Как уйти в отпуск, отдохнуть и сохранить при этом отдел и компанию

1879
Как уйти в отпуск, отдохнуть и сохранить при этом отдел и компанию
В статье даны одиннадцать советов, которые позволят финансовому директору со спокойной душой уйти в отпуск и не волноваться, что без него работа встанет, а фирма разорится.

Вы умеете со спокойной душой уходить в отпуск? Не волнуясь при этом, что без вас все пропадет, все развалят, потеряют поставщиков и клиентов? Из-за таких вот страхов и беспокойства финансовые директора часто по сути не уходят в отпуск, а переходят в режим удаленной работы, ежедневно и ежечасно контролируя работу своих подчиненных через телефон, электронную почту и мессенджеры (а в некоторых случаях и через соцсети). В результате и отдыха нет, и качество работы все равно снижается. Но это одна сторона медали. Другая заключается в том, что ваши подчиненные настолько привыкают работать в режиме «ручного управления», что оказываются напрочь неспособны работать самостоятельно и принимать решения без указки сверху. Они превращаются в простых бездушных исполнителей. Как менять сам подход к управлению мы будем обсуждать уже в другой статье, а сейчас расскажем, что можно сделать, если вам скоро улетать в отпуск, а вы боитесь оставить своих подопечных без надзора.

Одиннадцать правил, которые помогут вам спокойно отдыхать

1. Начните с самого себя – подготовьтесь к отпуску морально. Отпуск – это прекрасная возможность набраться новых сил, впечатлений, знаний. Так зачем отказываться от всего этого и судорожно сжимать в руке сотовый телефон, ожидая ответа от подопечных? Отпуск – это ваше время, поэтому вы вправе проводить его так, как вам нравится. Поэтому ваша первоочередная цель – классно отдохнуть. Морально подготовьтесь к путешествию сами прежде всего. Дайте себе слово, что вы будете отвлекаться на работу только раз в сутки и решать только самые срочные вопросы. В идеале, конечно, полностью на все время отпуска выключиться из работы – это позволит лучше отдохнуть. Но если вы привыкли к директивному управлению, то и контроль раз в сутки будет для вас настоящим подвигом. Хотя в дальнейшем все равно придется научиться во время отпуска полностью отключаться от работы.

2. Назначьте заместителя, который будет решать все рабочие вопросы на время вашего офиса. Кроме неформального лидерства и вашего «назначения на трон» в виде похлопывания по плечу желательно юридически закрепить его право решать вопросы на все время вашего отдыха.



3. Общайтесь с коллегами только через одного человека. Лучше всего делать это через назначенного вами зама. Он должен будет владеть всей информацией о работе компании и отдела, поэтому он сам сможет ранжировать вопросы на срочные и требующие вашего внимания и вопросы, по которым вас «грузить» не стоит. В противном случае звонить вам будут все по любому поводу, т.к. люди склонны думать, что их проблема всегда «срочнее» и «важнее», чем у других. Это психология.

4. Общайтесь только в одно и то же временное окно. Скажем, только по вечерам в течении 30 минут или по утрам. Время выбирать вам самим и надо учитывать, конечно, часовой пояс. Но одно мы знаем точно: и вы сами, и ваш «человек для связи» от компании должны знать, что вы отвечаете на вопросы по работе только с 10-00 до 10-30 МСК ежедневно. В другое время вы отдыхаете. Это поможет и вам лучше планировать свое время в отпуске, и дисциплинирует сотрудников еще больше. 

5. Используйте только один канал связи с вами на время отпуска. Мы настоятельно рекомендуем использовать для этого мессенджер. По телефону не всегда удобно говорить, нельзя переслать файлы с отчетами, например. Да и дешевле - так вы не разорите своего работодателя счетами за телефон. Хотя с интернетом тоже можно «влететь» на порядочную сумму. Автор до сих пор помнит, как генеральный директор фирмы, где он работал летом далекого прекрасного 2011 года потратил за 2 недели в Европе на интернет около 500 тысяч рублей. Почту не советуем использовать, потому что вам все равно, даже зная (или не зная), что вы в отпуске, будут писать все по всем поводам. Если зайдете туда «на 10 минут» рискуете потерять несколько часов, разгребая завалы из писем.



6. Подготовьте «красные конверты» на случай чрезвычайных ситуаций. Тут все предельно просто и как в армии. В конвертах должны содержаться инструкции кому что надо делать в случае наступления кризисных ситуаций. Когда приходит время такие конверты надо вскрыть ответственным за них людям. Это позволит вам удаленно «разрулить» все неприятности даже не зная об этом и не теряя время. Кстати, такие конверты должны быть у вас в любом случае, чтобы вы знали, что делать, когда придет время. У пиарщиков это называется «План антикризисного PR». Сами конверты, естественно, не должны быть бумажными. Мы живем в век технологий и Интернета – информацию можно хранить в электронном виде.

7. Всех пробившихся к вам в обход вашего «связного» людей с рабочими вопросами отправляйте незамедлительно к нему. Не слушайте их. Не отвечайте на их вопросы. Сразу отправляйте их к человеку, которого вы оставили за себя на время отпуска. В противном случае вы начнете обязательно вникать в проблемы дозвонившихся (или «дописавшихся» людей), потратите свое время, собьетесь с «отпускного» настроя и самое главное – вы все равно не владеете всей полной информацией (вы же в отпуске!) и не сможете самостоятельно и быстро решить проблему.

8. Доверяйте своим сотрудникам и своему заму. Вы же сами подбирали их в конце концов. Это не маленькие дети, а дипломированные специалисты с опытом работы, которые сами знают (ну поидее должны знать) что и когда делать и вообще, как надо работать. И что самое главное – такие люди должны сами быть мотивированы на работу. Даже в ваше отсутствие. И без указок сверху. Если вы все время раньше стояли над ними с кнутом в руке и подгоняли, то, конечно, они и в ваше отсутствие будут ждать, когда ваш сменщик будет жестко контролировать. Но сам такой подход непродуктивен. Исследования давно доказали, что «подневольный» труд (даже когда он идет за деньги) на порядок неэффективнее, чем труд людей, которые «горят» идеей и хотят работать. Поэтому если вы используете «кнут», то задумайтесь как от него перейти на другие способы мотивации (это не обязательно должен быть «пряник», кстати).



9. Поставьте на почту автоответчик в духе «Добрый день! Я в отпуске с 10 по 24 июля. По всем срочным вопросам связывайтесь, пожалуйста, с Ивановым Петром Сергеевичем. Контакты для связи: ivanov@gpfd.ru или +7 (495) 694-58-13, доб. 2259. С уважением...». Это удивительно, но очень многие люди элементарно «забывают» это делать. Но это же так элементарно и удобно! И все в курсе, что вы не на рабочем месте, и вопросы не «подзависнут» срочные, т.к. указаны контакты вашего зама для связи.

10. В идеале у вас должно быть два мобильных телефона. Один – рабочий. Другой – личный. Рабочий настоятельно рекомендуем сразу выключить или просто оставить дома как начнется ваш отпуск. Если будет совсем экстренная ситуация – найдут через зама. В противном случае все правила из предыдущих пунктов не будут работать, так как до вас будут дозваниваться и отвлекать либо не зная, что вы отдыхаете, либо специально, напревав на установленные вами правила.

11. Автоматизируйте бизнес-процессы вашего подразделения и вашей компании. Сделать это если вы уходите в отпуск на следующей неделе сейчас не успеете. Но сможете заняться вопросом сразу после возвращения и подготовиться к следующему отпуску. Есть много программных систем (прежде всего, бизнес-аналитика), которые помогают автоматически создавать разные отчеты и аналитические панели в режиме реального времени на самых актуальных данных. Такие отчеты вы можете либо сами открывать со своего телефона или планшета, либо вам будут высылать их в виде файлов. В результате где бы вы ни находились вы всегда сможете быстро оценить текущее состояние дел в компании и вверенном вам подразделении. Единственный минус таких систем – они довольно дороги и должны внедряться для всей компании сразу, а не для вас одного. Но если вы это сделаете – контролировать разные процессы вы сможете на порядок быстрее и эффективнее.

Эти одиннадцать довольно простых, но в то же время максимально эффективных правил помогут вам полноценно отдохнуть без потери управления. Соблюдая их, вы сможете постоянно держать руку на пульсе подразделения и в то же время отдохнуть на все сто. Поверьте, это будет полезно и вам, и вашим подчиненным (люди тоже должны отдыхать от шефа). Вы восстановите запас своих сил, наберетесь новых идей, познакомитесь с новыми людьми – все это обязательно даст новые инсайты для вашего собственного развития и развития вашей компании. В результате от этого выиграете, и вы сами, и ваш работодатель. Помните – зачастую мы просто безответственно относимся к самым важным нашим ресурсам – времени и здоровью. К их использованию надо подходить максимально практично и бережно. Как только вы научитесь это делать,  у вас все начнет получаться. И отпуск подходит к осмыслению этого простого правила и для анализа всех ваших предыдущих действий как нельзя кстати.

Чтобы обсудить статью, заходите в наши группы в соцсетях Как уйти в отпуск, отдохнуть и сохранить при этом отдел и компанию  Как уйти в отпуск, отдохнуть и сохранить при этом отдел и компанию  Как уйти в отпуск, отдохнуть и сохранить при этом отдел и компанию

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль