Оптимизация бизнес-процессов. Пошаговый алгоритм

1025
Как правило, причина экономической несостоятельности 99,9% российских компаний – плохая оптимизация бизнес-процессов. Пока конкуренция низкая или пока рынок растет, это незаметно, но в кризисную эру и в условиях насыщения рынка их оптимизация выходит на первый план. Именно эффективные бизнес-процессы позволяют уйти в отрыв от конкурентов и перейти на новый уровень в развитии, а не просто выживать на падающем рынке.

Нужна ли оптимизация бизнес-процессов в вашей компании

Признаки проблем с бизнес-процессами в вашей компании:

1) Дублирование функционала. Функциональные обязанности не только людей в компании, но и  подразделений пересекаются или повторяются, создавая при этом хаос, нездоровую конкуренцию и сжигая бюджет и человеко-часы на абсолютно бесполезную работу.

2) Топ-менеджеры имеют неплохой управленческий опыт, но не имеют базовых «академических» знаний по экономике, маркетингу, менеджменту.

3) Отсутствует механизм постоянного повышения квалификации персонала (как повысить квалификацию персонала, читайте здесь >>) и снижения издержек. Как правило, сотрудники не хотят придумывать ничего нового для оптимизации бизнес-процессов, в которые они вовлечены. Хотя иногда случаются исключения и в компанию приходят новые сотрудники с «горящими глазами» и желанием помочь… Но через 4–6 недель осаживают другие, матерые коллеги, на практике демонстрируя энтузиастам-рационализаторам значение поговорки «инициатива наказуема».

4) Иногда собственники и руководство вспоминают, что надо бы работать эффективнее и компания начинает срочно внедрять IT-систему по управлению финансами, продажами, персоналом (список можно продолжать бесконечно), но она внедряется либо в полном отрыве от текущих бизнес-процессов, подгоняя ее под «best practice» (и загоняют компанию еще сильнее в яму), либо бездумно копируя их, в результате чего на свет является бесполезная система, на которую потрачены миллионы рублей и куча человеко-часов, а экономического эффекта чуть больше, чем ноль.

Пошаговый алгоритм оптимизации бизнес-процессов

Технология довольно простая, но работа предстоит кропотливая, серьезная и требующая смелости. Ведь, скорее всего, придется ломать устоявшиеся годами традиции и порядки. Но поверьте – финальный результат стоит таких жертв. Итак, начнем.

Опишите бизнес-процессы

Запомните главное правило: при оптимизации бизнес-процессов сначала определите, что и как делает компания, и только потом начинать саму работу. Вроде бы простой совет, но редкие компании комплексно и обстоятельно сначала анализируют ситуацию и лишь потом начинают действовать. Обычно начинают ровно наоборот: сначала делают, а потом думаю «а что мы сделали?». Почему так происходит? Смотрите пункт два из предыдущего параграфа. Чтобы понять, чем занимается фирма, лучше рассматривать ее деятельность через цепочку добавленной стоимости: есть поставщики, которые поставляют на предприятие ресурсы или товары, есть вы, создающие из продуктов поставщиков новый товар, или дополняет услугой, которая нужна покупателю. Выявите, на каком этапе как происходит создание дополнительной стоимости к финальному товару, начиная с момента получения сырья от поставщика. Это простой, но действенный подход. Он дает возможность не заблудиться в трех соснах и сразу определить базовые точки «входа» в организацию и главные точки «выхода». Такой анализ поможет вам в оптимизации и вы сможете:

  • понять работу всей компании в целом;
  • вычленить процессы, нуждающиеся в приоритетной автоматизации с помощью IT-систем;
  • объяснить сотрудникам, что делает фирма и какой вклад каждый вносит в общее дело. Благодаря этому у ваших людей появится ощущение причастности к чему-то важному и это будет их мотивировать;
  • понять, как повысить качество конечного продукта или услуги. Прозрачность бизнес-процессов позволит понять «узкие места» и добиться улучшения финального результата после их исправления.

При анализе помните, что кроме основных бизнес-процессов (которые создают продукт, за который клиенты готовы платить и приносят прибыль) есть и поддерживающие. Они не приносят денег, но выстраивают в компании инфраструктуру и обеспечивают функционирование основных процессов. Есть также бизнес-процессы развития – они принесут прибыль компании в будущем: они исследуют рынки сбыта, отвечают за модернизацию производства и т.д. Все эти процессы также следует проанализировать в рамках цепочки создания продукта или услуги.

Назначьте ответственных лиц

Для оптимизации бизнес-процессов, назначьте руководителей, ответственных за каждый процесс. Руководители должны обладать не только ответственностью, но и правами вносить изменения в работу других людей в рамках своих полномочий. Задача таких людей — постоянно работать над повышением эффективности. Поэтому их работу нужно максимально подробно описать. Конечно, все процессы формализовать нельзя, но если часть управленческих задач руководство зафиксирует в регламентах, то ему не придется каждый раз объяснять что кто должен делать и какой должен быть финальный результат.

Регламентировать управление бизнес-процессами компании лучше всего «сверху-вниз»:

  • проведите регламентацию процессов верхнего уровня: разработайте KPI компании и подразделений, распределите зоны ответственности. Эти регламенты нужны в первую очередь для топ-менеджеров, они помогут им эффективнее управлять компанией, тратя при этом минимум времени на операционку и сосредоточившись на стратегическом развитии фирмы;
  • распишите и зафиксируйте процессы нижнего уровня. Здесь уже надо описывать работу каждого сотрудника локально внутри его подразделения и только в рамках бизнес-процессов, в которых он задействован»;
  • проведите регламентацию системы управления процессами. Здесь важно наладить механизм обратной связи от сотрудников «снизу вверх», чтобы можно было оперативно получать информацию и с учетом новых данных вносить изменения в текущие планы и корректировки в KPI компании, тем самым обеспечивая эволюцию компании в рамках единой стратегии развития. Важный момент: каждое изменение сначала должно анализироваться владельцем процесса, руководству «наверх» уходят на согласования только критически важные изменения;
  • разработайте архитектуру нормативно-справочных документов, которые свяжут в единую систему функциональное и процессное управление. Скорее всего, это будут положения о работе подразделения и должностные инструкции.

Главное правило в регламентах – их обязательное внедрение. Вы можете написать самую лучшую в мире должностную инструкцию, но какой от нее толк, если ее не будут соблюдать? 

Проведите оптимизацию бизнес-процессов

После того, как процессы описаны и назначены ответственные по ним, настала пора бороться с «узкими местами». В каждой компании число таких проблемных зон может исчисляться десятками, поэтому мы дадим последовательность шагов на такой случай:

  • оцените схему всех бизнес-процессов и исключите дублирование функций людей и подразделений;
  • оцените затрачиваемое время на каждую из операций в каждом процессе, сравните со средними показателями по отрасли и приведите их к адекватным показателям;
  • проведите анализ использования ресурсов своими центрами затрат;
  • проанализируйте перемещения материальных ценностей и информации по своему предприятию и исключите участки, на которых происходят потери;
  • исследуйте эффективность использования ресурсов при каждом бизнес-процессе.

Автоматизируйте главные бизнес-процессы

К автоматизации стоит подходить только после регламентации и оптимизации. Нельзя автоматизировать хаос, поэтому, если вы надеетесь, что внедрение IT-системы поможет преодолеть трагическую ситуацию с рабочими процессами компании, то оставьте надежды. Вы только потратите много времени и денег.  Запомните – проблему неэффективного управления нельзя решить с помощью внедрения системы (хотя сейлзы IT-компаний будут убеждать вас ровно в обратном). Автоматизируя хаос вы получаете автоматизированных хаос, который еще быстрее загонит организацию в банкротство. 

Результаты оптимизации бизнес-процессов

Отметим ряд результатов, которые в итоге должны быть достигнуты:

  • формализация существующей модели бизнеса, устранение дублирований функций людей и подразделений;
  • контроль над работой сотрудников, что мотивирует выполнять их свою работу более добросовестно;
  • снижение количества ошибок и минимизация человеческого фактора в работе;
  • внедрение системы KPI, которая мотивирует людей на достижение показателей и делает прозрачным схему премирования;
  • регламентированные процессы создают собой базу знаний о процессах предприятия, поэтому новые сотрудники быстрее входят в курс дела и понимают специфику компании;
  • сокращение случаев остановки производства из-за отсутствия сырья или ключевых сотрудников;
  • выявление и ликвидация основных средств, не использующихся в обороте и ненужных в будущем;
  • сокращение неоправданных закупок товаров. Прозрачность и контролируемость закупок обеспечивает своевременное выполнение заявок и экономию оборотных средств за счет снижения уровня закупочных цен, транспортных затрат и затрат на содержание складов.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль