Каких ошибок следует избегать при формировании бюджета движения денежных средств

2004
Наши рекомендации помогут повысить достоверность бюджета движения денежных средств и подскажут, как точно планировать оплаты и поступления, каких ошибок лучше не допускать.

Чтобы бюджет движения денежных средств был сбалансированным и жизнеспособным, убедитесь, что поступления и платежи спланированы точно и без ошибок.

Как избежать ошибок при планировании поступлений в бюджете движения денежных средств

Самые распространенные ошибки, которые допускают при планировании поступлений:

  • технические – использование шаблонов предыдущих периодов, неточности в формулах, ручной ввод данных, потери данных при консолидации из разных источников (актуально для групп компаний со сложной организационной структурой);
  • некорректный прогноз поступлений – завышенная (заниженная) выручка, неподтвержденные суммы, неучтенный налог на добавленную стоимость, планирование по средним показателям, прогнозирование выручки без участия сотрудников коммерческой службы, ошибки в суммах и сроках поступлений от покупателей, переведенных на факторинговое обслуживание.

Минимизировать технические ошибки можно так:

  • ввести или унифицировать кодировку статей бюджета движения денежных средств, придерживаться ее во всех рабочих файлах и учетной системе. На основе единого справочника статей проще работать с данными из разных источников;
  • ввести систему контрольных проверок для поступлений, дебиторской задолженности, остатков на счетах, авансов от покупателей.

Проверочные строки лучше всего добавить в форму бюджета, так проще выявить ошибки на стадии его формирования:

  • сверять плановый объем поступлений с фактическими данными за предыдущие периоды (как минимум за два года). Значительные отклонения должны насторожить;
  • исключить по возможности ручной ввод данных;
  • перепроверять все формулы и расчеты.

Ошибки в бюджете из-за некорректного прогноза поступлений возможны, если:

  • доходную часть бюджета движения денежных средств планировать без участия менеджеров по продажам. В результате – завышенная либо заниженная выручка, неподтвержденные суммы поступлений;
  • выручку отражать без налога на добавленную стоимость;
  • поступления прогнозировать исходя из планового объема продаж в стоимостном выражении и средней по компании оборачиваемости дебиторской задолженности.

Избежать завышенных или заниженных плановых поступлений можно, если оперировать данными, подтвержденными коммерсантами. Уточняйте и перепроверяйте информацию на соответствие действующим договорам. Как вариант – закрепите за руководителем отдела продаж обязанность составлять график оплат контрагентов на весь плановый период с разбивкой по месяцам.

Если имеется информация о новых покупателях, с которыми еще не подписаны контракты, учитывайте поступления от них осторожно. Лучше, если в компании возникнет профицит денежных средств, а не наоборот.

Менеджеры по продажам также своевременно могут поставить в известность обо всех изменениях во взаимоотношениях с контрагентами.

Для актуализации данных об отсрочке платежей стоит:

  • включить сотрудника финансовой службы в состав участников совещаний отдела продаж;
  • обязать сотрудников отдела продаж вовремя информировать финансовую службу обо всех изменениях в условиях оплаты с контрагентами;
  • вменить в обязанность коммерсантам актуализацию реестра договоров с покупателями;
  • регламентировать порядок подготовки к формированию бюджета движения денежных средств на будущий плановый период. В документе опишите процесс предоставления информации в нестандартных ситуациях: кто сообщает, кому, в каких случаях. В регламенте нужно указать порядок отражения взаимозачетов с контрагентами, факторинговых операций, выплаты бонусов, предоставления отсрочки платежа клиентам.

Прогнозировать поступления исходя из планового объема продаж в стоимостном выражении и средней оборачиваемости дебиторской задолженности ошибочно. В этом случае велика вероятность значительного искажения выручки. Такой бюджет трудно корректировать, так как из усредненных данных сложно понять причину значительных отклонений (изменение выручки, структура покупателей, коммерческой политики).

Оптимальный способ – планировать поступления по каждому контрагенту в соответствии с его отсрочкой платежа. Особенно это актуально для ключевых покупателей, продажи которым занимают значительную долю в обороте компании. Условия сотрудничества с ними могут значительно отличаться от прочих клиентов (допустим, индивидуальные скидки за объем продаж, премии за отсутствие просроченной дебиторской задолженности, квартальный бонус). Чтобы с информацией было удобнее работать, сведите ее в таблицу (например, в Excel). Если клиентов несколько сотен, прогнозируйте поступления, сгруппировав контрагентов по одинаковой отсрочке платежей. Так качество планирования можно повысить в разы, при этом минимизировав риск возникновения дефицита денежных средств

При переводе покупателя на факторинг помните, что факторинговая компания оплатит не всю сумму за отгруженный товар, а только часть ее (к примеру, 80%). Остаток денег поступит на расчетный счет компании за минусом комиссии за услуги. Для корректного планирования поступлений нужно:

  • вести отдельный учет факторинговых договоров;
  • составить индивидуальный график поступлений денежных средств от фактора по каждому покупателю, переведенному на такую схему.

Как не допустить ошибки при планировании платежей в бюджете движения денежных средств

Среди основных ошибок, встречающихся в расходной части бюджета движения денежных средств:

Платежи зачастую планируют исходя из статистики прошлых лет, средней кредиторской задолженности. Чтобы избежать ошибок в расходной части бюджета, план выплат формируйте исходя из договорных условий по каждому поставщику или на основе информации руководителей центров финансовой ответственности. При значительном количестве поставщиков имеет смысл объединять их в категории:

  • по одинаковым периодам отсрочки (аналогично покупателям);
  • по группам товаров, материалов;
  • по плательщикам (неплательщикам) НДС.

Выплаты ключевым контрагентам рассчитывайте отдельно.

Обратите внимание: в бюджет нужно закладывать актуальные условия оплаты поставщикам, плановые объемы закупаемого сырья, материалов, товаров. Информацию могут предоставить руководители центров финансовой ответственности.

Несогласованность в работе между смежными отделами (продаж и закупок) приводит к ошибкам в бюджете движения денежных средств.

Планируя оплаты по инвестиционным проектам, ориентируйтесь на инвестиционный бюджет, договоры с поставщиками. Для повышения качества прогноза платежей в разделе «Инвестиционная деятельность» желательно:

  • запрашивать у ответственных менеджеров актуальные графики платежей по всем проектам и приобретаемым активам (если инвестиционные бюджеты составляются в компании на несколько лет);
  • планировать выплаты в разрезе каждого инвестиционного проекта;
  • учитывать актуальный курс валюты;
  • согласовывать изменение графиков выполнения инвестиционных проектов со смежными службами.

Чтобы избежать некорректного планирования в разделе «Финансовая деятельность», не забывайте учесть:

  • графики погашения действующих кредитов и займов, выплаты по ним процентов в детализации по кредитным договорам с учетом достигнутых соглашений о реструктуризации, изменений процентной ставки, прогнозного курса валюты;
  • актуальные ставки прочих банковских услуг.


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль