Как улучшить взаимодействие финансового отдела с другими службами компании

1096
Ермакова Валентина
независимый консультант
Одна из главных проблем при взаимодействии финансового отдела с другими отделами компании, например, с юристами, – это недостаток общения. Сложности возникают и когда четко не распределены зоны ответственности.

Чтобы наладить взаимодействие финансового отдела с другими отделами компании, необходимо определить, по каким вопросам им приходится вместе работать, выяснить, какие проблемы возникают, и решить их.

Обычно финансовая служба довольно плотно работает с юристами. Поэтому рассмотрим, как наладить взаимодействие финансового отдела с другими отделами на примере отношений с юридической службой.

По каким вопросам взаимодействуют финансовый и юридический отделы

В первую очередь необходимо выяснить круг вопросов, по которым происходит взаимодействие финансового отдела с другими отделами. Так, финансовая и юридическая службы сталкиваются по различным вопросам, связанным с текущей деятельностью компании, а также с работой на отдельных проектах.

В рамках текущей деятельности, к примеру, это может быть:

В ходе проектной деятельности службы работают вместе:

  • над заключением кредитных соглашений. Примером совместного проекта может быть подписание кредитного договора (узнать подробнее про 15 опасных условий кредитного договора >>) с оценкой имущества для залога (роль куратора – финансовая служба, а роль советчика – юридическая служба);
  • над реорганизацией компании (куратор – юридическая служба, а советчик – финансовая служба).

Какие проблемы возникают при взаимодействии финансового отдела с другими отделами компании

Одна из главных проблем во взаимодействии финансового отдела с другими отделами компании, например с теми же юристами, – это недостаток общения. Когда два отдела пересекаются только при возникновении срочных вопросов. Например, финансовому отделу нужно срочно представить в банк финансовую отчетность, чтобы выполнить обязательства по договору. Но отчетность еще не готова, так как про это условие юристы, отвечающие за составление договоров, заранее не уведомили.

Еще пример неудачного взаимодействия финансового отдела с другими отделами компании. Юристы ставят перед фактом, что требуется уплата штрафов, пеней, а в финансовом прогнозе данные суммы не зарезервированы, как следствие, возникает кассовый разрыв. Проблемы возникнут и при аудите, если выяснится, что из-за недостатка информации в учете не создали резервы под судебные разбирательства.

Зачастую на предприятиях составление и согласование договора – это исключительно функция юридического отдела. В результате, договор уже в подписанном виде передается в бухгалтерию (или финансовую службу). Как следствие, условия договора могут быть не самыми оптимальными по срокам оплаты. Или сам документ составлен так, что не закрывает налоговых рисков, кроме того, те или иные формулировки договора влияют на отражение в отчетности.

При взаимодействии финансового отдела с юридическим на проекте основная проблема может заключаться в том, что не всегда понятно, какое подразделение в большей степени отвечает за проект, а кто выступает в роли советчика. В этом случае при возникновении конфликтных ситуаций или спорных моментов сложно определить, кто будет брать на себя ответственность за проект.

Как избежать ошибок во взаимодействии финансовой и юридической служб

Чтобы избежать проблем во взаимодействии финансового и юридического отдела, необходимо:

— жестко регламентировать порядок совместной работы этих подразделений. К примеру, можно в положения об этих службах добавить правила взаимодействия, установить сроки и утвердить порядок предоставления необходимой информации (например, финансовых данных для судебных заседаний), порядок согласования крупных договоров и т. д.;

— проводить регулярные (например, еженедельные) встречи с участием руководителей финансовой и юридической служб, обсуждать общие вопросы, определять план на неделю. Такие совещания помогут оставаться в курсе общих вопросов и избежать дублирования работы;

— проанализировать и оптимизировать существующую систему запросов между отделами (например, сократить регламентированные сроки подготовки запрашиваемой информации);

— разработать долгосрочный график взаимодействия (например, на год) по итогам проведенного анализа. Указать в нем, в какие сроки каждая из сторон должна предоставить какую-либо информацию, с обозначением крайней даты. Так удастся обеспечить решение более долгосрочных (стратегических) задач. График взаимодействия можно оформить в виде таблицы Excel, где разными цветами выделять задачи юридического и финансового отделов. Этот график лучше разместить на общем сетевом ресурсе и не забывать оперативно обновлять. Задачи можно ставить и с помощью автоматизированных систем, в этом случае ответственным лицам будет приходить автоматическое напоминание о них;

— организовать совместное обучение сотрудников по общим вопросам. Эта мера также позволит улучшить взаимодействие финансового отдела с другими отделами, в данном случае с юридической службой. Совместное обучение может быть более эффективным, чем раздельные семинары. Например, по актуальной теме для юристов и финансистов – трансфертное ценообразование. В процессе обучения важно предоставить сотрудникам возможность обсудить теорию, решить практические примеры, рассматривая проблемы как с финансовой, так и с юридической точки зрения. Если совместно обучить сотрудников невозможно, одна из сторон может подготовить презентацию и кратко озвучить основные моменты, которые затрагивают и финансовые, и юридические вопросы. Кратко рассказать об итогах обучения можно во время еженедельных встреч;

— создать общий сетевой ресурс (например, сетевую папку) с правом доступа сотрудников финансовой и юридической служб. Такая мера позволит сократить время на запросы, так как информация всегда будет доступна обеим службам. К примеру, в ней могут содержаться:

  • реестры договоров, отсканированные копии договоров;
  • реестры протоколов и решений совета директоров, отсканированные копии;
  • реестры учредительных документов и т. д.;

— закрепить за отдельным сотрудником подготовку обновленной информации для общего сетевого ресурса. Например, поручить секретарю размещение на нем реестра протоколов и решений совета директоров, договоров (отсканированных документов). Также можно закрепить за этим же сотрудником занесение договоров в реестр с указанием основных положений (контрагент, дата, предмет договора, срок оплаты);

— обязать юридический отдел регулярно направлять в финансовую службу данные о стандартных расходах по подразделению, а также обновленную информацию об открытых судебных разбирательствах, по каждому из которых необходимо указывать:

  • предмет спора, краткую историю по делу;
  • сумму разбирательства, штрафов и пеней (предположительно);
  • вероятность неблагоприятного исхода;
  • ориентировочные сроки оплаты в случае неблагоприятного исхода.

Периодичность предоставления информации юристами зависит от количества разбирательств, а также от суммы исков. При условии проведения еженедельных общих встреч обновление статуса можно делать устно;

— установить для финансовой службы порядок создания резервов на основании данных юридического отдела о предстоящих судебных разбирательствах. Например, если вероятность неблагоприятного исхода по оценкам юристов более 50 процентов, в учете по МСФО и РСБУ должен быть отражен резерв в полной сумме. Если риск оценен от 10–40 процентов, резерв не создается, однако делается раскрытие в отчетности (пояснительной записке), при условии если предмет разбирательства относится к прошлым событиям. При этом для судебных разбирательств с обратной ситуацией, когда предприятие ожидает суммы к получению, в отчетности никаких активов не формируется, даже если вероятность высока.

Чтобы избежать ошибок взаимодействия финансового отдела и юридической службы во время работы над проектами, необходимо:

— регламентировать порядок создания совместной рабочей группы и встреч ее участников;

— утвердить сроки выполнения задач, зоны ответственности каждого отдела, а лучше конкретного вовлеченного сотрудника по проекту. К примеру, оговоренные на встрече рабочей группы условия сотрудничества (сроки, задачи, прочие договоренности) протоколировать и рассылать по электронной почте всем участникам этой группы;

— регламентировать порядок выбора подрядчика для работы на проекте. Например, обязать представителей обеих служб присутствовать при выборе подрядчика независимо от того, кто куратор проекта, это позволит максимально осветить все интересующие вопросы. Однако подрядчику следует обозначить, кто именно является главным контактным лицом;

— установить порядок проведения рабочей группы по работе над ошибками по окончании проекта. Такие совещания позволят определить, что можно улучшить во взаимодействии при реализации дальнейших проектов, особенно если возникали спорные ситуации, и внести соответствующие дополнения в регламенты работы каждой службы.

Подготовлено по материалам журнала "Финансовый директор"

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль