Надо постоянно спрашивать себя, какую пользу приносит компании каждый расход

884
Гинкулов Дмитрий
заместитель генерального директора по экономике и финансам «Артпласт»
Заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт» об эффективной оптимизации, о том, как заставить сотрудников экономить, а также о книге, которую стоит прочесть.

– Дмитрий, расскажите, пожалуйста о программе оптимизации затрат вашей компании?

– На данный момент в компании «Артпласт» действуют следующие основные программы оптимизации затрат:

1. Операционная деятельность.

  • ежегодный мониторинг цен поставщиков услуг. Этим занимается тендерный комитет. Он подчиняется генеральному директору. Экономический отдел готовит список статей затрат: статьи группируются по сути и фильтруются, используя правило Паретта, 20/80;
  • регулярный мониторинг цен поставщиков сырья и готовой продукции. За него отвечает отдел поставок.
  • автоматизация деятельности и увеличение производительности;
  • принцип непрерывного совершенствования – японский подход кай дзен. Несколько лет в компании работает банк идей с ежегодным подведением итогов;
  • периодическое исследование бизнес-процессов на предмет их оптимизации и выявления рисков;
  • все статьи затрат имеют зашитые в систему лимиты и превышение расхода проходит только с санкции руководителя высшего уровня;
  • изменения лимита проходят при согласовании с руководителями высшего уровня и от определённой суммы при участии генерального директора.

2. Инвестиционная деятельность:

  • все проекты обсуждаются на инвестиционном собрании при участии высших руководителей, на котором необходимо доказать его экономическую эффективность. При необходимости привлекается экономический отдел;
  • тендерный комитет помогает найти оптимальное ценовое решение;
  • утвержденный проект с лимитом заводится в корпоративной системе и контролируется автоматически.

Таким образом, система заточена на то, чтобы помочь сотрудникам найти оптимальное решение и избежать ошибок (вовремя их заметить) в процессе реализации.

– Как можно увидеть дополнительные возможности для снижения затрат?

– Ответ простой. Оптимизацией затрат важно заниматься постоянно. И постоянно задавать себе вопрос: какую пользу приносит компании каждый расход? Иногда ответ может быть неочевиден. Тогда за помощью надо обратиться к источнику – тому лицу, кто тратит деньги.

– Как подготовить план оптимизации конкретной статьи расходов?

Каждый рубль расходов компании должен преследовать 2 цели:

1. Приносить прибыль (создавать ценность) или
2. Минимизировать риски.

Вот из такого экономического подхода и надо оценивать любую затрату.

И как я упомянул выше, ответив на вопрос о пользе для компании той или иной статьи – можно двигаться дальше и разобраться, можно ли и как ее оптимизировать. Допустим, мы узнали, какую пользу статья приносит. Далее, можно проиграть ситуацию «а что, если»: этот расход уменьшить или вообще убрать? Насколько пострадает качество «ценности» или какой «риск», и насколько возрастет?

Если ответом на этот вопрос будут: прибыль и риски останутся на том же уровне, то можно оптимизировать.

А как понять, пострадает ли и возрастет ли? Если вопрос неочевиден – прибегните к экспертному мнению. И лучше, если это будет мнение незаинтересованного эксперта.

И наконец, всегда есть место эксперименту. Только делать его желательно плавно, без резких движений.

– Как оценить эффективность предлагаемых решений по оптимизации затрат и учесть все риски?

– Рассчитываем сумму оптимизации и сравниваем ее с конечным результатом (прибыль, риск), на который она влияла. Если результат неизменен или улучшается, то однозначно решение принимаем. Если непонятно – призываем здравый смысл и экспертный совет. И не бойтесь экспериментировать.

– Как жестко следить за расходами и избежать перерасхода?

– Во всем важен системный подход. Системность в моем понимании заключается в регулярности мероприятий и исключению фактора случайной ошибки. То есть: все, что можно автоматизировать – необходимо автоматизировать. Люди пусть придумывают другие полезные вещи (как продать больше, как процессы улучшить, какая аналитика поможет принять верное решение и т.д.), а не тратят его на контроль, напоминания, ручные подсчеты и т.д. Плюс автоматизация позволяет исключить манипуляции и почву для них и таким образом обеспечивает контрольные функции.

Резюме: зашитые в систему лимиты статей затрат и исключение возможности выписать деньги без статьи и выдать деньги при превышении лимита – является хорошим инструментом контроля.

– Можете назвать 5 статей затрат, которые безболезненно можно сократить на треть?

Я очень аккуратно отношусь к такому вопросу. Если в компании никогда не занимались оптимизацией затрат на системном уровне – это одно. Если занимаются – совсем другое. И очень важен контекст вопроса: что в компании происходит на данный момент? Это вопрос выживания? Или что?

Если вопрос выживания, то, конечно, в первую очередь нужно рассмотреть статьи, не связанные напрямую с операционной деятельностью (с цепочкой создания ценности продажа товара/услуги клиенту). Например, дотации на питание, проезд, корпоративы и т.д. И даже эти статьи важно оценить с точки зрения рынка и рисков – ведь сотрудникам станет хуже, а это риск их потери! А что они найдут за пределами вашей компании? А что еще, кроме дотаций и жалованья, ценно для ваших сотрудников в вашей компании? Таким образом, мы поднимаемся к ценностям более высокого порядка.

Отвечая на данный вопрос, хочу акцентировать внимание на том, что большие возможности в оптимизации (скрытые резервы) находятся в бизнес-процессах (а это время и ФОТ), неоптимальном управлении запасами и дебиторкой. В любом случае, все решения важно тщательно взвесить и соизмерить с возникающими рисками.

– Как заставить сотрудников компании думать об экономии?

– В первую очередь принцип экономии должен стать частью корпоративной культуры компании. А для этого он должен быть частью сознания высших руководителей. Именно личный пример руководителя, а не только слова (слова, безусловно, очень важны), дают сотруднику нужный посыл к действию. А соответствующая мотивация (банк идей, премии за рационализатрство и увеличение производительности) подкрепляет примеры и лозунги. В нашей компании реализовано и первое, и второе.

– Как Вы мотивируете себя каждый день?

– Когда есть большая цель (желание), вопрос мотивации складывается само собой. Если я хочу пробежать марафон, мне надо несколько раз в неделю бегать. Если я хочу взойти на Эверест, мне надо бывать в горах и надо тренироваться определенным навыкам. То же самое на работе, в семье и вообще по жизни. Почему берется само желание – уже второй вопрос.

Для себя какое-то время назад я пришел к пониманию, что меня наполняет помощь. Сам процесс. Когда я помогаю людям, сотрудникам, подчиненным, компании в целом. Помогаю найти лучшее решение, стать эффективнее, чему-то научиться, что-то осознать. Поэтому каждое утро у меня есть и план действий и наполненность смыслом.

– Какую из последних прочитанных книг можете порекомендовать коллегам?

– Буквально на днях я закончил читать книгу Эрика Бертрана Ларссена «Без жалости к себе». Ее автор – консультант и тренер по личной эффективности и мотивации. В своей методике Бертран предлагает своим клиентам переоценить и затем изменить свою жизнь: начать с определения своих ценностей и понимания, в какой области эти ценности будут максимально проявляться и заканчивает постановкой цели и методами ее достижения путём системных (небольших, ежедневных) изменений самого себя.

Книга заставляет задуматься, очень мотивирует и дает практические рекомендации, которые можно применить и в своей работе и в личной жизни.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль