Как сократить представительские расходы

250
Чтобы расходы компании на поддержание ее репутации и хороших отношений с клиентами не завышались подразделениями, установите общие правила их планирования и контроля. Наши рекомендации помогут определить оптимальный способ сокращения затрат.

Чтобы сократить представительские расходы без ущерба репутации компании, необходимо тщательно планировать их и следить за непревышением затрат сверх установленного бюджета. Определите:

  • какие затраты компании относятся к представительским;
  • когда они возникают;
  • кто их планирует;
  • по какому принципу они устанавливаются.

Какие расходы отнести к представительским

К представительским расходам на предприятиях относят:

  • затраты на прием посетителей в офисе – чай, кофе, конфеты и т. д.;
  • подарки к праздникам, торжественным датам, юбилеям клиентов;
  • деловые обеды, банкеты с клиентами и т. п.

Как правило, такие расходы регламентируются общими законодательными нормами или внутренними приказами и распоряжениями компании.

В каких случаях возникают представительские расходы

Если в компании представительские расходы не планировались, а возникали по мере надобности, важно определить их точную сумму и назначение. Для этого нужно:

  • собрать данные о расходах за прошлые периоды;
  • установить, кто из сотрудников был их инициатором;
  • распределить расходы по местам их возникновения (подразделениям, представительствам и др.).

Соберите в один отчет расходы за последние несколько периодов (три–пять лет). Из полученных данных выделите случаи, в которых представительские расходы повторялись из года в год. Это могут быть обязательные выставки, встречи региональных представительств в головном офисе компании, приезд представителей, праздничные даты, юбилеи компаний-партнеров или клиентов – все обоснованные причины расходов, встречающиеся более одного раза. Важно не привязывать анализ к конкретному событию, например, юбилей генерального директора фирмы-партнера, а зафиксировать, что такие расходы, как персональные поздравления с юбилеями, возможны.

Определите ответственных за расходы – директор по направлению, начальник отдела или рядовой сотрудник. Это важно, если на предприятии статья представительских расходов фигурирует и в коммерческих затратах, и в общеадминистративных и существует отдельный бюджет дирекции, где собираются затраты всех директоров по направлениям деятельности.

Объедините все расходы в одном документе. Суммы затрат разнесите по годам их возникновения и классифицируйте по назначению: поздравительные мероприятия, деловые встречи, прием в офисе и т. д. Такая детализация важна особенно в крупных подразделениях, например, в коммерческой службе, где чаще всего возникают представительские расходы.

Кому поручить планирование представительских расходов

Кому поручить планирование представительских расходов, зависит от того, как поставлен процесс бюджетирования на предприятии:

  • если затраты планируют централизованно в планово-бюджетном отделе, то суммы представительских расходов устанавливаются там же;
  • если бюджеты составляются по направлениям деятельности или подразделениям, то планировать расходы для этой статьи будут, соответственно, в каждом подразделении (отделе), а планово-бюджетное управление сможет проконтролировать и убедиться в обоснованности представленных затрат.

Как планировать представительские расходы

Определившись с тем, где возникают представительские расходы и в каком объеме, кто отвечает за их планирование, необходимо установить единый принцип планирования затрат.

Размер представительских расходов можно установить в процентах от общих затрат (прямых, косвенных, коммерческих, общеадминистративных), например, 0,01 процента. Значение можно определить экспертным путем либо на основании отчетности прошлых периодов – оценить, какой процент в структуре затрат принадлежал представительским расходам. Полученную сумму необходимо распределить по директорам направлений (руководителям отделов) или подразделениям равномерно или по какому-либо иному принципу. Например, лимиты для директоров можно установить как средние по году на основании анализа расходов за несколько лет. Аналогично для отделов и представительств. Главное, чтобы общая сумма (представительские расходы в коммерческих и общеадминистративных статьях) не превышала установленного предела.

Бюджеты составляют сотрудники на местах – в подразделениях, представительствах, которые планируют назначение и суммы расходов в соответствии с планом мероприятий и другими пожеланиями (например, при проведении маркетинговой акции, представительские затраты можно сопоставить с рентабельностью акции в целом). Далее бюджет передается на согласование в планово-бюджетное управление. Его специалисты проверяют, чтобы расходы не оказались необоснованно высоки: сопоставив их с остальными статьями затрат, где могут возникнуть представительские расходы (командировки, выставки и др.), либо сравнив с аналогичными расходами за прошлые периоды по этому подразделению. Если бюджет предприятия планируется с поправкой на инфляцию, то все расходы, в том числе и представительские, должны быть запланированы с этой поправкой.

Формула. Расчет рентабельности затрат на проведение маркетинговой акции

Как сократить представительские расходы

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

Р

Рентабельность затрат на проведение акции

%

Результат расчета

ПДТ

Дополнительная прибыль от проведенной акции

тыс. руб.

Определяется по формуле

З

Затраты на проведение акции

тыс. руб.

Отчет о расходах на проведение акций

Бюджет планируется для каждого руководителя в отдельности – устанавливается фиксированная сумма. Лимит выводит планово-бюджетное подразделение на основании анализа фактических затрат за несколько периодов, для точности лучше взять отчеты более чем за три года. Такой подход возможен, когда предприятие давно на рынке, у него сложился определенный имидж, есть готовые стандарты работы с клиентами (например, на праздники всем клиентам презентуется торт или представительские встречи организуются только в определенном ресторане и т. д.). Максимальную сумму расходов можно зафиксировать для каждого месяца или квартала.

Подразделениям средства на представительские расходы можно выделять по запланированным мероприятиям, например, на Новый год, 23 февраля, 8 марта и профессиональный праздник (День строителя, День энергетика и др.), либо установить лимит на один подарок. Планируя представительские расходы генерального директора в офисе компании, нужно оговорить, что именно будет закупаться в офис для гостей, с какой периодичностью и т. д.

Всю процедуру планирования представительских расходов необходимо закрепить в корпоративном стандарте, описывающем процесс бюджетирования. Если представительские расходы нерегулярны, то стоит по мере актуальности издавать приказы, где следует утверждать суммы лимитов для каждого из директоров и подразделений (отделов) предприятия.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль