Экстремальный тайм-менеджмент: ошибки и решения

2079
Экстремальный тайм-менеджмент: ошибки и решения
В статье описаны идеи экстремального тайм-менеджмента, которые помогут более эффективно управлять компанией в авральных ситуациях и уделять время личной жизни.

Жесткий тайм-менеджмент – зачем?

Наиболее остро любой руководитель чувствует нехватку вовсе не финансов и не человеческих ресурсов. А времени. Эффективное распределение рабочего времени – как подчиненных (по отдельности) и всего трудового коллектива, так и своего собственного – одна из важнейших задач, которую менеджеру приходится решать, чтобы сделать работу вверенной ему компании (подразделения) по-настоящему успешной и прибыльной. Особенно важно правильно распоряжаться часами и минутами в ситуациях цейтнота. Как правило, они возникают неожиданно, и действовать приходится тоже спонтанно, но, как говорится, всякий экспромт должен быть тщательно подготовлен. В таких случаях тайм-менеджмент должен быть не обычным, а экстремальным, как и сами ситуации.

Давайте разберемся, какие ошибки совершают руководители при управлении временем, как можно избежать этих ошибок и повысить эффективность тайм-менеджмента, и, следовательно, эффективность работы своей и всего коллектива, а также, в чем заключаются принципы экстремального тайм-менеджмента.

Ошибки руководителя

Даже опытные руководители зачастую неправильно распоряжаются временем, что приводит к затягиванию решения вопросов, неудачным переговорам, стрессам и конфликтам (см. подробнее, как бороться со стрессом). Ниже перечислим самые распространенные ошибки, которые делают руководящие лица (впрочем, и не только они).

1. Пытаются вставить слишком много дел в расписание и не учитывают возможные помехи. Есть немало руководителей, которые стремятся объять необъятное, то есть сделать как можно больше дел за определенный промежуток времени. Но на практике нередко получается парадокс: они успевают меньше, чем те, кто более правильно рассчитывает время, да еще и находятся в постоянном стрессе. Почему?

Дело в том, что при планировании мероприятий и встреч они исходят из идеального распределения времени. Например, так: «встреча с важным клиентом в 9:00, затем час на дорогу до другого клиента, значит, с ним встретимся в 11:00. Часа нам на переговоры хватит, потом надо заехать на производство, до него полчаса, итого в 14:00 я уже могу быть в офисе и успеть на телеконференцию. А в 15:00 мне нужно выехать из офиса, чтобы успеть на самолет». Что же происходит на самом деле? А в реальности все спланировавший руководитель не учитывает, что директор клиента встанет в пробке и приедет на встречу не в 9:00, а в 9:20. В итоге переговоры пройдут урезанно, так как к 11:00 уже нужно быть у другого клиента. Дальше выяснится, что на производстве есть проблема, требующая немедленного решения или хотя бы обсуждения. Но на это нет времени, так как необходимо быть на телеконференции в офисе. Да и на самолет есть риск опоздать, так как руководитель не заложил в расписание возможность продления телеконференции или пробки по дороге в аэропорт. Итог дня: цейтнот, с клиентами не удалось обсудить все, что планировалось, проблема на производстве также не решена, самолет чуть не улетел без пассажира.

2. Неправильно определяют дедлайны для сотрудников. Наверняка почти каждый подчиненный сталкивался с тем, что его начальник поручает ему несколько дел одновременно и все обозначает как срочные. Сотрудник мечется от одной задачи к другой, нервничает, потому что шеф его торопит, и все равно в результате не успевает. Обиднее всего, когда затем выясняется, что половина дел на самом деле и не были такими уж срочными, это просто стиль работы руководителя: он искренне убежден, что если сотрудников не торопить, то все задачи будут решаться слишком медленно.

3. Решают сами то, что можно делегировать сотрудникам. Как правило, это ошибка свойственна начинающим управленцам, которые еще недавно не занимали руководящие должности. Они пытаются контролировать или даже решать слишком много мелких вопросов, которыми вполне могут заняться рядовые сотрудники или руководители более низкого звена. Они искренне убеждены в том, что без их вмешательства все будет сделано неправильно.

4. Не фильтруют информацию. Перегруженный сообщениями от всех и вся почтовый ящик, заваленный записками стол… Эта картина знакома многим руководителям. В результате важные сообщения иногда оказываются непросмотренными, или их невозможно найти спустя неделю после просмотра в длинных списках входящих. То же касается и телефона: на него поступает слишком много звонков, отвлекающих от других дел.

5. Экономят на персонале. Разумеется, любой компании экономия необходима. Но в ситуации, когда объем работы у рядовых сотрудников слишком велик, а руководитель сам вынужден решать не только управленческие, но и рутинные задачи, добиться эффективности работы крайне трудно.

6. Не анализируют успехи и провалы.  Речь не идет об анализе финансовых показателей деятельности компании, этим занимается любая фирма. Речь идет об изучении собственных действий в той или иной ситуации. Проще говоря, руководители не умеют вовремя остановиться, чтобы задать себе вопрос: а правильно ли я поступил (а)?

7. Не оставляют времени на отдых. Такие начальники говорят: « у меня все время аврал». Этим они оправдывают то, что они не справляются с рабочими проблемами и практически не уделяют времени семье и хобби.

Основные принципы экстремального тайм-менеджмента

Итак, если понятно, что при существующем распределении дел эффективно и оперативно решать проблемы и задачи не удается, значит необходимо кардинально менять подход к работе. Причем чем быстрее, тем лучше. Идеи экстремального (жесткого) тайм-менеджмента, по мнению экспертов (например, авторов книг и тренингов об экстремальном тайм-менеджменте Николая Мрочковского и Алексея Толкачева) помогут справиться с проблемами даже в условиях цейтнота и добиться многого во всех сферах жизни (не только на работе).

Как считают специалисты по управлению временем, при организации времени полезно руководствоваться следующими правилами тайм-менеджмента:

1. Вечером анализируйте прошедший день и составляйте план на следующий день. Четкое и жесткое планирование всего и вся – один из главных принципов экстремального тайм-менеджмента. Это поможет как сделать выводы о том, что удалось и что не удалось и по какой причине за истекший день, так и психологически настроиться на завтра. Не забывайте отмечать выполненные дела.

2. При составлении плана учитывайте так называемых «лягушек» (термин введен Брайаном Трейси, известным бизнес-консультантом) – то есть самые неприятные дела. Их желательно сделать как можно быстрее, там как откладывание «лягушек» в долгий ящик заставляет подспудно о них думать и вызывает психологическое напряжение.

3. Съешьте «слона по частям». Известный принцип психологии: если задача выглядит огромной, как слон, ее необходимо разделить на части, т.е. на несколько небольших задач. В этом случае можно спланировать время для решения каждой из таких подзадач, а также подумать о возможности делегирования их решения кому-либо из сотрудников. Этот подход оптимален со всех точек зрения: огромный «слон» уже не пугает и не кажется неподъемным, кроме того, при разделении его на части становится понятно, сколько потребуется времени на его «поедание».

4. Определяйте приоритетность задач. Можно нумеровать их буквами или цифрами, но главное – выделить задачи, подлежащие обязательному исполнению, затем то, что было бы крайне желательно сделать, так как это будет полезно для работы, и т.д. И не переходите к исполнению менее важной задачи, прежде чем не решена более важная (исключение – наличие объективных обстоятельств, мешающих выполнить самое главное).

5. Избавьтесь от мультизадачности. Это один из главных принципов экстремального тайм-менеджмента. Необходимо концентрироваться в определенный момент времени на одной конкретной задаче.

6. Сохраняйте непрерывность. Как объясняет специалист по экстремальному тайм-менеджменту Алексей Толкачев, на «разгон» нашей эффективности требуется минут 10–15. И если в это время поступает дополнительная информация (звонки, электронные сообщения, смс), то эффективность падает до минимума. Поэтому очень важно убрать эти прерывания. Организуйте различные папки для получаемых электронных писем, поручите сортировку электронной почты секретарю, обеспечьте постановку наиболее эффективных фильтров антиспам, просите ставить вас в копию сообщений только в самых важных случаях, отключайте мобильный телефон во время ключевых совещаний. И, как известно, один из самых простых и эффективных фильтров для информации – это корзина для бумаг.

7. Используйте пики продуктивности. У каждого человека есть время в сутках, когда его активность является максимальной и он работает наиболее эффективно, а есть периоды спада (см. рисунок) Следовательно, наиболее сложные/объемные задачи лучше решать в пики продуктивности.

Рисунок. Среднестатистическая работоспосособность в течение дня

Экстремальный тайм-менеджмент: ошибки и решения

8. Резервируйте время под непредвиденные обстоятельства.  «Пробки» на дорогах, опоздания клиента на встречу, отсутствие на месте нужного человека – эти и многие другие ситуации бывают весьма часто, и их необходимо закладывать в расписание. Да и вполне рядовая задача иногда отнимает больше времени, чем планировалось, и это тоже желательно учитывать. Как вариант – закладывайте на выполнение каждой задачи дополнительные 10-15% от расчетного времени выполнения. Лучше отложить какое-то дело, чем пытаться «втиснуть» его в узкие временные рамки.

9. Максимально используйте технические средства планирования (в компьютере и в мобильном). Календари, различные виды напоминаний, возможности сортировки задач и т.п. – разработчики ПО трудились не зря, и их продукты способны помочь в управлении временем.

10. Делегируйте полномочия. Задача начальника – руководить, а не пытаться все делать самому или вмешиваться в выполнение даже небольших задач сотрудниками. Если персонал не справляется или если у руководителя слишком большой объем работы в слишком сжатые сроки, значит, необходимо нанять дополнительных людей.

11. Проверьте, насколько удобен документооборот в вашей компании. Наличие удобных бланков для стандартных документов, достаточное количество инструкций для заполнения документов (но не переизбыток!), которые легко найти в интернете – все это экономит время не только рядовых сотрудников, но и руководителя. Желательно также избавиться от чрезмерной бюрократии – нередко рабочий процесс тормозят излишние согласования, необходимость получения подписей от сразу нескольких руководителей на одном, не самом важном документе, и т.д. В условиях цейтнота все должно быть максимально быстро, просто и удобно.

12. Пересмотрите необходимость и регулярность собраний, совещаний (планерок и т.д.). Нередко бывает так, что сотрудники вынуждены отложить свои срочные дела и скучать на презентациях (докладах, отчетах) представителей другого отдела. И далеко не всегда подобные мероприятия имеют смысл, а часто отнимают время у всех, включая руководителя. Возможно, имеет смысл не вводить такого рода совещания как регулярную «обязаловку», а устраивать их только при необходимости и привлекать лишь тех, для кого обмен информацией действительно важен.

14. Отдыхайте и следите за здоровьем и самочувствием. Редкий руководитель может позволить себе уходить с работы в 18 часов, не думать о несделанном дома, не отвечать на звонки в выходные. Это, однако, не означает, что трудиться нужно круглыми сутками, без выходных и отпусков. Плох тот начальник, без которого работа компании остановится или перестанет быть эффективной. Необходимо регулярно устраивать перерывы в работе, максимально отвлекаться от дел, менять виды деятельности, встраивать отдых в свои планы - даже если аврал кажется бесконечным.

Если подвести итог вышесказанному, то основные три идеи, которыми стоит руководствоваться тем, кто выбрал для себя путь экстремального тайм-менеджмента, выглядят так: избавиться от мультизадачности, удалить прерывания и планировать все во всех сферах жизни, даже отдых. Эти, на первый взгляд, несложные правила не всегда легко претворить в жизнь. Мешают укоренившиеся за годы привычки, да и окружающие нередко не готовы подстраиваться. Но если преодолеть сопротивление (свое и чужое) и следовать этим принципам, то можно больше успевать в условиях постоянной нехватки времени как на работе, так и в личной жизни, и снизить уровень стресса. И это как минимум.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль