Как сэкономить на представительских расходах

172
Наши рекомендации помогут снизить представительские расходы без ущерба репутации компании.

Чтобы сэкономить на представительских расходах, можно отказаться от дорогостоящих подарков партнерам и контрагентам, а также пересмотреть подход к организации деловых переговоров за пределами офиса.

Как сэкономить на подарках сотрудникам и контрагентам

Подарки сотрудникам и контрагентам (поставщикам, покупателям, представителям налоговых органов) занимают значительную долю в структуре представительских расходов. Как правило, их дарят в следующих случаях:

  • праздники (Новый год, 8 марта, 23 февраля);
  • дни рождения;
  • памятные даты;
  • юбилеи.

Сократить до нуля эту статью вряд ли получится, так как это может негативно отразиться на имидже компании (подробнее см. Как сократить представительские расходы компании). Как вариант, сэкономить можно так:

  • сотрудникам преподносить подарки только на юбилеи. В остальном ограничиться устным поздравлением, открыткой, именной грамотой или небольшим фуршетом для всего коллектива;
  • контрагентам дарить менее дорогие подарки (это могут быть небольшие сувениры, презенты с символикой и логотипом компании). За оригинальными идеями хорошо бы обратиться в отдел маркетинга.

Также стоимость подарков стоит лимитировать в зависимости:

  • от срока давности работы с контрагентом;
  • от дополнительных преференций с его стороны (допустим, удлинение отсрочки платежа, дополнительная скидка);
  • от объема отгрузок со склада компании (ключевые покупатели, например, с наибольшим маржинальным доходом).

Формула. Расчет маржинального дохода по клиенту

Как сэкономить на представительских расходах

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

М

Маржинальный доход по клиенту в месяц

руб.

Результат расчета

Об

Оборот по клиенту за месяц (объем отгрузки покупателю в ценах прайс-листа)

руб.

Данные бухгалтерского или управленческого учета

Н

Средняя наценка к себестоимости товаров

%

Определяется как средневзвешенное значение по наценкам на товар, отгруженный контрагенту за месяц

ИС

Индивидуальная скидка клиента

%

Определяется как средневзвешенное значение по скидкам, предоставленным клиенту по отгруженным за месяц товарам

ПДЗ

Период инкассации дебиторской задолженности

дн.

Данные управленческой отчетности по дебиторской задолженности

Цк

Цена капитала (стоимость финансирования)

% в год

Процентные ставки по краткосрочным банковским кредитам, по которым компания реально может привлечь денежные средства, либо ожидаемая собственниками доходность на капитал, если оборотные активы финансируются из собственных средств

ДПЗ

Доля переменных затрат в обороте

%

Определяется на основе данных управленческого учета

Как сократить расходы на представительские мероприятия

К представительским мероприятиям можно отнести следующее:

  • деловые обеды с покупателями, поставщиками, партнерами;
  • встречи, приемы делегаций;
  • выставки, конференции.

Основной способ сэкономить – меньше тратить. Но так, чтобы не пострадала репутация компании, не испортились отношения с партнерами и клиентами. Для начала стоит проанализировать следующее:

  • перечень запланированных на год мероприятий, график встреч;
  • их целесообразность, степень важности для бизнеса;
  • фактические расходы за прошлые периоды, их отклонения от плановых значений;
  • список должностных лиц, которые проводят переговоры, присутствуют в составе делегаций;
  • среднюю стоимость делового обеда с контрагентами;
  • сметы расходов на приемы, встречи за предыдущие два–три года;
  • наличие в компании документов, регламентирующих контроль представительских расходов (подробнее см. Как регламентировать контроль представительских расходов).

На основе этой информации можно сделать выводы и принять решения. К примеру, такие:

                        – деловые обеды проводить в одном и том же кафе или ресторане, предварительно договорившись с его собственником о скидке;
                       – для встреч в аэропорту небольших групп привлекать сотрудников с личным автомобилем. Это позволит сэкономить на такси;
                       – для фуршетного обслуживания привлекать кейтеринговую компанию с почасовыми расценками, оптимальными для компании.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль