Что проверить финансовому директору в бюджете коммерческих расходов

216
Если вам нужно убедиться в точности плановых коммерческих расходов, проконтролировать их, воспользуйтесь нашими рекомендациями. С их помощью вы узнаете, какую дополнительную информацию запросить, как перепроверить расчеты и снизить риск финансовых потерь.

Чтобы убедиться в достоверности бюджета коммерческих расходов, проверьте его на ошибки и сопоставьте показатели с документами.

Что нужно для проверки бюджета коммерческих расходов

Финансовый директор может самостоятельно выявить ошибки и завышенные цифры в плане коммерческих расходов. Для этого потребуются:

  • расшифровки бюджетных статей;
  • подтверждающие документы.

Запросите в коммерческой службе подробную информацию по каждой статье бюджета с перечнем мероприятий, поставщиков, стоимости услуг, периодов выполнения и оплаты работ (см. пример).

В части затрат проверьте, правильно ли инициаторы отнесли мероприятия к статьям бюджета. Например, расходы на печать рекламных плакатов не должны оказаться среди затрат на маркетинговые исследования. Убедитесь, что в расшифровке только текущие расходы. Перенесите из бюджета коммерческих расходов в инвестиционный бюджет суммы, которые нужны для будущих бизнес-проектов.

Укажите месяц, в котором планируется подписать акт об оказанных услугах. Не забудьте проверить математические расчеты в таблицах. Уточните, не оказались ли в бюджете суммы без НДС.

Попросите подчиненных собрать документы, которые докажут обоснованность сумм в бюджете коммерческих расходов. Чтобы сотрудники не тратили время на поиски, подготовьте для них список источников, например, для маркетинговых исследований и рекламы укажите:

Когда получите документы и расшифровки, проверьте каждую статью бюджета. Убедитесь, что нет расхождений с вводными данными, плановые статьи не противоречат условиям договоров и других документов.

Что проверить в статьях бюджета коммерческих расходов

Бюджет коммерческих расходов включает расходы, связанные с реализацией товаров. Среди них могут быть затраты на:

  • маркетинговые исследования;
  • рекламу;
  • сувенирную продукцию;
  • комиссионные вознаграждения оптовых покупателей;
  • оплату труда сотрудников, ответственных за раскладку товара;
  • транспорт;
  • хранение и логистику.

Основной риск искажений в статьях расходов «Маркетинговые исследования», «Реклама» и «Сувенирная продукция» – злоупотребления сотрудников. Убедитесь, что инициаторы расходов по неосторожности или умышленно не заложили в бюджет завышенные суммы (см. Как избежать конфликтов между финансовой службой и отделом маркетинга).

Сначала проверьте маркетинговые исследования. Возьмите план маркетинга на будущий год и коммерческие предложения, которые запросили ранее. Посмотрите в плане, какие мероприятия планирует провести коммерческая служба. Если сомневаетесь в их необходимости, попросите инициаторов обосновать.

Сравните коммерческие предложения. Изучите специализированные сайты в Интернете и сравните среднюю стоимость услуг на рынке с предложенными. Так сможете выявить завышенные суммы в бюджете. Расходы на рекламу и сувенирную продукцию проверьте по аналогии с расходами на маркетинговые исследования.

Убедитесь, что скидки для клиентов оправданны и не превышают лимиты. Проверьте комиссионные вознаграждения менеджеров. Премии учитывают в бюджете коммерческих расходов, а скидки – в бюджете продаж. Проконтролируйте, чтобы объем закупок соответствовал плану продаж, а процент премии – условиям договора с контрагентом. Сравните премии отчетного и прошлого периодов. Если ставки не изменились, то сумма премии будет зависеть только от объема продаж. Если процент увеличился, попросите отдел продаж обосновать рост (см. Какой отчет поможет контролировать скидки и премии покупателям).

Проверьте оплату труда сотрудников, ответственных за раскладку товара. Для этого классифицируйте их по:

  • региону;
  • каналу продвижения (сетевая или несетевая розница);
  • масштабу розницы (супермаркет, магазин у дома).

Если в компании работают штатные и сторонние супервайзеры, убедитесь, что их функции не дублируются. В штатном расписании проверьте оклады и численность собственных сотрудников, а в договорах со специализированными компаниями – объем и стоимость услуг привлеченных специалистов. Обратите внимание, как изменилась численность супервайзеров в сравнении с прошлым периодом. Учтите, что число сотрудников может расти только вместе с объемом или ассортиментом продукции, а цена товара не влияет на объем выполненных работ.

Чтобы проверить плановые транспортные расходы, сравните показатели «Расходы на единицу продукции» и «Расходы на 1 руб. продукции» за плановый и отчетный периоды. Если затраты выросли – выясните, с чем это связано. Возможно, увеличилась реализация или цена на транспортные услуги (см. формулы).

Формула 1. Расчет отклонения фактических транспортных расходов от плана из-за изменения цены доставки 1 кг продукции

ОЦ = (СДФ — СДП) × ОПФ

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

ОЦ

Отклонение фактических транспортных расходов от плана из-за изменения цены доставки 1 кг продукции

руб.

Результат расчета

СДФ

Фактическая стоимость доставки единицы продукции в регион

руб.

База данных учета транспортных расходов

СДП

Плановая стоимость доставки единицы продукции в регион

руб.

Бюджет логистических расходов

ОПФ

Фактический объем перевозок в регион

кг, л, палеты

База данных учета транспортных расходов

Формула 2. Расчет отклонения фактических транспортных расходов от плана из-за изменения объема перевозок

ОО = (ОПФ — ОПП) × СДП

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

ОО

Отклонение фактических транспортных расходов от плана из-за изменения объема перевозок

руб.

Результат расчета

СДП

Плановая стоимость доставки единицы продукции

руб.

Бюджет логистических расходов

ОПП

Плановый объем перевозок в регион

кг, л, палеты

Бюджет логистических расходов

ОПФ

Фактический объем перевозок в регион

кг, л, палеты

База данных учета транспортных расходов

В договорах с покупателями проверьте, кто оплачивает перевозку – поставщик или покупатель. Менеджеры по ошибке включают в расходы суммы, которые по договору оплачивает контрагент. Если договоров много, анализируйте их выборочно. Сопоставьте транспортные расходы с ценами, которые указаны в договорах с транспортными компаниями. Они должны совпадать (подробнее см. Какие отчеты помогут контролировать транспортные расходы).

Проверьте расходы на содержание склада и логистику. В расшифровке обратите внимание на площадь складских помещений и численность работников. Рост затрат по этим статьям оправдан, только если продажи значительно увеличатся. Не забудьте сверить расходы на складские помещения с суммой арендной платы в договоре.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль