Как повысить качество планирования денежных средств

408
Наши рекомендации помогут вам избавить свой бюджет движения денежных средств от нереальных цифр и кассовых разрывов. В них вы найдете, как правильно обосновать планы и как избежать некорректного разнесения поступлений и платежей по периодам.

Качество бюджета движения денежных средств зависит от нескольких факторов. Два основных, на которые можно повлиять, – наличие понятных инструкций для исполнителей и совместное планирование поступлений и платежей финансовой службой и руководителями центров финансовой ответственности.

Как усовершенствовать регламент по планированию денежных средств

Если в компании нет документа, который регламентирует подготовку бюджета движения денежных средств, разработайте его (см. пример документа – регламент формирования бюджета движения денежных средств компании «Альфа»).

Если регламент есть, оцените его слабые места и нивелируйте. Для этого вышлите письма по электронной почте всем участникам планирования денежных потоков с просьбой описать, что непонятно в действующем регламенте, чего в нем не хватает (см. подробнее Как определить требования менеджмента к системе бюджетирования) и какую информацию стоит добавить. С учетом пожеланий сотрудников актуализируйте регламент по формированию бюджета движения денежных средств.

Изучая действующий регламент, убедитесь, что в нем обозначены:

  • этапы подготовки бюджета движения денежных средств и справочник статей – обязательно опишите, кто, кому, в какие сроки и какие данные предоставляет для бюджета движения денежных средств. Если в компании нет справочника статей, некорректного разнесения денежных потоков по видам деятельности не избежать. Это чревато искажением итогов по разделам бюджета. Закрепите в документе, какая статья относится к конкретному виду деятельности, и присвойте ей код (см. подробнее Как составить справочник статей движения денежных средств). Так вы не потеряете данные, когда будете консолидировать денежные потоки по группе компаний;
  • сроки предоставления данных в финансовую службу – если бюджет движения денежных средств на будущий период защищаете с опозданием, сроки пересмотрите. За срыв сроков предоставления информации о плановых поступлениях и платежах в финансовую службу предусмотрите ответственность;
  • порядок корректировки бюджета движения денежных средств – в этом пункте отразите, кто имеет право инициировать актуализацию бюджета движения денежных средств, в каких случаях это допустимо (подробнее см. Как корректировать утвержденный бюджет движения денежных средств). Как вариант закрепите такую формулировку: «Инициатор корректировки бюджета движения денежных средств – финансовый директор. Причины актуализации – невыполнение плана продаж на протяжении трех месяцев более чем на 10 процентов».

Как исключить ошибочные поступления и платежи при планировании денежных средств

Чтобы исключить ошибочные поступления и платежи в бюджете движения денежных средств, планируйте денежные потоки совместно с руководителями центров финансовой ответственности (подробнее см. Каких ошибок следует избегать при формировании бюджета движения денежных средств).

Договоритесь с руководителем коммерческого отдела, что его сотрудники будут своевременно информировать финансовую службу обо всех изменениях во взаимоотношениях с покупателями и новых договоренностях. Финансовая служба может не знать о намерении крупных клиентов в следующем году изменить планы отгрузок. Эту информацию могут предоставить только коммерсанты.

Помимо бюджета продаж, запрашивайте у них график оплат покупателей с учетом актуальных отсрочек платежей и график погашения дебиторской задолженности на весь плановый период с разбивкой по месяцам.

По новым покупателям руководитель отдела продаж может заполнять отдельную таблицу, указав в ней прогнозные объемы отгрузок контрагентов и условия оплаты.

В совокупности такие меры позволят избежать завышенных или заниженных плановых поступлений.

Формула. Расчет суммы поступлений от контрагентов в следующем месяце

ПДСn = Оn1 + ОПЗ + Оn — Пз

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

ПДСn

Поступление денег в следующем месяце

руб.

Результат расчета

Оn — 1

Оплата контрагентами продукции, отгруженной в предыдущем месяце

руб.

Данные бухгалтерского и управленческого учета, бюджет продаж

ОПЗ 

Погашение части просроченной дебиторской задолженности, существующей на момент составления плана

руб.

Данные бухгалтерского и управленческого учета

Оn 

Оплата контрагентами продукции, отгруженной в плановом месяце

руб.

Данные бухгалтерского и управленческого учета

Пз

Новая просроченная дебиторка, связанная с нарушением сроков оплаты продукции, дата отгрузки которой приходится на текущий и плановый месяцы

руб.

Данные бухгалтерского и управленческого учета

Уточните у начальника отдела закупок, поднимут ли цены поставщики в будущем году. Просите его формировать план оплат за товары, сырье, материалы на весь плановый период с разбивкой по месяцам (см. пример). Если товары закупаете у иностранных контрагентов, график выплат в валюте лучше делать отдельно.

Данные о плановых операционных платежах запрашивайте у руководителей отделов, инвестиционных – у менеджеров проектов.

Всю информацию о плановых поступлениях и выплатах проверьте на соответствие действующим договорам с контрагентами. Для этого пригодится реестр договоров. Его актуализацию поручите сотрудникам коммерческой службы и отдела закупок (см. подробнее Как контролировать исполнение договорных обязательств с помощью Excel).

Если у компании десятки контрагентов, проверяйте по каждому прогнозные поступления и платежи на соответствие договорным условиям. Если сотни – уделите внимание тем, чьи отгрузки занимают не менее 5 процентов в обороте компании.

Если договоры с новыми контрагентами еще не заключили, запросите у руководителей центров финансовой ответственности переписку с покупателями и поставщиками.

Подготовлено по материалам ФСС «Система Финансовый директор»



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...


    Рассылка



    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль