Как использовать «карты памяти» для повышения своей эффективности

678
Шмелев Михаил
финансовый директор «ITE Group» Сибирь
В статье рассмотрим технологию создания карт памяти, которая позволит вам добиться удивительных результатов как в повышении производительности своего труда, так и в реализации личных целей.

Ограничьте круг задач

В 1999 году на одном тренинге я приобрел специальный ежедневник, состоящий из нескольких взаимосвязанных разделов (дневной план, ежемесячный план, годовой календарь, графики). Несколько месяцев дисциплинированно его вел. Потом обратил внимание на то, что некоторые разделы пустуют. Сделал вывод, что у меня нет менеджерского опыта и, следовательно, ограничен круг задач. В течение нескольких последующих лет я вел только раздел «дневной план», который был наполнен задачами типа: «планерка 10 часов», «подготовить отчет за апрель», «внести квартплату». В основном это была рутина, а сами формулировки имели процессную форму: «позвонить», а не «договориться» или «решить проблему». Характер работы и уровень должности во многом определяют нацеленность на результат, что и отражается в формулировках плана. Это же определяет и выбор инструмента планирования. Зачастую я игнорировал свой мультифункциональный ежедневник и вел записи на простых листах А4 (один лист на день или на неделю).

Усильте роль коммуникаций

Многое изменилось, когда я стал финансовым директором. Мозги вскипали от многозадачности. Помимо своей традиционной работы (расчет, анализ) я стал много коммуницировать с людьми. Эти беседы отнимали время. Повторяя путь большинства коллег, я стал активно использовать IT-инструменты. Перепробовав многие, остановился на следующих:

  • MS Outlook (задачи, напоминания, встречи, календарь). Важные и регулярно повторяющиеся вопросы (платежи за аренду, аудит выставочных платежей) я оформил в виде графика на год вперед. Здесь же и регулярные коммуникации (планерки, отчетные совещания и т. п.);
  • Rescuetime — анализ структуры времени, проведенного за компьютером. Каждому приложению и сайту присваивается категория (например, «Бизнес», «Коммуникации», «Развлечения»), и программа сама отслеживает время работы в них и дает рекомендации по корректировкам. Допустим, цель — «потратить не более 1 часа в день на коммуникации (MS Outlook)» — выполнена. Фактическое время — 50 минут.

Дневной план я вел в обычном ежедневнике, составляя с утра перечень важных задач (как правило, три-пять). Приоритет определял, основываясь на своем опыте и интуиции, оценке текущей ситуации. Многие области работы совсем не планировал, полагаясь на профессионализм и ответственность подчиненных, которым, как мне казалось, эффективно делегировал определенный круг задач. Я полагал, что за долгие годы обрел понимание того, где и когда нужно приложить максимум усилий и внимания, поэтому не должен излишне структурировать свое время.

Планируйте

Описанный подход имел массу плюсов (в основном экономия времени и нервов), однако в моменты, которые можно назвать milestones (например, презентация бюджета, аудит или оценка), выявлялись минусы. Их было немного, но они сильно влияли на  бизнес-процессы и финансы компании. Приведу пару примеров.

1. В ходе составления бюджета с отрицательной прибылью нашли возможность существенно сэкономить по ряду статей, что выводило бюджет в «плюс». Проблема в том, что это обстоятельство обнаружил не я. Вывод: я недостаточно глубоко знаю резервы экономии предприятия.

2. Аудиторы при проверке отчета выявили занижение базы по налогу на прибыль из-за игнорирования правила «тонкой капитализации». Это привело к начислению неустойки и пеней по налогу. Необходимость применения данного правила мы обсуждали с главным бухгалтером несколько лет назад. Она посчитала, что риски будут минимальными, если мы им воспользуемся. Доверившись опыту профильного специалиста, я не возвращался к этому вопросу до тех пор, пока проблему не идентифицировали аудиторы.

Раз в  два-три года я задавал себе фундаментальные вопросы, которые нередко приводили меня в тупик: «Что существенного я сделал?», «Где и кем я себя вижу в дальнейшем?» Разумеется, у меня были достижения, немногочисленные, но финансово измеримые и признаваемые руководством. Однако они казались мне малозначимыми. Слабые попытки смоделировать свое будущее не приводили к желаемому результату, и я продолжал плыть по течению.

Кроме того, полностью оставались вне ежедневного планирования моя семья и личные цели, в то время как ребенок подрастал и требовал не только внимания, но и плана развития. Плюс у меня начались проблемы со здоровьем, которые требовали решения и регулярного внимания. И, конечно же, меня посещали идеи о получении дополнительного дохода — они проходили только как этапы активных обсуждений с друзьями, но не оформлялись даже в  бизнес-план. Причем замыслы имели явные финансовые перспективы, но не были реализованы, как я сам себе объяснял, « из-за отсутствия времени».

Была потребность системно планировать свое время, но отсутствовал инструмент, который мог бы ее удовлетворить. Спустя некоторое время я познакомился с картой памяти, которую успешно применяю уже более года.

Как составить карту

Карта памяти — это структура распределения времени вашей работы и жизни, визуализированная в виде «дерева» или «паука». В ней есть центральный, образующий блок, который называется «Я» или «Моя жизнь», и несколько крупных ветвей: «Работа», «Семья», «Хобби», «Здоровье», «Образование». Крупные ветви, в свою очередь, делятся на более мелкие, например «Работа» — на «учет», «анализ», «контроль» и «план». Для составления карт памяти я использую программу Mindjet, в том числе и потому, что она позволяет к каждой ветви прикрепить файл любого формата. Впрочем, можно обойтись и рисунками от руки, главное — соблюсти некоторые правила структурирования.

1. Количество объектов (ветвей) — от пяти до девяти. Если меньше пяти, то жизнь очень однообразна или недостаточно изучена, чтобы обрести структуру. Если больше девяти — то это хаос, который трудно удерживать в сознании.

2. Избегайте логических пересечений областей. Например, если разделить ветви «Бухгалтерский учет» и «Работа», то в случае финансового директора первое — это составная часть второго. Однако это может быть применимо, например, для секретаря-референта, который решил получить второе образование.

3. Если объект требует менее 5 процентов вашего времени, то его не стоит выделять. Лучше включите его в состав другого.

Свою карту памяти я нарисовал за два часа. Сначала сделал схему от руки на листе А4, а затем перенес ее в Mindjet (см. в Дополнительных материалах к статье. — Прим. ред.). Расскажу о главных ее ветвях.

Ветвь «Работа». Работе я, как и многие, уделяю большую часть времени, поэтому данный блок тщательно структурирую и планирую. Все задачи разделил на два типа: регулярно повторяющиеся — «графики» и нерегулярные — «проекты». Основную деятельность разбил на четыре циклических этапа («графики»): «учет», «анализ», «контроль» и «план». Это определяется спецификой моей деятельности. Акцент я делаю на качестве и соблюдении сроков представления различных отчетов, а, к примеру, не на коммуникациях с банками или с акционерами. Кроме того, выделил самостоятельные разделы, «проекты», которые актуальны для меня (например, «Карьера», «Навыки менеджера»).

Ветвь «Физкультура». Она разрастается по мере того, как укрепляется организм и увеличиваются потребности в занятиях спортом. В определенный момент из-за проблем с позвоночником возникла необходимость в лечебной физкультуре, и я стал консультироваться со специалистами в области медицины. Некоторые предлагали занятия в вечернее время, но я понимал, что иногда, например в периоды отчетности, я буду пропускать занятия. Решение, которое я нашел, — это занятия в 7 часов утра. Короткий тренинг (40–50 минут) обладает высоким оздоровительным эффектом и дает заряд энергии. Кроме того, благодаря выделению персональной ветви в карте памяти, у меня появилось время интересоваться раздельным питанием, свойствами продуктов. Также определил для себя те виды спорта, в которых хотел бы себя попробовать в будущем (бокс, хоккей).

Ветвь «Семья». Включает всех членов семьи, а также такие хозяйственные вопросы, как ремонт, закупки, семейный бюджет. Здесь же разместил и свою мечту о загородном доме. Это отдельная подветвь, где будут накапливаться все идеи, варианты, расчеты. Важное внимание уделяется вопросам здоровья каждого члена семьи.

Блок «Семья», как и блок «Работа», включает в себя два типа задач: регулярно повторяющиеся («графики»), например вечерняя прогулка с ребенком, и нерегулярно повторяющиеся («проекты») — выбор спортивной секции для ребенка. Планируются они так же, как и рабочие задачи. В отношении «графиков» точно известно, когда эти задачи надо начинать решать и сколько это займет времени. Поэтому их вношу в MS Outlook с напоминанием. Наиболее важные графики предпочитаю дополнительно дублировать в бумажный ежедневник.

«Проекты» — это все новое с точки зрения целей, расчета временных и финансовых ресурсов. На первом этапе важно определить источники информации для выполнения задачи из этой категории, установить ежедневный лимит времени на обработку данных. Несмотря на то что вначале «проект» кажется сложным, постепенно он превращается в «график». Лимитировать время предельно важно для эффективного тайм-менеджмента. Если вы уделяете проекту по 10–12 часов каждый день, то другие области будут деградировать из-за недостатка внимания. Каждой ветви карты памяти необходимо небольшое, но регулярное участие.

Когда вы составите свою первую карту памяти, то убедитесь в том, как разнообразна ваша жизнь, как просто она визуализируется и управляется, размещаясь в виде схемы на одном листе А4. Совмещая карту памяти с правилом «План на каждый день» (см. в Дополнительных материалах к статье. — Прим. ред.), можно добиться удивительных результатов как в решении поставленных перед собой рабочих задач, так и в реализации личных целей.

В заключение хочу отметить важный момент: часть своего времени совсем не нужно планировать. Это около 1/3, или 8 часов, суток. Если вычесть 6 часов сна, то останется около 2 часов вне плана. В это время можно читать книгу, смотреть в окно или делать то, что хочется в данный момент. Это время хаоса или тишины, кому что по душе. Однако именно в такие минуты могут рождаться неожиданные и интересные идеи.

 Скачать пример карты памяти и инструкцию о том, как следовать важнейшему правилу «План на каждый день» могут зарегистированные пользователи >>

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Пример карты памяти и инструкция о том, как следовать важнейшему правилу «План на каждый день».docx


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль