Как контролировать расходы на ремонт и техосмотр транспорта

354
По мере старения автопарка растут затраты компании на ремонт машин и техосмотр. Рекомендации ниже подскажут, как контролировать эту статью затрат и как защитить компанию от превышения бюджета.

Контролировать расходы на ремонт и техосмотр автотранспорта можно оперативно и по факту их свершения после закрытия периода в управленческом учете.

Как оперативно контролировать расходы на ремонт и техосмотр автотранспорта

Оперативный контроль расходов на ремонт и техосмотр автомобилей подразумевает проверку счетов на их оплату на соответствие бюджету и договорам с авторемонтными предприятиями до проведения в системе «Клиент-Банк». Если в компании такой процедуры нет, внедрите и отразите там основное – кто, как и когда согласовывает счета.

Если процедура проверки платежей есть, уточните, зафиксированы ли там:

  • алгоритм согласования вне- и сверхбюджетных платежей на ремонт и техосмотр автомобилей. Как вариант, закрепите такую формулировку: «Все счета на оплату расходов на ремонт и техосмотр, которые вне или сверх плана, согласовывает бюджетный комитет. Для этого инициатор платежа должен обосновать, почему расход не запланировали и за счет чего он превысил лимит по статье бюджета движения денежных средств»;
  • условия и сроки согласования экстренных счетов на оплату ремонта в результате дорожно-транспортных происшествий. Например, так: «Все экстренные платежи на оплату ремонта машин в результате дорожно-транспортных происшествий согласовывает финансовый директор только при наличии служебной записки от начальника транспортного отдела с указанием даты аварии, ее виновника и обоснования срочности ремонта»;
  • данные, которые инициаторы в обязательном порядке должны указать на счете:
    – наименование транспортного средства;
    – государственный номер автомобиля. Без этой информации учет затрат на ремонт и техосмотр в детализации по машинам вести не получится;
    – вид ремонта;
    – статья бюджета движения денежных средств и оставшийся лимит по ней.

Как контролировать фактические расходы на ремонт и техосмотр транспорта

Для контроля фактических расходов на ремонт и техосмотр пригодится отдельный отчет. Его формируйте ежемесячно после полного закрытия периода в управленческом учете. Для этого из учетной системы выгрузите оборотно-сальдовую ведомость по счету 26 «Общехозяйственные расходы» в аналитике по статьям. Вам понадобится дебетовый оборот (подробнее см. Как контролировать процессы технического обслуживания и ремонтов).

В отчете о затратах на ремонт и техосмотр автотранспорта приведите те показатели, которые позволят наглядно увидеть, на что тратит деньги компания, соответствуют ли фактические расходы плановым. Перегружать его информацией не нужно – отразите там основное:

  • наименование и государственный номер транспортного средства;
  • вид работ – техническое обслуживание, капитальный ремонт (как сократить расходы, см. Как сэкономить на транспортных расходах);
  • обоснование ремонта – увеличение пробега, ухудшение условий эксплуатации машины. Если ремонт внеплановый – приведите описание поломки и причины, по которым его не было в бюджете. Как вариант, скрытые дефекты деталей, дорожно-транспортное происшествие. В последнем случае можно указать, кто виновник аварии и какие меры провели по взысканию стоимости ремонта;
  • фактический и плановый пробег машины за отчетный период. Если первый выше, запросите у начальника транспортного отдела пояснения;
  • место ремонта – авторизованный или неавторизованный технический сервис, собственными силами;
  • дату предыдущего ремонта или техосмотра. Если из месяца в месяц выходят из строя одни и те же машины, это повод для разбирательств;
  • плановую и фактическую стоимость ремонтных работ, их отклонение в процентах.

Дополнить отчет о расходах на ремонт и техосмотр автотранспорта можно графой «Комментарии». В ней укажите причины, по которым фактические расходы превысили плановые значения.

Показатели в отчете о фактических расходах на ремонт и техосмотр можно представить в детализации:

  • по видам машин – грузовые, легковые;
  • по назначению – производственный, непроизводственный транспорт;
  • по грузоподъемности машин (см. таблицу).

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль