Оптимизация документооборота в организации

1305
Бекетов Александр
ведущий специалист департамента финансового консультирования, аудита и МСФО компании КСК групп
В статье подробная инструкция по оптимизации документооборота в организации. Рекомендации по повышению эффективности работы как с внутренними, так и с внешними документами.

Что же представляет собой документооборот в современной компании? Прежде всего, это система движения документов с момента их создания или получения вплоть до отправления или завершения работы с ними внутри организации.

Исходя из своего назначения, документооборот может быть внутренним, когда документы создаются внутри компании и не выходят за ее пределы (это регламенты, приказы, распоряжения, листы согласования и т.п.) и внешним, когда документы помимо самой организации используются в расчетах с ее контрагентами (это договора, товарные накладные, различные акты и т.п.). Как показывает практика, сложности у предприятий возникают в обеих ситуациях.

Какие проблемы с документооборотом есть в компаниях

Согласно статистике российские организации сталкиваются со следующими проблемами в документообороте:

1. Отсутствие регламентов и документов, описывающих бизнес-процессы. Сотрудники банально не понимают весь круг своих должностных обязанностей, что приводит к затягиванию времени, производственному саботажу, возникновению намеренных/непреднамеренных ошибок. Например, в связи с отсутствием регламента по взаимодействию между подразделениями организации, работник склада может попросту не знать о необходимости предоставления того или иного документа в бухгалтерию.

2. Отсутствие документов, которые помогут минимизировать риски при спорах с контролирующими органами. Здесь следует привести несколько примеров. Так, во многих организациях периодически выплачиваются премии, а документами их обосновывающими являются только приказы о премировании и Положение об оплате труда с общими формулировками. При этом детальные расчеты показателей премирования отсутствуют. А контролирующие органы неоднократно указывали на их необходимость (Письмо ФНС России от 01.04.2011г. № КЕ-4-3/5165, Письмо Минфина России от 22.09.2010г. № 03-03-06/1/606, от 26.02.2010г. № 03-03-06/1/92  и др.). Величина потенциальных налоговых рисков может оказаться существенной для предприятия.

Аналогичным образом, во многих производственных компаниях не разработан документ, свидетельствующий о выпуске готовой продукции из производства (зачастую таким документом ошибочно является накладная по форме №МХ-18, которая  свидетельствует лишь о том, что продукция передана на склад, а не о самом факте ее выхода из производства). Учитывая данное обстоятельство, при проверках под сомнение может быть поставлена вся себестоимость выпущенной продукции.

3. Длительность процесса согласования документа для принятия стратегического решения. Очень часто, для того чтобы подписать договор/отправить платеж требуется, чтобы это действие было согласовано различными подразделениями организации (юридический отдел, служба безопасности, директор и т.п.), что в реальных рабочих условиях может занять более месяца и вызывает только негативные эмоции и разлад в коллективе.

4. Несвоевременный возврат документов от контрагентов. Например, документы по реализации продукции (в частности, накладные по форме № Торг-12) очень часто не возвращаются от покупателей или же возвращаются с большим опозданием. Серьезных рисков при взаимодействии с  контролирующими органами данная проблема не несет, однако при аудиторских проверках выручка компании может быть не подтверждена.

Данный перечень является далеко не исчерпывающим, его легко можно продолжить.

Что сделать для оптимизации документооборота в организации

Так что же необходимо сделать руководителю, чтобы избежать всех этих проблем и повысить управляемость бизнеса?

1. Провести полную предварительную диагностику бизнес-процессов компании с целью выявления проблемных и слабых мест.

2. Определить стратегию развития документооборота в компании (в электронном, печатном или смешанном виде).  В независимости от выбранной модели нужно разработать внутренние регламенты и положения о работе каждого подразделения с обязательным ознакомлением сотрудников с документом под роспись. Как показывает практика, данный метод воздействия является очень эффективным. Затем следует оценить возможность и необходимость внедрения электронного документооборота. У данной системы есть свои плюсы и минусы, но очевидно, что будущее за электронными документами.

Здесь мы снова столкнемся с разделением документооборота на внешний и внутренний.

Повышение эффективности внутреннего документооборота

Внутренний документооборот целесообразно перевести в электронный вид только в согласовательно-распорядительной части – (это приказы, распоряжения, листы согласования и т.п.). На практике это выглядит так: при подписи договора: ответственное за его создание подразделение ставит задачу на акцепт документа всем заинтересованным лицам и устанавливает срок выполнения задачи, а акцептантам остается только электронно поставить галочку в согласовательном листе. Аналогичным образом можно ставить и внутренние задачи (поручения, задания и т.п.), а также контролировать их выполнение. При этом каждому работнику устанавливаются индивидуальные права доступа. Современные программные продукты (1 Форма и др.) позволяют в полном объеме выполнять данные операции.

С другими внутренними документами ситуация более сложная. Так, законодательно не запрещено оформлять документы (такие как требования-накладные и т.п.) в электронном виде и заверять их электронной подписью. Однако, какие-либо разъяснения о возможности использования данного подхода в настоящее время не сформированы, также как и позиция контролирующих органов о принятии/непринятии в качестве доказательств данных внутренних цифровых документов. Поэтому, рекомендуем распечатывать подобные документы в бумажном виде и ждать дальнейших разъяснений регулирующих органов.

Как ускорить внешний документооборот

Внешний электронный документооборот получает все большее распространение при оформлении таких документов, как акт выполненных работ, счет-фактура, отгрузочная накладная по форме № Торг-12, универсальный передаточный документ (кстати, еще один способ оптимизации, так как заменяет собой Торг-12). Все эти документы в обязательном порядке должны быть подписаны электронной подписью (в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Стоит отметить, что счет-фактура должен содержать только квалифицированную электронную подпись.

Но, основной парадокс заключается в том, что документ может быть заверен электронной подписью, а распечатывать его скорее всего все равно придется (например, форматоварной накладной предусматривает подпись получателя груза, а у сотрудника контрагента цифровой подписи может и не быть). Для проверки в налоговую инспекцию также можно передать не все формы электронных документов, а лишь соответствующие форматам ФНС (утверждены Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@). Тем не менее, удобство использования цифровой подписи очевидно в первую очередь за счет существенного сокращения времени на оформление документов. Часто компании не стремятся переходить на электронный документооборот по причине того, что их контрагенты попросту отказываются от приема такого рода документов. Выйти из данной ситуации довольно просто – необходимо согласовать с организациями возможность электронной подписи документа в одностороннем порядке и оформить данный факт договорными отношениями.

3. Составить график документооборота – документ описывающий оформление всех имеющихся в организации бизнес-процессов. Стоит отметить, что составление данного графика является обязательным для любой организации (п. 4 ПБУ 1/2008). В нем необходимо предусмотреть:

  • вид и перечень составляемых документов по каждому бизнес-процессу (продажи, производство, склад и т.п.). В случае необходимости разработать и утвердить недостающие формы документов;
  • ответственных за создание, утверждение, передачу, движение, а также за внесение данных в учетные системы лиц;
  • сроки предоставления и хранения документов.

4. Обеспечить выполнение и соблюдение графика посредством проведения периодических контрольных мероприятий. Например, премия менеджеров по продажам может напрямую зависеть от степени возврата документов от покупателей.

Резюмируя, подчеркну, что процесс становления системы документооборота в копании должен носить системный, а не разовый характер, развиваться вместе с бизнесом и технологиями.

Чтобы обсудить статью, заходите в наши группы в соцсетях Оптимизация документооборота в организации  Оптимизация документооборота в организации  Оптимизация документооборота в организации

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль