Как не допустить роста затрат на закупки

171
Наши рекомендации подскажут, как избежать роста затрат на закупки. А также как убедить продавцов зафиксировать условия оплаты на необходимый компании период.

Рост закупочных цен для компании означает увеличение расходов, уменьшение чистой прибыли. Чтобы этого не случилось, можно принять следующие меры:

  • договориться с поставщиками о фиксации цены на определенный период времени;
  • найти доверенных и альтернативных поставщиков.

Как договориться с поставщиками о фиксации закупочной цены

Действенный способ сдержать закупочные цены – договориться с поставщиками о фиксации цен на определенный период. Это непросто, придется искать компромисс. Чтобы заинтересовать продавца, ему можно предложить выгодные условия. Например, такие:

  • долгосрочный контракт (как вариант – на три года);
  • предоплату;
  • гарантированный объем закупок;
  • отказ от доставки силами поставщика;
  • сокращение отсрочки платежа;
  • рекламу среди своих клиентов.

Договоренности о фиксации цены легче достичь с теми контрагентами, которые осваивают новый рынок сбыта, чей товар имеет ограниченный или ярко выраженный сезонный спрос. Нужно быть готовым к тому, что поставщики взамен могут потребовать выполнения дополнительных условий. Например, таких:

  • предоставление банковской гарантии (подробнее об этом см. Что проверить в тексте банковской гарантии);
  • вывоз товара со склада продавца по утвержденному им графику (если транспортировку на себя берет покупатель);
  • обязанность закупать некондиционный, неходовой товар;
  • открытие новых торговых точек;
  • страхование дебиторской задолженности;
  • предоплата;
  • участие в акциях поставщика по продвижению товаров;
  • невозможность возврата бракованного товара.

Если переговоры с поставщиками о фиксации цены прошли успешно, новые договоренности стоит оформить приложением к договору (см. пример).

Как сформировать перечень доверенных и альтернативных поставщиков товара

Нередки ситуации, когда сотрудники службы снабжения вступают в сговор с контрагентами. Выбирают для сотрудничества тех поставщиков, которые предоставляют им персональные премии за объем закупок (подробнее см. Как контролировать закупки). Соответственно, продавцы включают эти премии в цену закупки товара, тем самым ее увеличивая.

Избежать этой ситуации можно, если заранее составить список доверенных и альтернативных поставщиков (подробнее см. Как обосновать выбор поставщика). Доверенные продавцы – те контрагенты, у которых компания планирует покупать товар в ближайшее время, альтернативные – те, к которым можно прибегнуть, если первые начинают поднимать цену, условия оплаты и качество поставляемого ими товара перестают устраивать руководство компании.

Составляя оба перечня, можно использовать рейтинговый метод – оценивать каждого потенциального контрагента по балльной шкале. Продавцы, набравшие максимальное количество баллов, попадают в список доверенных, то есть тех, кому отдается приоритет по закупке в первую очередь (минимальная цена, хорошее качество). Остальных контрагентов можно отнести к альтернативным контрагентам.

Список доверенных поставщиков в обязательном порядке согласовывается с генеральным директором и собственником компании. Все заявки на закупки у продавцов, не входящих в этот перечень, должны утверждаться руководством. Критерии выбора поставщиков могут быть такими:

  • цена;
  • качество поставляемых товаров;
  • условия поставки – сроки, комплектация, полнота выполнения заказа, возможность оформления внеплановой партии, оптимальный размер заказа;
  • условия оплаты – длительность отсрочки платежа, форма оплаты (подробнее см. Что выгоднее: скидка или отсрочка платежа от поставщика);
  • возможность отгрузки по экстренным заказам;
  • срок поставки;
  • удаленность поставщика от компании;
  • репутация поставщика (срок его работы на рынке, финансовое положение, деловые контакты);
  • ассортиментный ряд;
  • возможные скидки и премии;
  • условия возвратов товара.

Формула. Расчет оптимального размера заказа

Как не допустить роста затрат на закупки

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

EOQ

Оптимальный размер заказа

ед.

Результат расчета

C

Затраты на размещение заказа

руб.

Рассчитывается по формуле

З

Затраты на хранение единицы сырья

руб.

Рассчитываются службой снабжения (см. формулу)

Р

Среднемесячная потребность (среднемесячный спрос) в сырье и материалах

ед.

Рассчитывается как среднее арифметическое значение спроса за период на основании производственной программы (см. формулу). Данные предоставляет служба снабжения и производство

Важность критериев разная, поэтому целесообразнее присвоить каждому из них удельный вес по значимости.

Формируя список альтернативных поставщиков, лучше заранее запросить их коммерческие предложения и с ними ознакомиться. Это поможет быстро переключиться на продавцов из этого списка, не тратя время на поиск новых. Чем больше выбор у компании, тем больше шансов найти поставщика с оптимальными ценами. Портфель альтернативных поставщиков можно представить в таком виде.

Особенно актуален такой инструмент при значительном объеме закупок сырья или товаров по договорам в иностранной валюте. Если курс евро растет, можно переключаться на поставщиков, расчеты с которыми возможны в другой валюте. Для контроля закупочных цен финансовому директору стоит на регулярной основе запрашивать информацию у руководителя службы закупок об изменениях в условиях работы с ключевыми продавцами компании (подробнее см. Как выстроить систему внутреннего контроля продаж и снабжения).

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль