Как убедиться в обоснованности расходов на доработку корпоративной информационной системы

230
Перед тем как потратиться на доработку корпоративной информационной системы, проверьте, насколько обоснованы будут эти расходы. Наши рекомендации подскажут, с чего начать проверку, какие данные запросить.

Чтобы убедиться, что расходы на доработку информационной системы обоснованны, действуйте по плану:

  • выясните, зачем нужны новые функции;
  • рассчитайте затраты на поддержку;
  • сравните стоимость работ штатных и сторонних программистов;
  • оцените отдачу от инвестиций и сопоставьте с затратами.

Как оценить обоснованность целей доработки информационной системы

Если IT-служба просит внести коррективы в бюджет расходов на информационные технологии, выясните, зачем нужна доработка. Попросите инициатора заявки описать, какой результат ожидают от новых функций.

К примеру, автоматическая загрузка прайс-листов поставщиков в информационную систему позволит:

  • быстрее загружать данные;
  • сократить время ручной обработки спецификаций;
  • снизить вероятность ошибок.

Как определить затраты на поддержку корпоративной информационной системы после ее доработки

Оцените стоимость сопровождения информационной системы. Выясните, как будет обновляться информационная система после доработки: автоматически или вручную. Если обновления устанавливают сотрудники IT-отдела, рассчитайте затраты.

Допустим, разработчик выпускает обновления для CRM два раза в месяц. На установку вручную нужно три часа, один час работы IT-специалиста обходится компании в 652 руб. Затраты компании составят 3912 руб. в месяц (652 руб./ч × 3 ч × 2 сотрудника).

Выясните, нужно ли обновить IT-инфраструктуру для работы новых функций, приобрести лицензии. Предусмотрите в смете дополнительные расходы.

Как сравнить стоимость штатных программистов и привлеченных

Посчитайте, что выгоднее: поручить работу программистам компании или привлечь сторонних специалистов. Для этого составьте список консалтинговых компаний и разошлите техническое задание. Уточните у консультантов стоимость услуги и сколько времени потребует доработка. Из ответов поставщиков рассчитайте средние цены.

Запросите у руководителя IT-отдела данные, сколько часов нужно программистам на доработку информационной системы. Выясните, сколько стоит час работы сотрудника. Для этого к окладу работника прибавьте сумму страховых взносов. Общий ФОТ разделите на количество рабочих часов в месяце.

Сопоставьте плюсы и минусы. Если силами штатных программистов реализовать проект не сможете, проанализируйте коммерческие предложения консультантов. Проверьте, как контрагент оценивает работу: разбивает на задачи или указывает фиксированную сумму. Выбирайте компании, которые рассчитали стоимость каждого этапа проекта. Так проще контролировать стоимость и сроки проекта. Поставщик с фиксированной ценой потребует дополнительную плату за услуги, которые не отразили в техническом задании. Проверьте отзывы о консалтинговой компании, свяжитесь с клиентами (подробнее см. Что выгоднее: создать свою IT-службу или передать функцию на аутсорсинг).

Как оценить отдачу от инвестиций и затраты на доработку корпоративной информационной системы

Оцените отдачу от инвестиций в доработку информационной системы. Рассчитайте экономическую выгоду от доработки информационной системы по следующей формуле.

Формула. Расчет отдачи от инвестиций в доработку информационной системы

E = T × C × K

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

E

Отдача от инвестиций в доработку информационной системы

руб.

Результат расчета

T

Время, которое тратит сотрудник на ручную обработку информации

ч.

Фотография рабочего дня

C

Стоимость одного часа работы специалиста

руб.

Рассчитывается как отношение ФОТ к количеству рабочих часов сотрудника в месяц

K

Число работников, которые вручную обрабатывают данные

чел.

Штатное расписание

Сопоставьте выгоду от доработки информационной системы и расходы на работу и обслуживание. Оцените преимущества для компании:

  • экономия рабочего времени сотрудников;
  • сокращение персонала;
  • оперативность формирования отчетов;
  • достоверность информации.

Рассчитайте затраты на проект и поддержку новых функций. Сравните расходы и ожидаемый эффект от доработки. Проверьте, по каким статьям бюджета расходов на информационные технологии не исчерпали лимит. Если доработка внеплановая, воспользуйтесь лимитом статьи «Прочие расходы».

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль