Как сэкономить на аренде офиса

428
Бондарчук Павел
сооснователь сервиса FindSpace
После кризиса 2006-2008 годов, на фоне роста цен на энергоресурсы и наведения большего порядка в администрировании экономики, рос уровень жизни, а вместе с ним и уровень потребления. Как следствие, экспансивно рос и бизнес, не оглядываясь на эффективность. Офисы покупались и арендовались с прицелом на дальнейший рост, с излишком, дабы избежать потенциальных расходов на переезд в новые офисы спустя год, только сделав ремонт и сменив юрадреса. И это, безусловно, были года арендодателей: арендаторы были вынуждены подписывать долгосрочные договоры, с обязательными условиями индексации ставок, с чрезмерными штрафами за односторонний разрыв, с повышенными поправочными коэффициентами. В результате, в текущий кризис многие вошли с излишними квадратами и с ограничением в своих действиях от кабальных условий либо со стороны залогодержателей, либо арендодателей.

Первое, за что брались новоиспеченные антикризисные управляющие, – оптимизация штатной численности и сокращение персонала, тем самым на рынок высвобождалось еще больше площадей. После рефокусировки стратегических инициатив и избавления от излишних функций и амбиций, многие брались думать над аутсорсингом нефронтовых операций, что снижало потребности в площадях. Если административный и вспомогательный персонал не занят на 100% выполнением своих первостепенных задач, а в оставшееся время – решением вспомогательных задач, если работодатель не в состоянии обеспечить в нынешних условиях полную загрузку, то этот функционал попадает под потенциальный аутсорсинг.

Второе, на что обращали внимание оптимизаторы, – перевод части сотрудников на удаленную работу, что может не только принести экономию на офисных расходах, но и являться частью пакета вознаграждений и компенсаций (работник экономит существенное время и средства на поездки в офис, не говоря уже об удобстве организации собственного времени и рабочего пространства). Для большинства сотрудников это скорее – плюс работать там, где он хочет, а не в open space с отвлекающими коллегами. Однако не все штатные единицы можно перевести на удаленную работу, не все способны самоорганизоваться, не у всех монотонный функционал. Многие молодые компании применяют такой подход, да и большие классики индустрий уже проводят подобные пилотные проекты.

Офисные борцы за маржинальность бизнеса также пытались изменить условия аренды и снизить расходы на офис. Арендаторы рекой потекли к арендодателям с просьбами снизить ставки, или отпустить их без штрафных санкций в меньшие по размеру офисы. Однако  в большинстве случаев столкнулись с нежеланием последних идти на встречу, ведь сданные офисные помещения зачастую были заложены в банках, под текущие условия арендных договоров. И если массово уступить арендаторам, то собственники помещений могут остаться в пустых помещениях и потерять свой бизнес, так как не смогут обслуживать долг. Арендодатели, в свою очередь, пошли в банки, в надежде облегчить свою долговую долю, но также оказались в экономических тисках, так как денег, с закрытием западных финансовых рынков, стало существенно меньше, да и цена денег выросла. Валютные договора, которые исторически сопровождали премиальные офисные объекты, отнюдь не упрощали ситуацию. 

Так как же быть арендатору в данных условиях? Единого решения и простого ответа нет. Нужно совместно с арендодателем искать выходы из сложившейся ситуации.  Где-то арендодатель пойдет на встречу, ведь полуживой бизнес-центр может отпугнуть и оставшихся арендаторов. В таких случаях арендатор может снизить ставку, зачесть часть арендного депозита, уменьшив его, перенести часть платежей за аренду на более поздний срок, уменьшив риск обеспечением. 

В некоторых случаях арендодатель позволит уменьшить арендную площадь, если высвобождающиеся помещения можно сдать в аренду.  Если планировка не позволяет организовать отдельную входную группу, и, как следствие, нельзя уменьшить арендную площадь, то возможно получить разрешение и сдать в субаренду высвободившиеся помещения, подыскав смежные дружественные, неконкурирующие, дополняющие бизнеса из числа основных клиентов и поставщиков, поделив общеадминистративные расходы на секретарей, переговорные, кухню, работу вспомогательного персонала. 

Некоторым арендаторам облегчит жизнь возможность привлечь неэксклюзивных поставщиков, к примеру, своих провайдеров услуг связи. Кому-то покажется временным выходом продажа с обратной арендой части имущества и оборудования, которое будет иметь стоимость при следующей сдаче в аренду (мебель, сети, серверное оборудование). 

В каких-то случаях можно предложить и долю в бизнесе, если бизнес стал неотделим от помещений.  Возможен вариант и разделения рисков с арендодателем, когда существование одного ставит под вопрос существование другого. Стороны договариваются, что ставка аренды будет варьироваться, в зависимости от того, как дела идут у арендатора, при этом открываются книги и арендодатель видит экономическую ситуацию и оценивает возможности арендатора нести тот или иной арендный груз. Правда, такая плавающая ставка скорее характерна к торговым площадям, а не офисным, но гибридные решения все же лучше, чем отсутствие таковых. 

Если продлевать агонию нет смысла, лучше зафиксировать убытки и досрочно разорвать договор и переехать в другой офис, дополнительно оплатив поиск нового арендатора (или найти замену самостоятельно), или оплатив лишь потенциальный простой вместо более высоких штрафов за разрыв. 

Якорные арендаторы, или арендаторы, предоставляющие трафик, за счет которого «живут» и другие арендаторы, могут выйти на арендодателя с инициативами по более взвешенному перераспределению арендной нагрузки между арендаторами единого МФЦ. Такой разговор надо базировать на «предположим, что мы не договоримся и будем вынуждены переехать в другой МФЦ». Каковы будут потенциальные расходы арендодателя, с учетом ремонта за выездом, поиска новых арендаторов, судебных расходов? Как эти расходы соотносятся с ценой тех уступок, с которым к ним пришел арендатор? В отдельных случаях имеет смысл даже доплачивать, чтобы тот или иной арендатор был в портфеле арендодателя, ведь соседство со знаковыми арендаторами привлечет, или удержит, других арендаторов. 

В каждом отдельном случае надо искать компромисс с учетом интересов как арендодателя, так и арендатора. Понимать, насколько они могут пойти навстречу друг другу, насколько они видят друг друга вместе во время и спустя экономическую турбулентность, какие у них есть альтернативы. Недавний спор между Вымпелкомом и Eastern Property Holdings наглядный пример того, когда стороны в итоге смогли договориться. Повышение ставок в споре между EY и Forum Properties относительно бизнес-парка «Аврора» покажет, какие комбинации карт у игроков на руках, или кто сильнее блефует. И таких споров масса. Открытые переговоры видятся наиболее разумной стратегией в нынешней ситуации, экономящей и время, и деньги. Только на стремлении двух сторон в поиске решения можно прийти к дееспособной конструкции договора аренды. Любая позиция, ставящая одну сторону в невыгодное положение по сравнению с другой, задает неустойчивость и лишь откладывает споры, результирующиеся в дополнительных расходах. 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль