Как сформулировать требования к системе автоматизации бюджетирования на предприятии

437
Как сформулировать требования к системе автоматизации бюджетирования на предприятии
Голубева Кристина
Заместитель генерального директора по финансовым вопросам ООО Научно-Производственная Торговая Компания «Объединенная Сырьевая Компания»
Что должна уметь автоматизированная система бюджетирования, чтобы составление и защита бюджета не казались ежемесячной каторжной работой. Каким требованиям должна удовлетворять эффективная система автоматизации бюджетирования. Опыт и советы практика.

Сегодня практически во всех организациях существует автоматизированная система, в той или иной степени отвечающая за бюджет – от простых или сложных схем в Excel и стандартных программ, которых в избытке на рынке программных услуг, до самонаписанных организацией систем и бюджетных блоков. Вариантов много, нет только единого набора функционала в программах, поскольку каждый финансовый директор «творит под себя» и с учетом специфики своего бизнеса. Что должна делать ваша программа, чтобы составление и защита бюджета не казались вам ежемесячной каторжной работой с большой долей теории вероятности?

Для начала необходимо сформулировать задачи своей финансовой службы для ежедневной корректной работы и подумать, какой программный функционал нивелировал бы сложности при решении этих задач. От лица крупного трейдерского бизнеса приведу в пример следующий список возникающих задач и путей их решения.

Основная задача автоматизации бюджетирования на предприятии – своевременное формирование бюджета 

Финансовый директор компании Unilever, которая славится своими бюджетными блоками и скоростью их заполнения (бюджет на предстоящий год готовится и принимается у них уже в сентябре года текущего) как-то сказала мне: «Помни, процесс формирования бюджета у тебя не должен останавливаться никогда». И она была права. Советую ближе к середине текущего месяца готовить бюджет на следующий. Тогда вы успеете не только поставить цифры, но и проверить их и, в случае необходимости, изменить.  Менеджеры, ответственные за контракт, должны в режиме реального времени вводить в систему автоматизации бюджетирования имеющиеся у них данные по задолженностям и планируемым поступлениям, которые должны сохраняться на сервере и «падать» единую табличку финансового отдела, где прописаны все контрагенты – дебиторы и кредиторы (см. табл. 1).

Таблица 1. Данные по задолженностям и планируемым поступлениям (фрагмент)

Наименование

Дебитора/кредитора

Менеджер контракта Номер и дата контракта ДЗ/КЗ на 01 число месяца Отгрузки текущего месяца Общая ДЗ/КЗ ДЗ/КЗ, приближающаяся к оплате Просроченная ДЗ/КЗ
За три дня до планируемой даты платежа

Скачать полный вариант таблицы могут зарегистрированные пользователи >>

Дополнительно в последнюю графу можно, а временами просто необходимо, добавить историю отправки информационных писем и обратной связи от контрагента.

При ежедневном заполнении менеджерами данных ваш бюджет будет формироваться намного легче. Это важно учесть при формировании требований и задач системы автоматизации бюджетирования.

Верификация цифр для формирования бюджета, переданных менеджерами по продажам в финансовый отдел

Для того чтобы проверить цифры, заведенные менеджерами, вам необходимо сверить данные по отгрузкам, оплатам, задолженности на 1 число месяца, проверить наличие корректировочных бухгалтерских документов, уменьшающих или увеличивающих задолженности, сверить  насчитанные курсовые разницы в случае, если контракт заключен в валюте. Эти данные можно быстро проверить в случае, если ваша автоматизированная система бюджетирования умеет сравнивать данные из сводной таблички для финансового отдела и управленческим данным по всей программе. Мы в своей «самописной» программе получаем данные, подгруженные в сводную таблицу финансового отдела с сервера, и нажимаем кнопку «Сверка данных». Далее машина проверяет цифры, в случае обнаружения расхождений появляется красный маячок и комментарий по типу примечания в Excel. Остается только проанализировать расхождения и понять, какой вариант принимать в бюджет. По опыту – расхождения касаются в основном плана оплат проблемных дебиторов. В этом случае финансовый отдел принимает данные менеджера, поскольку это человек, который находится в контакте с дебитором и понимает, какова реальная ситуация с оплатами.

Анализ сформированного консолидированного бюджета на предстоящий месяц на предмет возможного кассового разрыва, выявление «болевых точек»

В нашей системе автоматизации бюджетирования есть кнопка «Принять бюджет». При нажатии этой кнопки цифры в форме блокируются, и изменить их можно только при определенном согласовании и получении доступа.  Исходя из данных, заведенных в бюджет, автоматически рассчитывается ряд показателей, такие как, сумма запланированных поступлений, сумма запланированных расходов, средняя оборачиваемость ДС, процент просроченной ДЗ, КЗ, ее динамика и прогнозная EBITDA по каждой сделке и в целом. При прогнозном возникновении в конце месяца кассового разрыва и отрицательной бюджетной динамики в целом, у вас будет достаточно времени на то, чтобы принять меры.

Контроль и работа с просроченной дебиторской и кредиторской задолженностью, превентивные меры по отношению к «больным» дебиторам

У всех свои методы работы с дебиторской задолженностью, кто-то любит «рейдерские атаки» на телефон организации, кто-то ежедневно пишет информационные письма с максимально коротким емким текстом, кто-то  еженедельно рассылает слезливые письма с описанием тяжелой жизни и кризисе – все зависит от того, насколько «толстокожий» у вас дебитор. Вне зависимости от стиля общения, облегчить данную задачу может ваша программа, причем выстроить эту работу можно даже в самой несложной системе. Вам необходимо видеть, какая дебиторка скоро может стать просроченной, как правило, за 3 дня должно высвечиваться оповещение о сумме, подходящей к оплате – особенно это касается дебиторов, считающих нормальным платить позже срока. Далее должна автоматически формироваться информационная рассылка контрагентам как напоминание о долге и дате его оплаты. При фактическом возникновении дебиторской задолженности и молчании контрагента, советуем формировать претензии со ссылками на федеральные законы. Содержание таких писем и претензий должно быть унифицированным и подгруженным в вашу автоматизированную систему бюджетирования. Меняться в готовой форме будут лишь номер письма, дата и сумма долга.

Формирование кредитного портфеля на предстоящий месяц исходя из формирующегося бюджета

Ваш кредитный портфель на текущий месяц должен автоматически формироваться исходя из составляемого бюджета еще до его принятия. В случае кассового разрыва вам необходимо нивелировать его путем привлечения кредитных средств, если вы не можете сократить объем средств, предназначенных на расходы организации в предстоящем календарном месяце. Вам необходимо наложить банковские расходы на рентабельность сделок и принять решение - брать кредит или выгодней пока писать письма о просроченных долгах. То есть окончательная форма кредитного портфеля формируется одновременно с принятием бюджета. Выглядеть форма прогнозного кредитного портфеля может следующим образом (табл. 2).

Таблица 2. Форма прогнозного кредитного портфеля (фрагмент)

План доходов Кассовый разрыв Комментарий от ФО План расходов Вероятный банк-кредитор Вид и срок кредитного продукта
Причина возникновения

Скачать полный вариант таблицы могут зарегистрированные пользователи >>

Исходя из двух последних граф, которые заполняются автоматически, вам будет проще принять решение о том или ином финансировании.

Формирование отчета план/факт за прошедший месяц, анализ отклонений

План-факт отчет необходим финансовой службе для оценки собственной эффективности и  анализа проделанной работы. Большое преимущество этого отчета – он может быть полностью автоматизирован даже в Excel. То есть для него не обязательна автоматизация всего процесса бюджетирования на предприятии. В случае если работа с контрагентами  по части сверки и объема информацией, настроена четко, расхождений быть не должно или же они будут касаться фактических оплат, причем в сторону увеличения (табл. 3).

Таблица 3. Пример план-факт отчета 

Контрагент

Ответственный

менеджер

План оплат Фактические оплаты Динамика отклонений Комментарий
В сравнении с предыдущими месяцами, по контрагентам При необходимости

Ежеквартальные мониторинги банков и факторинговых организаций в рамках анализа финансовой ситуации компании при наличии кредитов или иных кредитных продуктов

Вам будет очень полезно, если ваша система бюджетирования будет в автоматическом или хотя бы полуавтоматическом режиме справляться с аналитикой для банков-кредиторов, потому как такая работа является слишком монотонной, требует много времени и аккуратности исполнителя.  В основном банки в качестве составляющих мониторинга требуют аналитику за прошедший квартал и прогнозную аналитику, текущий кредитный портфель – это довольно не сложно автоматизировать. Заведите отдельный блок – аналитика для банков и поместите туда основные данные, из которых будут формироваться необходимые отчеты и прогнозы. Например, динамика ДЗ и КЗ, рентабельность продаж, доходность и ее динамика, состав расходов, динамика отдельных статей расходов. У всех банков свои (в основном экселевские или вордовские) формы, куда данная информация ложится –  можно подгрузить формы банков, чтобы заполнять их автоматически, форму выбирать в зависимости от банка, который запрашивает мониторинг (табл. 4).

Таблица 4. Пример формы аналитической информации для банков (фрагмент)

Наименование банка Динамика ДЗ и КЗ Рентабельность продаж Динамика рентабельности продаж EBITDA EBITDA динамика
Банк 1
Банк 2

Скачать полный вариант таблицы могут зарегистрированные пользователи >>

Конечно чем сложнее система бюджетирования, чем больше в ней автоматизации и чем меньше ручного труда, тем она дороже. В случае, если ваш бизнес небольшой, научитесь хорошо работать в Excel, там много возможностей для автоматизации процессов бюджетирования, первоначально не видных глазу. Если же ваш бизнес средний или крупный – не жалейте бюджета на программное обеспечение, подстраивайте систему автоматизации бюджетирования под специфику вашего бизнеса и работу финансового отдела, поскольку от этого напрямую зависит точность и успешность ведения бизнес-процессов и прозрачность финансовых результатов.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Полные варианты таблиц из статьи.docx


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль