Как провести внеплановую инвентаризацию дебиторской задолженности

Чтобы оценить состояние дебиторской задолженности, проведите инвентаризацию расчетов с контрагентами. Как проверить долги клиентов перед компанией, на что обратить внимание, как оформить результаты инвентаризации дебиторской задолженности – читайте в наших рекомендациях.

Чтобы актуализировать информацию о долгах контрагентов, проведите внеплановую инвентаризацию дебиторской задолженности. Полностью следовать правилам обязательной инвентаризации не нужно, достаточно трех шагов:

• сформируйте инвентаризационную комиссию;
• сверьте взаиморасчеты с контрагентами;
• оформите результаты проверки.

Как сформировать инвентаризационную комиссию для инвентаризации дебиторской задолженности

Если в компании есть ревизионная комиссия, поручите ей проверить дебиторскую задолженность. Если такой комиссии нет, попросите руководителя компании издать приказ и сформировать инвентаризационную комиссию. Приказ допустимо составить в свободной форме или воспользоваться образцом, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. В документе укажите:

• причину инвентаризации;
• состав комиссии;
• активы, которые проверяете;
• дату начала и окончания мероприятия.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов об инвентаризации. В состав комиссии включите сотрудников юридического, финансового, коммерческого отделов и бухгалтерии. Назначьте председателя. Обратите внимание, участники не должны быть материально ответственными работниками.

Как сверить взаиморасчеты с контрагентами при инвентаризации дебиторской задолженности

Закрепите за каждым членом комиссии участок работы. Для этого поделите поровну дебиторов между участниками проверки. Как правило, участники проверки работают на своем рабочем месте. В редких случаях председатель комиссии назначает совещание, например, чтобы подписать акт инвентаризации. Чтобы подтвердить долги контрагентов, сверьте взаиморасчеты с покупателями и поставщиками. Запросите в бухгалтерии дебетовые сальдо по счетам 60, 63 и 76 за период, который проверяете. Составьте акты сверки расчетов с дебиторами по каждому договору. В них укажите:

• дату;
• номер документа на отгрузку;
• стоимость товаров;
• НДС;
• сумму поступившей оплаты;
• реквизиты платежных документов.

Вышлите должникам акты в двух экземплярах по почте. Попросите подтвердить долг и вернуть один экземпляр с подписью руководителя. Если контрагент подписал документ, значит, он признает задолженность. Письменное подтверждение долга продлевает срок исковой давности (подробнее о том, как регламентировать работу, см. Регламент по работе с дебиторской задолженностью компании «Альфа»).

Если должник отказывается подтверждать информацию, требуйте обоснование. Например, компанию ликвидировали, тогда попросите справку о снятии с налогового учета или свидетельство об исключении из ЕГРЮЛ.

Итоги сверки с контрагентами отразите в справке о дебиторской задолженности и укажите в ней:

• реквизиты дебитора;
• дату, когда образовалась задолженность;
• причину, почему возник долг;
• сумму долга.

Формула. Расчет дебиторской задолженности на конец текущего месяца

Как оформить результаты инвентаризации дебиторской задолженности

Зафиксируйте результаты проверки в акте об инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками. Документ составьте в свободной форме или по форме ИНВ-17. Регламентированный акт удобнее, потому что привычнее для сотрудников бухгалтерии. Распечатайте документ в двух экземплярах. К акту об инвентаризации приложите справку. Обратите внимание, акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Если хотя бы один участник не распишется, усомнитесь в результатах проверки. Если нашли ошибки, скорректируйте суммы в управленческом и бухгалтерском учете. Помните, акты сверки с контрагентами не относятся к первичке. Нельзя исправлять записи в учете, опираясь на цифры из актов.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»