день. Сообщите сотрудникам, в какие часы готовы обсуждать их работу. Если они будут знать, когда могут обратиться к вам с несрочными делами, это сэкономит не только ваше, но и их время. А для непредвиденных срочных вопросов у вас есть резерв времени в буферных блоках.

Блок замедления. Работа финансового директора ненормированная. Очень важно заранее планировать время на отдых, перерывы на обед. Это спасет вас от выгорания и неэффективной работы нон-стоп.

В таблице пример того, как может выглядеть рабочая неделя финансового директора.

Таблица. Пример блочного планирования рабочей недели

Время

ПН

ВТ

СР

ЧТ

ПТ

9.00 — 13.00

Блок коммуникации

Буферный блок

Блок коммуникации

Фокусный блок

Буферный блок

13.00 — 14.00

Блок замедления

Блок замедления

Блок замедления

Блок замедления

Блок замедления

14.00 — 16.00

Буферный блок

Блок коммуникации

Фокусный блок

Буферный блок

Блок коммуникации

16.00 — 18.00

Фокусный блок

Буферный блок

Буферный блок

Блок коммуникации

Буферный блок

Определите приоритеты для задач

Как экономить два часа рабочего времени ежедневноСамое сложное в управлении временем — приоритеты для задач. Все кажется срочным, важным, нужным. А в итоге — нет четкого ответа на вопрос: «Что я должен делать прямо сейчас?». Решить эту проблему можно, если определиться с приоритетами.

Приоритетные задачи бывают пяти видов:

  • важные регулярные задачи, привязанные ко времени. Например, составление и утверждение утреннего реестра платежей к 11.00;
  • важные срочные задачи, не привязанные ко времени. Например, собеседование с кандидатом на работу;
  • важные, но несрочные задачи. Например, разработка новой системы мотивации персонала;
  • задачи-инвестиции. Например, создание инструкций для сотрудника;
  • важные встречи, переговоры, звонки в конкретное время.

Первые две группы приоритетных дел включайте в буферные блоки, третью и четвертую — в фокусные, а последнюю — в коммуникации.

Проанализируйте свои задачи и определите, какие действия решают маленькие проблемы, а какие впоследствии принесут ощутимую выгоду. Обычно это соотношение 80/20. Определите те 20 процентов дел, которые дадут 80 процентов результата в масштабе компании — это и есть приоритетные задачи. Ставьте их к исполнению в первую очередь.

Ключевое место среди приоритетных дел занимают задачи-инвестиции. Они не решают текущие проблемы, но помогают высвободить время в будущем. Например, лучше потратить час, чтобы научить сотрудника, чем самому делать чужую работу. Задачи, решение которых приносит результаты только в будущем, не всегда очевидны. Поэтому раз в месяц составляйте их список и распределяйте по фокусным блокам.

Чтобы вас не отвлекали от приоритетных дел, используйте технику борьбы с«ворами времени». К ним относятся сотрудники, которые обращаются по незначительным вопросам, и затянутые совещания. Сотрудников, которые привыкли отвлекать вас, придется отучать. Можно использовать такой подход: «У меня сегодня много дел, поэтому я отвлекаюсь только на задачи девяти- и десятибалльной важности. Остальное ждет до завтра. Уверен, что твой вопрос тянет на 9 или 10 баллов?» Чтобы не терять времени на совещаниях, подготовьте «Регламент проведения оперативных совещаний» и пропишите в нем структуру обсуждения. Расскажите генеральному директору о стоимости одного часа совещания (сумме зарплат всех участников в час) и покажите, на сколько регламент сократит эти затраты.

Семь инструментов для управления задачами и временем

Wunderlist

Особенности: совместная работа; голосовые сообщения; создание задач через email; синхронизация с календарем.

  1. MyLifeOrganized. Особенности: дерево задач; привязка задач к локации; синхронизация с Outlook; голосовой ввод на Android.
  2. Todoist. Особенности: расширения для браузеров, Outlook и Gmail; подзадачи и подпроекты; совместная работа.
  3. TIME Planner. Особенности: запись плана и факта времени на задачи; привязка задач к локации. Только для iOS.
  4. Toodledo. Особенности: доступ через телефон, календарь, веб-браузер; напоминания по электронной почте и sms; совместная работа; импорт списков задач из других источников (например, Outlook).
  5. Hours Time Tracking. Особенности: таймер для каждой задачи; записи о выполненных делах в календаре; отчеты за выбранный период в форматах PDF и CSV. Только для iOS.
  6. RescueTime Особенности: категории и подкатегории дел; четыре типа отчетов в форме диаграмм; расширения для ОС, браузеров, Android и iOS. Английская версия.

Подготовлено по материалам журнала "Финансовый директор"

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль