Правила эффективного управления бизнес-процессами компании

634
Богданов Евгений
эксперт ООО «Институт проблем предпринимательства»
Управление бизнес-процессами – важная часть работы финансового директора. Если их не контролировать, это может существенно снизить прибыль компании.

Рассмотрим основные правила эффективного управления бизнес процессами. Они позволят своевременно модифицировать и перенастраивать их, избавляться от ненужных направлений деятельности бизнеса, экономить ресурсы, увеличивать прибыльность компании.

Для управления бизнес-процессами оцените работу компании и отдельных подразделений с точки зрения бизнес-процессов. Затем определите стоимость этих процессов и выясните, почему сотрудники выполняют задания по определенной схеме. Это позволит понять, насколько эффективно выстроены процессы и при необходимости модифицировать их. Поговорим о правилах управления бизнес-процессами подробнее.

Бизнес-процессы так же, как и другие компоненты расходов, имеют свою стоимость и могут существенно сократить прибыльность, если их не контролировать. Так, вы считаете, что в вашей компании они выстроены надлежащим образом. Проходит пара лет, сотрудники кладут на ваш стол отчеты либо в назначенную дату проводят срез дебиторской задолженности. Если на протяжении длительного времени вы не задумывались, нужен ли такой отчет и соответствует ли дата среза текущим потребностям компании — сейчас самое время.

Проанализируйте работу офиса с точки зрения бизнес-процесса

Например, вы знаете, сколько стоит услуга отправки письма экспресс-доставкой, во сколько обходится юрист и сколько вы платите за аренду офиса. Но попробуйте взглянуть на это с точки зрения бизнес-процесса: сколько стоит написать служебную записку, сформировать бюджет и провести совещание. Бизнес-процесс — это комбинация ресурсов для оказания услуги, имеющей своего заказчика и получателя вне организации или внутри нее. Неэффективное  управление бизнес процессами, то есть в данном случае необдуманное потребление человеческих ресурсов, влияет на устойчивость организации, на ее способность своевременно реагировать на изменения внешних факторов.

Задайте сотрудникам вопрос: «Зачем ты это делаешь?»

Многие финансовые директора говорят, какой результат от проделанной работы хотят видеть, но не поясняют, как он влияет на бизнес-процессы компании. А у исполнителей зачастую не хватает опыта, чтобы представить не только все связи между процессами, но и их цели. При этом у них будет развито исполнительское начало, а само выполнение функции будет вестись четко по заведенному когда-то порядку «потому что так надо» («было написано в регламенте», «сказала Мария Ивановна», «так делали до меня»). Если вы слышите подобные ответы на свой вопрос, значит, стоит серьезно задуматься об эффективности работы сотрудников и управлении бизнес-процессом.

Также бывает, что работник достаточно квалифицирован, но у него снижена мотивационная компонента, побуждающая его вести аналитическую работу (подробнее о мотивации персонала >>). В этом случае можно вести речь о сбое в управлении другим бизнес-процессом, связанного с лояльностью работника к компании. Его заинтересованность в результатах своего труда, повышение личной эффективности — ключевые показатели, которые были утрачены в ходе неэффективного менеджмента и к достижению которых стоит приложить усилия.

Пример неэффективного управления бизнес-процессом

На теплоэнергетическом предприятии с большим числом производственных подразделений и филиальной структурой для контроля расхода топлива утверждаются удельные нормы, соблюдение которых является основанием для премирования. Исполнение этого параметра уходит корнями в эпоху планово-убыточных предприятий 1970-х годов, где удельная норма увязывалась с плановой дотацией, мерой административной ответственности руководителя и принципами экономии топливного ресурса. К началу 2000-х в результате реформ контроль государства был ослаблен, а соблюдение удельной нормы превратилось в бюрократическую функцию производственного отдела с целью получения премии, а к 2015-му это стало традиционной процедурой, в которую вовлечено по меньшей мере пять человек. Штат предприятия настолько сменился, что дать ответ на вопрос «Зачем ты это делаешь?» уже не может никто.

Для управления бизнес-процессом рассчитайте его стоимость

Для эффективного управления бизнес-процессами уделите особое внимание так называемым внутренним вспомогательным процессам, то есть тем, которые добавляют стоимость и не добавляют ценность продукту или услуге. Компанию сложно представить без процессов, связанных с управлением, учетом, сбором и предоставлением информации, несмотря на то, что они являются внутренними и не принесут ценности. Однако финансовому директору стоит обратить на них внимание и рассчитать их стоимость. До собственника бизнеса должен быть доведен порядок цифр, уходящих на тот или иной процесс. Это необходимо для того, чтобы понять, готов ли владелец бизнеса потратить, например, 3 млн рублей, чтобы обеспечить контроль над 5 млн рублей. В итоге анализа бизнес-процесса должны быть получены ответы на следующие вопросы: зачем это делать, сколько это стоит и что будет, если этого не делать.

Пример неуправляемого бизнес-процесса

Компания оказывает транспортные услуги, и одним из неотъемлемых процессов является ценообразование. Он включает в себя следующие компоненты: базовый расчет цены услуги за единицу, маркетинговый срез цен на рынке, определение целевой цены, расчет точки безубыточности, формирование целевого бюджета.

Предложение 1. Один из топ-менеджеров предлагает для определения цены и стратегии на рынке ограничиться лишь маркетинговым срезом и упразднить компоненты, следующие после него, тем самым сэкономив на зарплате экономистов, за которыми закреплен данный функционал. По итогам экспресс-анализа ситуация выглядит совсем иначе, поскольку ответы на вопросы звучат следующим образом.

1. Полнокомпонентный бизнес-процесс ценообразования нам нужен, чтобы иметь представление о том, какие затраты мы несем, в чем скрыты резервы экономии и как мы можем варьировать цену.

2. Стоит это зарплаты экономиста с сопутствующими расходами.

3. Если этого не делать, процесс ценообразования потеряет управляемость и лишит руководителя инструмента предвидения.

Вывод: бизнес-процесс не должен быть отменен, так как ожидаемая эффективность может принять отрицательные значения.

Предложение 2. Один из линейных менеджеров предложил выделить в составе экономической службы постоянно действующую рабочую группу по мониторингу цен. Его инициативу приняли и реализовали. Теперь рассматриваемый в этом примере процесс ценообразования пополнился новыми компонентами: составление отчета о ценах и согласование расчетных цен группой. Спустя какое-то время центр тяжести сместился именно на функцию мониторинга цен, а ответы на вопросы о целесообразности этого процесса стали звучать так.

1. Бизнес-процесс направлен на мониторинг цен и исследование рынка по распоряжению директора.

2. Стоит это зарплаты группы по мониторингу с сопутствующими расходами.

3. Если этого не делать, у директора не будет оперативной информации. Это плохо. Но при внимательном рассмотрении становится понятно, что смысловая нагрузка таких отчетов давно утрачена.

Вывод: бизнес-процесс потерял управляемость, цель и должен быть подвергнут обязательной оптимизации.

Контролируйте эффективность бизнес-процессов

 Как и все системы, без необходимой корректировки и управления бизнес-процессы приходят в негодность. И здесь есть важный субъективный фактор: как бы идеально ни были выстроены бизнес-процессы, они попадают в руки исполнителей, то есть пускаются в «свободное плавание». Чтобы выстроить систему контроля, зафиксируйте бизнес-процессы в локальных распорядительных документах, таких как регламент, блок-схема, положение. Это касается всех внутренних вспомогательных бизнес-процессов, как сложных по структуре, так и простых, состоящих из нескольких шагов. Подвергайте эти документы регулярному анализу и корректировке.

Внимание!

Накопление знаний и опыта, например, сохранение переписки по согласованию или разработке документа, позволяет избежать повторения ошибок и обосновать решения на основе предыдущего опыта.

Неотъемлемыми составляющими управления бизнес-процессами является накопление данных о выполнении заданий, что помогает анализировать загрузку персонала, контролировать исполнительскую дисциплину. По результатам такого анализа можно принимать различные решения: перераспределение функций между отделами, поощрение эффективно работающих сотрудников.

Обратите внимание на коммуникации в целях улучшения обратной связи. Особенно это важно в компаниях холдингового типа, где удаленные подразделения получают «сверху» регламентированный бизнес-процесс без права его перенастройки. Единственная точка контроля эффективности в данном случае — коммуникации главного и подчиненного подразделений. Кстати, достаточно хорошо зарекомендовали себя системы электронного документооборота, где каждый бизнес-процесс представляется как мини-проект, а его элементы — как задачи. Это позволяет владельцу бизнес-процесса анализировать всю цепочку, информационные потоки, своевременно производить их настройку, что также очень важно для управления бизнес-процессами.

Дополнительные материалы к статье (выдержку из Регламента функционирования внутренних вспомогательных бизнес-процессов энергосбытовой компании: блок-схему алгоритма работы с дебиторской задолженностью) могут скачать зарегистрированные пользователи. 

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Дополнительные материалы к статье.pdf


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль