Как сэкономить на командировочных расходах

1022
Чтобы сэкономить расходы на командировки сотрудников, не снизив продаж и не ухудшив отношений с контрагентами, воспользуйтесь нашими рекомендациями. Они подскажут, какие статьи затрат можно сократить, какие меры предпринять для этого.

Чтобы сократить расходы на командировки сотрудников, нужно:

  • ужесточить контроль над затратами с помощью регламентов;
  • оптимизировать расходы на проезд и проживание;
  • ввести возможность удаленной связи с партнером.

Как сэкономить на командировочных расходах за счет ужесточения контроля

Чтобы контролировать командировочные расходы, разработайте положение о командировках. Определите в нем допустимые командировочные расходы (ж/д и авиабилеты, проживание, суточные, мобильная связь и др.) и лимиты по ним в зависимости от категории сотрудников. Помимо стандартных лимитов, включите перечень расходов, возмещение которых возможно без дополнительного согласования при соблюдении определенных условий. К примеру, компенсация услуг прачечной возможна при сроке командировки, превышающем две недели, компенсация оплаты сверхнормативного багажа – если сотрудник перевозил образцы товаров, рекламную продукцию.

Перечислите расходы, которые не возмещаются компанией (алкоголь, сигареты, повышение класса авиаперелета и т. д.). Ознакомьте с положением о командировках всех сотрудников – это поможет избежать расходов свыше установленных лимитов, в обратном случае сотрудники должны будут компенсировать их за свой счет.

Укажите порядок согласования заявок на расходы, в каком случае требуется дополнительный акцепт руководства, как обосновывается производственная необходимость поездки, что нужно для получения аванса и возмещения расходов, в какие сроки сотрудник должен представить отчетные документы, кому и в какой форме сдать отчет.

Пропишите в этом документе типы гостиничных номеров (только одноместное или двухместное размещение, номера повышенной комфортности – только для топ-менеджеров и др.).

Планируя расходы на командировки, не ограничивайтесь общей суммой. Детализируйте ее по датам (месяцам), центрам финансовой ответственности, направлениям следования, по возможности – по сотрудникам и целям поездки. Уже на этом этапе можно отсечь малоэффективные командировки (например, поездки по обмену опытом) и спланировать график более экономично с учетом сезонности в ценах на билеты и гостиницы, возможного объединения нескольких населенных пунктов в одну поездку и т. д.

Чтобы придерживаться составленного плана поездок на год, ежемесячно уточняйте у руководителей план командировок на ближайший месяц. Если не предполагается изменений по сравнению с бюджетом, то оформляйте заявку на командировку в стандартном порядке. Если возникла потребность во внеплановой поездке, предусмотрите дополнительное согласование с руководством. Такую поездку квалифицируйте как сверхбюджетную и на сумму затрат по ней уменьшите бюджет на командировки на оставшуюся часть финансового года.

Для контроля исполнения бюджета введите ежемесячное сопоставление запланированных и фактически истраченных на деловые поездки средств. В случае перерасхода остаток до конца периода сократите или перераспределите в его пользу остатки по другим статьям, по которым у подразделения есть экономия. Это обеспечит достоверность бюджета и потребует тщательно просчитывать необходимость предстоящих поездок.

Оценивайте экономическую эффективность деловых поездок, к примеру, на сколько улучшились финансовые показатели филиалов после поездки их руководителей на тренинг, или соотношение выручки по контракту с клиентом и затрат на поездки для переговоров с ним. Такой анализ поможет оценить целесообразность аналогичных расходов в будущем.

Для контроля соблюдения лимитов и нормативов назначьте отдельного сотрудника, который будет отвечать за проверку заявок на командировки и заниматься организацией поездок.

Как снизить расходы на командировки за счет оптимизации стоимости проезда

Нормируя расходы на проезд к месту командировки, ограничьте класс билетов (для авиабилетов – экономкласс для всех перелетов продолжительностью менее восьми часов и бизнес-класс – для более длительных) и тариф (обычно самый низкий из имеющихся на запланированные даты поездки). Дополнительно сэкономить можно, если:

  • заключить договор с агентством делового туризма. Такие фирмы помогут купить билеты с более низкими тарифами, чем при самостоятельном бронировании, и предложат выгодные цены на другие услуги, связанные с поездкой;
  • заключить трехсторонний договор с агентством делового туризма и банком (платежной системой). Тогда заказчик поездки оплачивает расходы на командировку специальной корпоративной картой, открытой для него банком (платежной системой), и позже компания возмещает банку эту сумму в течение определенного периода – обычно один–два месяца;
  • заключить договор с перевозчиком. Актуально при условии значительных объемов ежегодных поездок в населенные пункты, обслуживаемые данным перевозчиком. Тогда компания-клиент может рассчитывать на более низкие тарифы и накопительную систему скидок, а иногда и на возможность накапливать бонусы для последующей оплаты ими части стоимости билетов;
  • правильно выбрать время покупки билетов и даты поездки. Четкий план деловых поездок на год позволит сэкономить до 15 процентов на проезд.

Если сотрудник, ответственный за организацию командировок, самостоятельно ищет предложения по билетам и ценам на проживание, то может:

  • отслеживать предложения перевозчиков и гостиниц с помощью мобильных приложений и специализированных сайтов;
  • подписаться на рассылки перевозчиков в соцсетях и узнавать о спецпредложениях, получать промокоды для покупки льготных авиабилетов;
  • подключить электронное оповещение об изменении цен на билеты в течение дня. Учитывая, что иногда цены за сутки меняются два–три раза, особенно на зарубежные направления в связи с изменением курса валюты, такое оповещение поможет сэкономить от 2 до 10 процентов на покупке билетов.

Планируя командировку, учитывайте сезонность. Если подразделение компании или местонахождение ее клиента расположено в городе, который популярен среди туристов, стоимость билетов на самолет или поезд в летний период может существенно возрастать.

Если сотрудник желает отправиться в деловую поездку на собственном автомобиле, следует ограничить компенсацию связанных с этим расходов (ГСМ, парковка, амортизация автомобиля и др.) суммой, которая не превышает стоимость проезда до места назначения другим видом транспорта.

Как сократить расходы на командировки за счет оптимизации расходов на проживание

Для получения максимально низких цен на проживание в гостиницах:

  • заключайте договор с гостиницей. Стоимость номера может быть снижена на 5–10 процентов, но этот вариант часто экономически оправдан только для гостиниц в больших городах;
  • воспользуйтесь услугами туристического агентства. Такие агентства помогают получить более низкие тарифы на проживание и заказ билетов;
  • бронируйте номера на специализированных сайтах. Они позволяют в режиме онлайн получить информацию о ценах разных гостиниц и предоставляют возможность вносить изменения в даты бронирования.

В качестве альтернативы размещению в гостиницах можно арендовать квартиру. Такой вариант особенно экономичен, если населенный пункт – популярное место командировок (например, город, где расположен головной офис компании), а еженедельное количество командированных сотрудников от компании превышает два–три человека. Даже посуточная аренда квартир дешевле проживания в гостинице, если же снимать квартиру на длительный срок, стоимость размещения снизится минимум в два–три раза.

Как снизить командировочные расходы за счет использования современных средств удаленной связи

Чтобы сократить расходы на командировки, переведите часть корпоративных мероприятий и переговоров в онлайн-формат. Потребуется компьютер или планшет с подключением к Интернету и установленная программа для связи. Затраты минимальны – экономия существенная.

Такой способ позволит также сократить расходы на поездки, связанные с обучением сотрудников. При наличии в компании филиальной сети и регулярной потребности в проведении обучающих мероприятий (например, тренинги для новых сотрудников, обучение навыкам продаж, обучение работе с информационными системами и др.) командировки сотрудников по возможности лучше заменить вебинарами.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль