Хранение документов: сколько, где и как

1084
Современные технологии хранения документов помогают компаниям рационально и выгодно хранить как бумаги, необходимые в повседневной работе, так и информацию на разных носителях, которая используется крайне редко.

Сроки хранения документов

Хранение документов: сколько, где и какЛюбая компания имеет в своем распоряжении множество документов. Если сложить их вместе – получатся настоящие горы. При этом большинство сведений в этих бумагах имеет конфиденциальный характер. Это могут быть как персональные данные, которые хранит отдел кадров, так и договоры, множество самых разных бухгалтерских и финансовых документов (обычно бухгалтерия – самое «бумагоплодящее» подразделение»), акты, рекламные материалы и т.д. и т.п.

Что хранить – понятно. Следующий вопрос: сколько? Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 №402-ФЗ первичные учетные документы, бухгалтерская финансовая отчетность, а также другие документы по ведению бухгалтерского учета, в частности, связанные с проверкой подлинности электронной подписи, необходимо хранить не менее пяти лет. Тот же срок предусмотрен и для электронных носителей. Впрочем, корпоративные стандарты организации могут предусматривать и более длительный срок хранения.

При этом надо учитывать ограничения, которые налагает на хранение первичных документов Налоговый кодекс. Так, согласно его статье 23, для налоговых целей компании обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это означает, что если компания переносит убытки, то она обязана сохранять первичные документы в течение всего срока переноса плюс четыре года.

Для персональных данных определены разные сроки хранения. Как гласит Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 № 558, личные дела сотрудников, личные карточки, заявления о согласии на обработку персональных данных  и ряд других документов нужно сберегать в течение 75 лет. Другие сведения (например, отчеты о командировках, данные о персональных окладах и т.д.) достаточно хранить всего 5 лет.

Где и как хранить в офисе

Хранение документов: сколько, где и какИтак, что и сколько хранить – с этим разобрались. Теперь более сложные вопросы: где и как хранить.

Документы с личными данными сотрудников отделы кадров, как правило, хранят  в сейфах или металлических несгораемых шкафах. В законе нигде не указана обязательность наличия сейфа для кадровых документов, но компании несут ответственность за сохранность и неразглашение персональных данных, поэтому оберегают их тщательно. Для хранения самой важной бухгалтерской документации или учредительных документов также иногда могут использоваться специальные металлические шкафы. В любом случае дополнительную защиту обеспечивает пропускная система, существующая во многих компаниях (пропуск по магнитным либо электронным карточкам), благодаря которой посторонние не могут просто так проникнуть в помещения организации. Помимо этого фирмы нередко нанимают (круглосуточную) охрану, устанавливают систему видеонаблюдения, а также пожарную сигнализацию. Подобные услуги оказывают и бизнес-центры.

Разумеется, одна из крайне важных мер по обеспечению сохранности документов и предотвращению утечки сведений – это тщательный подбор персонала. Также необходимо разработать корпоративные стандарты хранения документов и допуска к ним. К сожалению, случается так, что некоторые сотрудники пренебрегают правилом секретности или, более того, используют секретные сведения для своей выгоды. В некоторых случаях компании подписывают с сотрудниками, имеющими допуск к самой важной конфиденциальной информации, обязательство о неразглашении сведений (например, инсайда). Разумеется, законодательство предусматривает ответственность (вплоть до уголовной) за разглашение коммерческой тайны, профессиональной тайны, персональных данных, а также инсайда (ст. 183 УК РФ, ст. 53 УПК РФ, Федеральный закон от 27.07.2010 N 224-ФЗ и другие законы).

Электронные системы хранения документов

Хранение документов: сколько, где и какБумаги, которые могут требоваться регулярно или время от времени, обычно хранят в специальных пронумерованных папках в шкафах в кабинетах сотрудников, чтобы они были под рукой. Современные технические и программные средства (сканер, возможности электронной подписи, облачные хранилища, электронная почта и т.д.) позволяют хранить часть документации не в бумажной, а в электронном виде, не загромождая офис шкафами и полками.

Для удобного общего доступа сотрудников к данным можно создать сетевые папки. Возможно также настроить возможность доступа только части работников  к информации, например, поставив пароли на некоторые папки. Можно создать целый электронный архив, из которого будет легко выгружать данные. В том числе и электронную подпись.

Еще один удобный вариант – помещать документы в облако. Его плюс в том, что добраться до документов можно будет с любого компьютера или даже планшета/смартфона.

Столь удобное хранение документов в электронном виде, однако, не лишено сложностей, которые необходимо учитывать. Например, сертификат электронной подписи, как правило, действителен не дольше года, а многие бухгалтерские документы необходимо хранить по закону пять лет. Соответственно, нужно не забывать своевременно заменить сертификат или купить новый. Еще одна сложность – постоянно обновление форматов документов  Microsoft Office. Нет никакой гарантии, что в новой версии старые документы будут открываться корректно. Именно поэтому хранение документов в течение 75 лет сейчас трудно себе представить, ведь никто не знает, как изменятся форматы.

Разумеется, крупным компаниям выгодно пользоваться системными платформами специализированных фирм-разработчиков. Эти платформы предлагают самые разнообразные возможности. Они позволяют структурировать, описать и классифицировать данные, создавая необходимое количество каталогов. Система может предупреждать пользователей об истечении срока действия тех или иных документов, менять их статус. Кроме того, существует возможность просматривать файлы без скачивания (в том числе просматривать быстро 1-2 первые страницы, чтобы опознать нужный документ), причем с любого компьютера. Возможны и такие «плюшки», как создание личного рабочего пространства или, скажем, возможность работы с документами на любых языках, распознавание отсканированных документов. Для пользователей можно создавать задачи или рассылать уведомления. Тем же, кому требуется особая секретность, предлагают зашифровку документов. Разумеется, существует и возможность создания разных уровней доступа к данным для различных сотрудников. На случай возникновения технических проблем у заказчика компании, специализирующиеся на таких системных платформах, предлагают услугу техподдержки.

Конечно, такие системные платформы – это решение для крупных компаний, поскольку стоят они недешево, да и нужны, по сути, только тем фирмам, у которых имеется большой документооборот. Ранее такие платформы и системы выпускали только иностранные компании, но сейчас в рамках импортозамещения подобное ПО предлагают и российские фирмы по более выгодным ценам, нежели у западных аналогов. Некоторые разработчики СЭД планируют их миграцию на платформы с открытым кодом, что позволит лучше «подгонять» их под потребности конкретных клиентов.

Хранение вне офиса

Хранение документов: сколько, где и какА что делать, если в компании (юридической, аудиторской или любой иной) накопилось множество бумаг, которые не нужны для обработки/регулярного просмотра или требуются крайне редко (или неизвестно, потребуются ли вообще в дальнейшем)? При этом их нельзя уничтожить, а необходимо заархивировать. Можно, конечно, загромождать офис шкафами и полками для хранения документов. Но есть и более удачный и современный выход: внеофисное хранение данных. Услуга эта для России сравнительно новая, но некоторые фирмы ею уже пользуются. Плюсы ее очевидны: освобождается драгоценное офисное пространство (ценное в прямом смысле, ведь аренда помещений, особенно в центре города обходится фирме недешево). Кроме того, компании нет нужды нанимать архивариуса или обучать существующий персонал правильному хранению документов. На внеофисное хранение профессиональной компании передаются как различные документы в бумажном виде (кадровые, бухгалтерские, банковские и любые иные), так и электронные носители (CD-диски, жесткие диски, магнитные пленки, флешки и т.д.). При этом они могут храниться в коробках, папках и мешках.

Размещаться документы и электронные носители могут по-разному, например:

  1. По принципу свободной ячейки, когда за коробкой специальное место не закрепляется. В результате документы находятся в разных местах хранилища, что создает дополнительную защиту информации. Для идентификации на обезличенные коробки или мешки наносится специальный штрихкод (могут также использоваться  RFID-метки).  Доступ в помещения обычно есть у сотрудника архивной компании или у уполномоченного лица компании, сдавшей носители на хранение.
  2. Другой принцип хранения напоминает банковскую ячейку, только очень большую: то есть документы хранятся в отдельном боксе, к которому, как правило, имеет доступ уполномоченный сотрудник арендатора, кладущий или забирающий документы.
  3. Еще одна возможность – по сути, аренда архива. То есть документы и электронные носители находятся в отдельном помещении (россыпью или же в коробках/мешках), к в которое может входить сотрудник или доверенное лицо заказчика. Такой вариант может быть удобен компании с большим архивом, не имеющей своих помещений для него (или если ее помещения находятся в плохом состоянии).

В архивных помещениях должен поддерживаться температурный режим и влажность, подходящие для хранения документов (обычно 17-19 градусов и влажность около 50%), пожарную сигнализацию и противопожарные системы, должна быть исключена возможность залива помещения, а также обеспечена круглосуточная охрана. На носители не должны попадать прямые солнечные лучи, кроме того, в специальных помещениях должна быть достаточная вентиляция (на это влияет расположение стеллажей). Электронные носители должны быть защищены также от размагничивания.

Впрочем, в таком «выездном» архиве имеются и подводные камни. Основные проблемы, с которыми сталкиваются компании-заказчики при таком аутсорсинге – пропажа документов, несвоевременное их предоставление, слишком высокая цена расторжения договора, скрытые платежи.

Поэтому при заключении договора с архивной компанией необходимо тщательно прописать в нем все важные детали, в том числе ответственность за утерю или порчу документов, штрафы за задержку их предоставления. Желательно не заключать договор сроком сразу на пять лет или более, лучше попробовать договориться о хранении на год-два, чтобы на практике понять удобство и выгоду от него. Очень хорошо, если архивная компания может предоставить заказчику электронный доступ к актуальной описи документов.

Некоторые компании предлагают дополнительные услуги, например, систематизацию, оцифровку (сканирование) документов и хранение их на защищенном сервере, резервное копирование, а также уничтожение ненужных документов.

Таким образом, современным организациям доступны самые разные варианты хранения бухгалтерских, банковских и кадровых документов. Компании малого и среднего бизнеса с небольшими архивами обычно  используют собственные помещения. Более крупные компании, как правило, имеют набирающий популярность электронный документооборот, позволяющий экономить пространство. Организации, накопившие большие архивы документов, не используемых в повседневной практике, могут воспользоваться услугами внеофисного хранения.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль