Как подготовиться к бюджетированию в холдинге

Подготовиться к бюджетированию в холдинге проще, если составить план-график предстоящих работ. Ниже рекомендации о том, как обеспечить своевременное и качественное планирование бюджета компаний холдинга.

Чтобы подготовить компании холдинга к бюджетированию, нужно:

• проанализировать фактические данные о работе компаний холдинга;
• утвердить бюджетные цели и показатели для компаний холдинга;
• актуализировать регламенты и нормативные документы по бюджетированию;
• составить план-график формирования бюджетов компаний и холдинга в целом;
• подготовить сотрудников компаний холдинга, участвующих в процессе бюджетирования.

Как провести анализ фактических данных о работе компаний холдинга при подготовке к бюджетированию

Сначала нужно проанализировать объемы реализации продукции (работ, услуг) компаний холдинга в прошлых бюджетных периодах:

• рассмотреть динамику объемов продаж в детализации по номенклатурным группам и покупателям;
• выявить изменения в структуре продаж по номенклатурным группам и покупателям.

Затем провести анализ себестоимости продаж за прошедшие бюджетные периоды:

• изучить динамику сырьевой себестоимости производства продукции по номенклатурным единицам;
• рассмотреть динамику и структуру производственных расходов компаний холдинга по статьям затрат;
• изучить динамику закупочных цен на товары, предназначенные к перепродаже, в детализации по номенклатурным единицам.

Далее рассмотреть операционные затраты за прошедшие бюджетные периоды, проанализировав динамику и структуру:

• коммерческих расходов по статьям затрат;
• логистических расходов по статьям затрат;
• управленческих расходов по статьям затрат.

Наконец, провести факторный анализ прибыли за прошедшие бюджетные периоды:

• изучить влияние сезонности и эластичности спроса на динамику объемов продаж;
• оценить влияние факторов, повлекших отклонения фактического валового дохода от планового;
• рассмотреть влияние изменения удельного веса крупных статей затрат в общей сумме операционных расходов на прибыль компаний холдинга.

Формула. Расчет коэффициента рентабельности продаж

ROS = NR : TR

Как утвердить бюджетные цели и показатели для компаний холдинга при подготовке к бюджетированию

Установите целевые параметры на бюджетный период для холдинга в целом и его компаний исходя из фактических данных за предыдущий период и стратегических планов:

• выручку;
• валовую прибыль;
• операционные затраты;
• показатели рентабельности.

Детализируйте установленные цели компаний группы по направлениям бизнеса и центрам финансовой ответственности. Для этого нужно:

• установить цели по доходам;
• рассчитать целевые показатели расходов;
• установить целевые показатели эффективности работы компаний холдинга (процент возвратов продукции, уровень просроченной дебиторки, уровень процентов за пользование кредитами и т. д.).

Зафиксируйте ключевые показатели деятельности для центров финансовой ответственности компаний холдинга. Потребуется:

• декомпозировать целевые показатели доходов;
• декомпозировать целевые значения расходов;
• рассчитать ключевые показатели операционных бюджетов центров финансовой ответственности.

Согласуйте и утвердите бюджетные цели и ключевые показатели на планируемый период. Чтобы сделать это, придется:

• согласовать ключевые показатели с владельцами бюджетов центров финансовой ответственности;
• согласовать бюджетные цели с руководителями компаний холдинга;
• утвердить бюджетные цели и ключевые показатели бюджетов компаний холдинга на планируемый период.

Как актуализировать регламенты и нормативные документы по бюджетированию в холдинге

Проверьте актуальность и при необходимости скорректируйте внутренние документы холдинга и его компаний, регламентирующие бюджетирование:

• положение о финансовой структуре холдинга;
• положение о бюджетировании;
• методику планирования бюджетов;
• регламент документооборота процессов бюджетирования;
• инструкцию по бюджетному контролю;
• документы, регламентирующие правила мотивации сотрудников компаний холдинга (в зависимости от достижения бюджетных целей);
• спецификацию и калькуляции выпуска продукции;
• регламенты отражения хозяйственных операций в учетных базах и т. п.

Удостоверьтесь в актуальности (при необходимости скорректировать) нормативных документов холдинга, касающихся бюджетирования.

Как подготовить компании холдинга к бюджетному процессу

Составьте план-график формирования бюджетов компаний и холдинга в целом.

Сначала нужно разработать поэтапный план-график составления бюджетов компаний холдинга:

• прогнозов продаж по каждой из компаний холдинга;
• планов закупок товаров или сырья и производственных материалов;
• планов ремонта и модернизации оборудования, помещений и транспорта;
• расчетов потребности в персонале;
• расчетов операционных затрат (производственных, коммерческих, логистических и управленческих);
• инвестиционных планов;
• проектов бюджетов компаний.

Затем следует подготовить поэтапный план-график формирования консолидированных бюджетов холдинга:

• получение проектов бюджетов компаний холдинга;
• проверка проектов бюджетов компаний холдинга на соответствие установленным целям и нормативам, а также оценка корректности и достоверности их параметров (подробнее о ней см. Как проверить корректность бюджетов дочерних предприятий);
• согласование проектов бюджетов компаний холдинга c управляющей компанией холдинга;
• утверждение бюджетов компаний группы;
• консолидация бюджетов;
• согласование консолидированного бюджета с руководством холдинга;
• утверждение консолидированного бюджета.

Закрепите приказами планы-графики формирования бюджетов компаний и холдинга в целом. Следует:

• издать приказы по компаниям холдинга, в которых зафиксировать сроки завершения каждого этапа планирования (ответственные – руководители центров финансовой ответственности компаний холдинга), а также сроки подготовки бюджета в целом (ответственный – финансовый директор управляющей компании холдинга);
• оформить приказ по управляющей компании холдинга, в котором зафиксировать сроки каждого этапа подготовки консолидированного бюджета, а также ответственность руководителей компаний холдинга и финансового директора управляющей компании холдинга.

Как подготовить сотрудников компаний холдинга, участвующих в процессе бюджетирования

Провести тренинг руководителей центров финансовой ответственности:

• по стратегическому планированию и его взаимосвязи с процессами бюджетирования;
• по методике планирования операционных бюджетов центров финансовой ответственности и проверке их корректности;
• по организации бюджетного контроля в компаниях холдинга.

Провести тренинг менеджеров и сотрудников, участвующих в формировании бюджетов:

• по методике планирования операционных бюджетов подразделений и проверке их корректности;
• по согласованию внебюджетных расходов операционных бюджетов центров финансовой ответственности.

Провести тренинг сотрудников финансовых служб, ответственных за бюджетный контроль:

• по методике планирования операционных бюджетов центров финансовой ответственности и проверке их корректности;
• по организации бюджетного контроля в компаниях холдинга.

Наконец, разослать сотрудникам, участвующим в планировании, информацию, необходимую для своевременного и корректного формирования бюджета:

• утвержденные бюджетные цели и ключевые показатели бюджетов;
• формы бюджетов, которые предстоит заполнить;
• сроки сдачи бюджетов;
• показатели, которые нужно использовать при планировании (утвержденные нормы и лимиты, значения макроэкономических показателей и т. д.).

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»