Как планировать расходы на управление информационными технологиями

170
Наши рекомендации помогут сформировать прозрачный и обоснованный бюджет расходов на управление информационными технологиями. Подскажут, какие источники информации и методы планирования использовать.

Для планирования расходов на информационные технологии можно воспользоваться несколькими методами:

  • нормативным;
  • методом удельного норматива;
  • планированием от достигнутого;
  • прямым методом.

Рассмотрим их подробнее.

Как планировать расходы на управление информационными технологиями с помощью нормативов

Чтобы планировать расход ресурсов нормативным методом, необходимо, чтобы в компании:

  • определили нормативы и регламентировали их использование внутренними документами;
  • вели и своевременно актуализировали базы данных: нормативы и ресурсы, к которым их применять.

Есть два варианта использования нормативного метода.

1. Для каждого вида ресурса (номенклатуры) установите натуральный норматив, отражающий потребность в натуральном выражении. Для этого можно использовать требования законодательства и внутренних нормативных документов, статистические данные, лучший опыт других компаний (бенчмаркинг) и т. д. Чтобы определить плановые расходы, умножьте нормативный расход ресурса на стоимость его единицы.

2. Установите нормативные цены на ресурсы (подробнее об этом см. Как нормировать закупочные цены на сырье и материалы). Чтобы запланировать расходы, плановое количество ресурсов умножьте на нормативную цену.

Нормативным методом можно запланировать, например, расходы на услуги провайдеров:

  • стоимость подключения. Рассчитайте ее исходя из количества телефонных аппаратов, которые предстоит установить в бюджетном периоде, и стоимости подключения. Предположим, если компания планирует расширение офиса и собирается установить 10 дополнительных телефонных аппаратов, а подключение каждого стоит 5000 руб., плановые расходы составят 50 000 руб. (10 шт. × 5000 руб./шт.);
  • абонентскую плату. Чтобы определить ее, нужно количество телефонных номеров умножить на тариф. Если у компании 30 телефонных аппаратов с индивидуальными номерами, а ежемесячный бизнес-тариф провайдера – 1500 руб. за один номер, компании предстоит заплатить 45 000 руб. (30 шт. × 1500 руб./шт.).

Как с помощью удельных нормативов запланировать расходы на управление информационными технологиями

Удельный норматив – это норма (лимит) расходов в рублях на одну единицу чего-либо (например, единицу оборудования, одно рабочее место) за период. Его рассчитывают на основании данных бухгалтерского (управленческого) учета.

Например, известно, сколько в компании копировально-множительных аппаратов и расходы на них за период. Разделив совокупные расходы на обслуживание техники на количество ее единиц, можно получить удельный норматив. Предположим, на один принтер за месяц уходит расходных материалов на 2000 руб. Чтобы рассчитать расходы на следующий период, умножьте удельный норматив на плановое количество объектов, на которые планируете затраты.

Этот метод планирования используйте для статей, расходы по которым незначительны для компании, при этом невозможно применять количественные или стоимостные нормативы. Метод удельного норматива менее трудоемкий, чем нормативный метод, но и менее точный, поскольку подразумевает усреднение данных. Однако он эффективен, позволяет устанавливать контрольные показатели расходов при планировании. Если фактические данные отклоняются от них больше, чем допустимо в компании, нужно выяснить причины.

Метод удельного норматива можно применять, например, чтобы запланировать расходы на материалы для содержания и ремонта системы связи.

Как планировать расходы на управление информационными технологии по фактическим затратам прошлого периода

Фактические затраты прошлого периода по конкретной статье нужно увеличить на прогнозируемый индекс потребительских цен (подробнее об этой методике см. Как учесть макроэкономические показатели при составлении бюджета).

От достигнутого уровня планируйте расходы, доля которых в общей сумме расходов компании мала, например, составляет не более 3 процентов. Или сумма которых незначительна, предположим, не более 20 000 руб. в месяц. Установите допустимые пределы в абсолютном и относительном выражении.

Как прямым методом спланировать расходы на управление информационными технологиями

Прямым методом расходы планируют на основании планов мероприятий и смет. Этот метод используйте для планирования расходов по статьям, значительных по сумме или по доле в общей структуре затрат. Заранее установите нижние границы – какие показатели считать значительными (о том, как не совершить ошибок, см. Техника подготовки безошибочного бюджета).

Преимущество этого метода – при превышении допустимых лимитов можно изучить смету и определить, как ее уменьшить. Например, отказаться от части мероприятий, найти более дешевого провайдера и т. д. (о том, как сэкономить, см. Как снизить расходы на IT-поддержку).

Прямым методом можно запланировать, например, расходы на покупку нового оборудования. Предположим, руководство компании собирается расширять офис и установить 10 дополнительных телефонных аппаратов и одну автоматическую телефонную станцию. Эта информация известна из плана развития, а стоимость оборудования указана в смете.

Расходы на все ресурсы сведите в бюджет.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль