Как провести внеплановую инвентаризацию дебиторской задолженности
Используйте пошаговые руководства:
Чтобы актуализировать информацию о долгах контрагентов, проведите внеплановую инвентаризацию дебиторской задолженности. Полностью следовать правилам обязательной инвентаризации не нужно, достаточно трех шагов:
- сформируйте инвентаризационную комиссию;
- сверьте взаиморасчеты с контрагентами;
- оформите результаты проверки.
Как сформировать инвентаризационную комиссию для инвентаризации дебиторской задолженности
Если в компании есть , поручите ей проверить дебиторскую задолженность. Если такой комиссии нет, попросите руководителя компании издать приказ и сформировать инвентаризационную комиссию. Приказ допустимо составить в свободной форме или воспользоваться образцом, утвержденным . В документе укажите:
- причину инвентаризации;
- состав комиссии;
- активы, которые проверяете;
- дату начала и окончания мероприятия.
Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов об инвентаризации. В состав комиссии включите сотрудников юридического, финансового, коммерческого отделов и бухгалтерии. Назначьте председателя. Обратите внимание, участники не должны быть материально ответственными работниками.
Как сверить взаиморасчеты с контрагентами при инвентаризации дебиторской задолженности
Закрепите за каждым членом комиссии участок работы. Для этого поделите поровну дебиторов между участниками проверки. Как правило, участники проверки работают на своем рабочем месте. В редких случаях председатель комиссии назначает совещание, например, чтобы подписать акт инвентаризации. Чтобы подтвердить долги контрагентов, . Запросите в бухгалтерии дебетовые сальдо по счетам 60, 63 и 76 за период, который проверяете. Составьте акты сверки расчетов с дебиторами по каждому договору. В них укажите:
- дату;
- номер документа на отгрузку;
- стоимость товаров;
- НДС;
- сумму поступившей оплаты;
- реквизиты платежных документов.
Вышлите должникам акты в двух экземплярах по почте. Попросите подтвердить долг и вернуть один экземпляр с подписью руководителя. Если контрагент подписал документ, значит, он признает задолженность. Письменное подтверждение долга продлевает срок исковой давности (подробнее о том, как регламентировать работу, см. ).
Если должник отказывается подтверждать информацию, требуйте обоснование. Например, компанию ликвидировали, тогда попросите справку о снятии с налогового учета или свидетельство об исключении из ЕГРЮЛ.
Итоги сверки с контрагентами отразите в справке о дебиторской задолженности и укажите в ней:
- реквизиты дебитора;
- дату, когда образовалась задолженность;
- ;
- сумму долга.
Формула. Расчет дебиторской задолженности на конец текущего месяца
|
Используемые обозначения |
Расшифровка |
Единицы измерения |
Источник данных |
|---|---|---|---|
|
|
Дебиторская задолженность на конец текущего месяца |
руб. |
Результат расчета |
|
|
Вся дебиторская задолженность на конец предыдущего месяца |
руб. |
Данные бухгалтерского и управленческого учета, бюджет продаж |
|
|
Объем отгрузок за текущий месяц |
руб. |
Данные бухгалтерского и управленческого учета |
|
|
Поступление денежных средств в текущем месяце |
руб. |
Данные бухгалтерского и управленческого учета |
|
|
Премия (ретробонус), причитающаяся покупателям за выполнение ряда условий в текущем месяце (например, за определенный объем закупок) |
руб. |
Ставка премии и условия ее предоставления определяются дистрибьюторским соглашением. Премия рассчитывается от объема отгрузок и уменьшает дебиторскую задолженность на конец месяца. Если компания не предоставляет подобных бонусов своим контрагентам, значение этого показателя будет равно нулю |
Скачайте 3 популярных регламента, которые пригодятся в работе
- Регламент 1. Положение по оплате труда и премиальным выплатам
- Регламент 2. Положение о бюджетировании и финансовом планировании
- Регламент 3. Финансовая политика компании «Альфа»
Как оформить результаты инвентаризации дебиторской задолженности
Зафиксируйте результаты проверки в акте об инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками. Документ составьте в свободной форме или по . Регламентированный акт удобнее, потому что привычнее для сотрудников бухгалтерии. Распечатайте документ в двух экземплярах. К акту об инвентаризации приложите . Обратите внимание, акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Если хотя бы один участник не распишется, усомнитесь в результатах проверки. Если нашли ошибки, скорректируйте суммы в управленческом и бухгалтерском учете. Помните, акты сверки с контрагентами не относятся к первичке. Нельзя исправлять записи в учете, опираясь на цифры из актов.
