Как хранить первичные документы

434
Когда компания растет, вместе с ней увеличивается и объем информации. Чтобы доказать хозяйственные операции, важно подтвердить их документами. О том, как хранить первичку и ничего не потерять, узнаете из этого решения.

Чтобы выстроить систему хранения первичных документов:

  • создайте регламент документооборота и внесите изменения в действующие нормативные акты компании;
  • проконтролируйте, чтобы подчиненные соблюдали все требования регламента;
  • ведите журнал учета и выдачи первички;
  • передайте в архив.

Как регламентировать документооборот первичных документов компании

Разработайте регламент документооборота (см. Положение о документообороте компании). В положении детально опишите, как хранить первичные документы. Не относитесь к процессу формально. Если потеряете важную информацию – компанию оштрафуют.

В регламенте закрепите:

  • список первички, которой пользуется компания;
  • способы, как принимать, выдавать и утилизировать первичку;
  • должности сотрудников, которые отвечают за сохранность информации на каждом этапе. На случай отпуска или болезни работника укажите, кто его замещает.

Внесите изменения в должностные инструкции сотрудников, отразите, где и как хранятся акты, справки и прочие распечатки. В положении о мотивации закрепите условия, когда подчиненных депремируют. Например, если потеряют или испортят документы. Ознакомьте сотрудников с нововведениями.

Как контролировать соблюдение правил хранения первичных документов

Контролируйте, как сотрудники соблюдают регламент документооборота. Каждые две недели проверяйте, соблюдают ли работники требования регламента. Так подчиненные быстрее привыкнут к новым правилам в работе с первичкой. Если не хватает времени, делегируйте эту функцию главному бухгалтеру. Если сотрудники соблюдают правила, проверяйте документооборот реже. Например, один раз в полгода.

Ведите журнал учета и выдачи документов. Поручите сотрудникам вносить информацию о документах в журнал учета и выдачи, а именно:

  • название документа;
  • дату;
  • компанию;
  • хозяйственную операцию;
  • должности лиц, которые совершили и оформили сделку;
  • подписи ответственных сотрудников с расшифровкой;
  • кому передан документ.

Также попросите подчиненных подшивать первичку, с которой они работают. Например, кладовщик собирает в папку накладные, а казначей – платежки. До того как передать в архив оформленные папки, храните их в специальных кабинетах или в шкафах под ключом.

Как регламентировать правила хранения первичных документов

Утвердите правило: первичку, которая не нужна сотрудникам в работе, сдают в архив. Чтобы передать документы на постоянное хранение:

  • составьте опись;
  • сделайте лист-заверитель;
  • прошейте дело;
  • пронумеруйте листы;
  • оформите обложку.

Составьте акт приема-передачи документов, укажите компанию, тип, номер и дату. Для постоянного хранения используйте картонные короба – так проще утилизировать бумаги в будущем. Короба подпишите, как и папки для временного хранения. Выдавайте папки из архива только под подпись в журнале учета и выдачи документов.

Сколько хранить документы до передачи в архив, каждая компания решает самостоятельно. На сроки влияют:

  • свободное место для временного хранения. Если бумаг много, места в шкафах не хватит;
  • востребованность информации в текущей работе. Например, если операционный цикл компании равен кварталу, то сдайте первичку за I квартал в III квартале. Так документы за последний период будут всегда под рукой.

В архиве храните первичные документы не меньше пяти лет. Утилизируйте документы, по которым истек срок хранения

Как автоматизировать документооборот первичных документов компании

Если контрагентов много – внедрите электронный документооборот. Сэкономите время и место. Убедитесь, что внедрение электронного документооборота не только актуально, но и экономически обосновано.

Формула. Расчет коэффициента рентабельности инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы

NPV формула

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

ROIERP

Рентабельность инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы (Return on investment)

%

Результат расчета

P

Выгоды от внедрения комплексной информационной системы

руб.

Оцениваются экспертно

TCO

Совокупная стоимость владения комплексной информационной системой (Total cost of ownership)

руб.

Включает как первоначальные затраты (на внедрение), так и все последующие расходы (на эксплуатацию, доработку и т. п.)

Утвердите правила, как создавать, получать и хранить такие документы. Укажите в учетной политике:

  • первичку, которая участвует в электронном документообороте;
  • Ф. И. О. и должности сотрудников с правом подписи;
  • способ обмена информацией с контрагентами, привлекаете оператора электронного документооборота или нет;
  • как передаете данные в налоговую инспекцию – в бумажном виде или электронном формате.

Электронные документы действительны, если их заверить электронной подписью (о том, как уговорить покупателей и поставщиков отказаться от бумаги, подробнее см. Как организовать обмен электронными документами с контрагентами).

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль