Каких ошибок следует избегать при формировании бюджета движения денежных средств

1951
Наши рекомендации помогут повысить достоверность бюджета движения денежных средств и подскажут, как точно планировать оплаты и поступления, каких ошибок лучше не допускать.

Чтобы бюджет движения денежных средств был сбалансированным и жизнеспособным, убедитесь, что поступления и платежи спланированы точно и без ошибок.

Как избежать ошибок при планировании поступлений в бюджете движения денежных средств

Самые распространенные ошибки, которые допускают при планировании поступлений:

  • технические – использование шаблонов предыдущих периодов, неточности в формулах, ручной ввод данных, потери данных при консолидации из разных источников (актуально для групп компаний со сложной организационной структурой);
  • некорректный прогноз поступлений – завышенная (заниженная) выручка, неподтвержденные суммы, неучтенный налог на добавленную стоимость, планирование по средним показателям, прогнозирование выручки без участия сотрудников коммерческой службы, ошибки в суммах и сроках поступлений от покупателей, переведенных на факторинговое обслуживание.

Минимизировать технические ошибки можно так:

  • ввести или унифицировать кодировку статей бюджета движения денежных средств, придерживаться ее во всех рабочих файлах и учетной системе. На основе единого справочника статей проще работать с данными из разных источников;
  • ввести систему контрольных проверок для поступлений, дебиторской задолженности, остатков на счетах, авансов от покупателей.

Проверочные строки лучше всего добавить в форму бюджета, так проще выявить ошибки на стадии его формирования:

  • сверять плановый объем поступлений с фактическими данными за предыдущие периоды (как минимум за два года). Значительные отклонения должны насторожить;
  • исключить по возможности ручной ввод данных;
  • перепроверять все формулы и расчеты.

Ошибки в бюджете из-за некорректного прогноза поступлений возможны, если:

  • доходную часть бюджета движения денежных средств планировать без участия менеджеров по продажам. В результате – завышенная либо заниженная выручка, неподтвержденные суммы поступлений;
  • выручку отражать без налога на добавленную стоимость;
  • поступления прогнозировать исходя из планового объема продаж в стоимостном выражении и средней по компании оборачиваемости дебиторской задолженности.

Избежать завышенных или заниженных плановых поступлений можно, если оперировать данными, подтвержденными коммерсантами. Уточняйте и перепроверяйте информацию на соответствие действующим договорам. Как вариант – закрепите за руководителем отдела продаж обязанность составлять график оплат контрагентов на весь плановый период с разбивкой по месяцам.

Если имеется информация о новых покупателях, с которыми еще не подписаны контракты, учитывайте поступления от них осторожно. Лучше, если в компании возникнет профицит денежных средств, а не наоборот.

Менеджеры по продажам также своевременно могут поставить в известность обо всех изменениях во взаимоотношениях с контрагентами.

Для актуализации данных об отсрочке платежей стоит:

  • включить сотрудника финансовой службы в состав участников совещаний отдела продаж;
  • обязать сотрудников отдела продаж вовремя информировать финансовую службу обо всех изменениях в условиях оплаты с контрагентами;
  • вменить в обязанность коммерсантам актуализацию реестра договоров с покупателями;
  • регламентировать порядок подготовки к формированию бюджета движения денежных средств на будущий плановый период. В документе опишите процесс предоставления информации в нестандартных ситуациях: кто сообщает, кому, в каких случаях. В регламенте нужно указать порядок отражения взаимозачетов с контрагентами, факторинговых операций, выплаты бонусов, предоставления отсрочки платежа клиентам.

Прогнозировать поступления исходя из планового объема продаж в стоимостном выражении и средней оборачиваемости дебиторской задолженности ошибочно. В этом случае велика вероятность значительного искажения выручки. Такой бюджет трудно корректировать, так как из усредненных данных сложно понять причину значительных отклонений (изменение выручки, структура покупателей, коммерческой политики).

Оптимальный способ – планировать поступления по каждому контрагенту в соответствии с его отсрочкой платежа. Особенно это актуально для ключевых покупателей, продажи которым занимают значительную долю в обороте компании. Условия сотрудничества с ними могут значительно отличаться от прочих клиентов (допустим, индивидуальные скидки за объем продаж, премии за отсутствие просроченной дебиторской задолженности, квартальный бонус). Чтобы с информацией было удобнее работать, сведите ее в таблицу (например, в Excel). Если клиентов несколько сотен, прогнозируйте поступления, сгруппировав контрагентов по одинаковой отсрочке платежей. Так качество планирования можно повысить в разы, при этом минимизировав риск возникновения дефицита денежных средств

При переводе покупателя на факторинг помните, что факторинговая компания оплатит не всю сумму за отгруженный товар, а только часть ее (к примеру, 80%). Остаток денег поступит на расчетный счет компании за минусом комиссии за услуги. Для корректного планирования поступлений нужно:

  • вести отдельный учет факторинговых договоров;
  • составить индивидуальный график поступлений денежных средств от фактора по каждому покупателю, переведенному на такую схему.

Как не допустить ошибки при планировании платежей в бюджете движения денежных средств

Среди основных ошибок, встречающихся в расходной части бюджета движения денежных средств:

Платежи зачастую планируют исходя из статистики прошлых лет, средней кредиторской задолженности. Чтобы избежать ошибок в расходной части бюджета, план выплат формируйте исходя из договорных условий по каждому поставщику или на основе информации руководителей центров финансовой ответственности. При значительном количестве поставщиков имеет смысл объединять их в категории:

  • по одинаковым периодам отсрочки (аналогично покупателям);
  • по группам товаров, материалов;
  • по плательщикам (неплательщикам) НДС.

Выплаты ключевым контрагентам рассчитывайте отдельно.

Обратите внимание: в бюджет нужно закладывать актуальные условия оплаты поставщикам, плановые объемы закупаемого сырья, материалов, товаров. Информацию могут предоставить руководители центров финансовой ответственности.

Несогласованность в работе между смежными отделами (продаж и закупок) приводит к ошибкам в бюджете движения денежных средств.

Планируя оплаты по инвестиционным проектам, ориентируйтесь на инвестиционный бюджет, договоры с поставщиками. Для повышения качества прогноза платежей в разделе «Инвестиционная деятельность» желательно:

  • запрашивать у ответственных менеджеров актуальные графики платежей по всем проектам и приобретаемым активам (если инвестиционные бюджеты составляются в компании на несколько лет);
  • планировать выплаты в разрезе каждого инвестиционного проекта;
  • учитывать актуальный курс валюты;
  • согласовывать изменение графиков выполнения инвестиционных проектов со смежными службами.

Чтобы избежать некорректного планирования в разделе «Финансовая деятельность», не забывайте учесть:

  • графики погашения действующих кредитов и займов, выплаты по ним процентов в детализации по кредитным договорам с учетом достигнутых соглашений о реструктуризации, изменений процентной ставки, прогнозного курса валюты;
  • актуальные ставки прочих банковских услуг.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль